Importación de datos

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Si estás en tus primeros pasos con Berrly y necesitas añadir por primera vez a todas las personas que formen parte de tu organización, ¡con Berrly podemos importarlos desde una base de datos externa sin necesidad de añadrilos uno a uno!

Para ello, solo deberás proporcionarnos su inofrmación mediante una plantilla específica en cualquiera de los formatos disponibles que enconatrarás al final de este artículo:

LA PLANTILLA:

Esta plantilla no es más que una tabla que deberás rellenar con la información de tu propia base de datos.

A la hora de rellenarla, debes tener en cuenta lo siguiente:

La plantilla dispone, en forma de columnas, campos de datos predeterminados. Estos campos suelen contener información básica de nuestros miembros como nombre y apellidos, dirección, número de inscripción…

Además, después de la última columna de información básica la ‘AS’ de Etiquetas (Tags)podrás añadir nuevas columnas en las que incorporar la información extra que tengas de tus miembros.

Estas nuevas columnas serán los campos configurables, por ejemplo: Categoría de socio/a, Periodicidad de la cuota, Profesión, etc.

RELLENAR LAS COLUMNAS DE INFORMACIÓN BÁSICA:

Hay algunas columnas básicas de Berrly que, aunque no son obligatorias, suelen ser de las más usadas, por lo que es importante saber cómo rellenarlas para que la importación de datos se realice con éxito.

Os las detallamos a continuación:

Columna

Nombre

Descripción y formato

B

Num de documento

El formato necesario para una importación correcta no debe contener espacios ni símbolos entre letras y/o números, y la letra debe ir en MAYÚSCULAS. 

Por ejemplo: 12345678Z para un DNI.

C

Tipo de documento

Los tipos de documento admitidos son CIF (para personas jurídicas) y DNI, NIE y Passport (para personas físicas). 

D

Nombre legal

Esta columna es necesaria para personas jurídicas (empresa proveedora, patrocinador, etc.).

En estos casos también deberemos haber proporcionado su CIF en la columna Tipo de documento.

H

Collective

Esta columna nos permitirá agrupar personas que tengan relación entre ellas o alguna característica en común (famliares, compañeros de trabajo, etc.).

Rellena esta columna con el mismo nombre para cada una de las personas que formen parte de un mismo colectivo.

I

Collective manager

De todos los miembros de un colectivo, uno o más de uno de ellos podrá ser el mánager o representante para gestionar sus datos personales, acceder a todos los carnés desde la App, etc.

Para que así sea, anota YES a quien sea el mánager de un colectivo.

J

Género

MALE para hombre, FEMALE para mujer o Trans, Non-binary… para cualquier género diferente a hombre o mujer.

K

Fecha de nacimiento

(y cualquier campo que incluya una fecha)

El formato necesario para una importación correcta es DD/MM/AAAA.

Si únicamente podemos proporcionar el año, nuestro sistema automáticamente asignará el 01/01 para completar la fecha.

O

Telf móvil

(y cualquier campo que incluya un número de teléfono)

Sin espacios entre números.

Podemos incluir el prefijo estatal, también sin espacios entre él y el número de teléfono.

Por ejemplo: 612345678 o +34612345678

S

Código postal

El número completo, sin espacios y sin las siglas «CP».

Y

Forma de pago

Usa los siguientes códigos para cada forma de pago disponible:

  • Cargos domiciliados en cuenta: BANK_DIRECT_DEBIT
  • Pagos a través de transferencia bancaria: BANK_TRANSFER
  • Pagos en efectivo: CASH
  • Cobros por tarjeta de crédito/débito: BERRLYPAY

Z

Titular banco

El nombre del titular de la cuenta bancaria donde se domiciliarán los cobros cuando su método de pago sea BANK_DIRECT_DEBIT.

AA

IBAN

El número completo y sin espacios.

AB

BIC

El número completo y sin espacios.

El BIC es solo necesario para domiciliaciones a cuentas extrangeras.

AC

Cuota

Solo la cantidad y sin el símbolo ‘€’.

Es útil rellenar esta columna cuando se cobre de manera regular un importe determinado a diferentes personas.

AQ

Fecha de inscripción

(y cualquier campo que incluya una fecha)

El formato necesario para una importación correcta es DD/MM/AAAA.

Si únicamente podemos proporcionar el año, nuestro sistema automáticamente asignará el 01/01 para completar la fecha.

AR

Fecha de baja

(y cualquier campo que incluya una fecha)

Todas las personas que tengan fecha de baja indicada en esta columna serán importadas como «persona dada de baja» directamente al directorio de Bajas. Los miembros que allí aparezcan no tendrán ninguna funcionalidad activa: no se podrán incluir en cobros, en comunicaciones, etc.

El formato necesario para una importación correcta es DD/MM/AAAA.

Si únicamente podemos proporcionar el año, nuestro sistema automáticamente asignará el 01/01 para completar la fecha.

AS

Etiquetas

Todos aquellas personas que queramos clasificar/diferenciar/agrupar/segmentar debeb compartir una misma etiqueta a nuestra elección.

Podemos hacer tantas etiquetas como sean necesarias y asignarlas a tantas personas como nos interese.

El formato necesario es escribirlas MAYÚSCULAS, separadas por comas (,) y sin espacios entre ellas.

Por ejemplo: CADETE,CUOTA MENSUAL,JUBILADO,BALONCESTO

A partir de esta última columna de Etiquetas es desde donde podremos crear nuevas columnas para incluir toda aquella información extra que tengamos de las personas a importar.

CREAR LAS COLUMNAS DE INFORMACIÓN EXTRA:

A partir de la última columna de información básica que verás en nuestra plantilla (la columna Etiquetas), podrás añadir tus propias columnas:

Serán tus campos configurables, es decir, los campos personalizados a la medida de las necesidades de tu organización, en los que añadir toda la información extra que no hayas podido añadir ya en las columnas básicas, por ejemplo: Categoría de socio/a, Periodicidad de la cuota, Profesión, etc.

ÚLTIMO PASO TRAS RELLENAR LA PLANTILLA:

Envíanos la plantilla a través de nuestra herramienta de ticket de soporte con el asunto “XXXX – IMPORTACIÓN + NOMBRE DE TU ORGANIZACIÓN”.

Nos encargaremos de repasarla y verificar el formato. Si no hay correcciones importantes que hacer, la importaremos a tu propia cuenta en Berrly. Este proceso puede durar hasta 3 días hábiles.

DESCARGA LA PLANTILLA:

¿Sigues con dudas o algo no funciona cómo esperabas?
Abre un ticket de soporte o escríbenos un correo electrónico a la dirección support@berrly.cloud

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