Importación de datos
Si estás en tus primeros pasos con Berrly y necesitas añadir por primera vez a todos tus miembros, ¡con Berrly podemos importarlos desde una base de datos externa sin necesidad de añadirlos uno a uno!
Para ello, solo deberás proporcionarnos su información mediante una plantilla específica en cualquiera de los formatos disponibles que encontrarás al final de este documento:
LA PLANTILLA:
Esta plantilla no es más que una tabla que deberás rellenar con la información de tu propia base de datos.
A la hora de rellenarla, debes tener en cuenta lo siguiente:
La plantilla dispone, en forma de columnas, campos de datos predeterminados. Estos campos suelen contener información básica de nuestros miembros como nombre y apellidos, dirección, número de inscripción…
Además, después de la última columna de información básica, la de Etiquetas (tags), podrás añadir nuevas columnas en las que incorporar la información extra que tengas de tus miembros.
Estas nuevas columnas serán los campos configurables, por ejemplo: Tipo de miembro, Periodicidad de la cuota, Profesión, etc.
RELLENAR LAS COLUMNAS DE INFORMACIÓN BÁSICA:
Hay algunas columnas básicas de Berrly que, aunque no son obligatorias, suelen ser de las más usadas, por lo que es importante saber cómo rellenarlas para que la importación de datos se realice con éxito.
Os las detallamos a continuación:
Columna | Nombre | Descripción y formato |
B | Num de documento | El formato necesario para una importación correcta no debe contener espacios ni símbolos entre letras y/o números, y la letra debe ir en MAYÚSCULAS. Por ejemplo: 12345678Z para un DNI. |
C | Tipo de documento | Los tipos de documento admitidos son CIF (para empresas) y DNI, NIE y Passport (para personas). «NIF» no es admitido para una importación correcta, en su caso, debemos anotar «DNI». |
D | Nombre legal | Esta columna es necesaria solo en caso de estar añadiendo como miembro a una persona jurídica (empresa proveedora, patrocinador, etc.) como miembro. En estos casos también deberemos haber proporcionado su CIF en la columna Tipo de documento. |
G | Apodo | Nombre por el cual solemos llamar o reconocemos a un miembro. Por ejemplo: Lionel Messi tendría «La Pulga» como apodo, o Johan Cruyff tendría «El Flaco». |
H | Collective | Esta columna nos permitirá agrupar personas que tengan relación entre ellas o alguna característica en común (ya sean famliares, compañeros de trabajo, etc.). Debes rellenar esta columna usando la misma denominación o combinación de palabras para cada una de las personas que vayan a formar parte de un mismo colectivo. Por ejemplo: apellidos en caso de colectivos familiares, el nombre de empresa para compañeros de trabajo, etc. |
I | Collective manager | De todos los miembros de un colectivo, uno o más de uno de ellos podrá ser el mánager o representante para gestionar sus datos personales, acceder a todos los carnés desde la App, etc. Para que así sea, debes anotar YES en la columna Collective manager del miembro que vaya a ser el mánager. |
J | Género | Usaremos Male para hombre, Female para mujer o Trans, Non-binary… para cualquier género diferente a hombre o mujer. |
K | Fecha de nacimiento (y cualquier campo que incluya una fecha) | El formato necesario para una importación correcta es DD/MM/AAAA. Si únicamente podemos proporcionar el año, nuestro sistema automáticamente asignará el 01/01 para completar la fecha. |
O | Telf móvil (y cualquier campo que incluya un número de teléfono) | Sin espacios entre números. Podemos incluir el prefijo estatal, también sin espacios entre él y el número de teléfono. Por ejemplo: 612345678 o +34612345678 |
S | Código postal | El número completo, sin espacios y sin las siglas «CP». |
Y | Usa los siguientes códigos para cada forma de pago disponible:
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Z | Titular banco | El nombre del titular de la cuenta bancaria donde se harán los cobros de sus cuotas o donaciones, cuando el método de pago sea transferencia o cargo domiciliado en cuenta. |
| AA | IBAN | El número completo, sin espacios. Si se introducen cuentas bancarias en formato antiguo CCC, el sistema lo importará, pero no podremos generar Pagos SEPA ya que para ello se necesita el IBAN completo. |
| AB | BIC | El número completo, sin espacios. El BIC es solo necesario para transacciones entre cuentas extrangeras. |
| AC | Cuota | Esta columna será necesaria solo cuando las cuotas de nuestros miembros sean voluntarias, por lo que cada miembro tendrá importes diferentes. El formato necesario para una importación correcta es escribiendo solo el número, sin el símbolo ‘€’. |
| AQ | Fecha de inscripción (y cualquier campo que incluya una fecha) | El formato necesario para una importación correcta es DD/MM/AAAA. Si únicamente podemos proporcionar el año, nuestro sistema automáticamente asignará el 01/01 para completar la fecha. |
| AR | Fecha de baja (y cualquier campo que incluya una fecha) | Todas las personas que tengan fecha de baja indicada en esta columna serán importadas como «persona dada de baja» directamente al directorio de Bajas. Los miembros que allí aparezcan no tendrán ninguna funcionalidad activa: no se podrán incluir en cobros, en comunicaciones, etc. El formato necesario para una importación correcta es DD/MM/AAAA. Si únicamente podemos proporcionar el año, nuestro sistema automáticamente asignará el 01/01 para completar la fecha. |
| AS | Todos aquellos miembros que queramos clasificar en grupos deben compartir una misma etiqueta a nuestra elección. Cada miembro puede tener una o más etiquetas (puede pertenecer a más de un tipo de grupo) según nuestras necesidades. El formato necesario en la columna Etiquetas es MAYÚSCULAS, separadas por comas (,) y sin espacios entre estas. Por ejemplo: JUNIOR,GIMNASIO,BALONCESTO,SÁBADO |
A partir de esta última columna de Etiquetas podremos crear nuevas columnas, donde podremos incluir toda la información extra que tengamos de nuestros miembros.
CREAR LAS COLUMNAS DE INFORMACIÓN EXTRA:
A partir de la última columna de información básica que verás en nuestra plantilla (la columna Etiquetas), podrás añadir tus propias columnas:
Serán tus campos configurables, o campos personalizados a la medida de las necesidades de tu organización, en los ques añadir toda la información extra que dispongas de tus miembros que no hayas podido añadir ya en las columnas básicas, por ejempolo: Tipo de miembro, Periodicidad de la cuota, Profesión, etc.
HACERNOS LLEGAR LA PLANTILLA:
Una vez hayas completado la plantilla incluyendo todas las columnas básicas de las que tengas información y todas las columnas extra que hayas creado según tus necesidades, sálvala y guárdala bajo un nombre que puedas reconocer.
Ponte en contacto con la persona que os ayudó en vuestros primeros pasos, y ella os hará saber como hacernos llegar tu plantilla.
Nosotros nos encargaremos de repasarla y verificar el formato. Si no hay correcciones importantes que hacer, la importaremos a tu propia cuenta en Berrly. Este proceso puede durar hasta 3 días hábiles.
DESCARGA LA PLANTILLA:
