Docly Documentation – Centro de ayuda Berrly

Deudas individuales

Con Berrly podemos crear deudas para cualquier tipo de cobro o donación que debamos recibir de un miembro en concreto de nuestra organización.

Una vez creada podemos hacerle llegar el recordatorio de la deuda a la persona correspondiente, marcarla como pagada, agruparla por etiquetas… y así ver al instante qué está pendiente de cobrar y quién debe realizar el pago para poder hacer las gestiones necesarias.

CÓMO CREAR UNA DEUDA INDIVIDUAL:

1. Inicia sesión en tu cuenta Berrly desde aquí.

2. En el menú lateral izquierdo, haz clic en [Cobros > Deudas].

3. Arriba a la derecha, haz clic en el botón [Crear una nueva deuda]:

4. Rellena los campos con los datos de la deuda y haz clic en el botón [Crear].

Encontrarás esta deuda en la lista “Pendiente” de la página de [Deudas], desde donde podrás gestionarla como detallamos a continuación:

¡Etiqueta tus deudas! Dotar a tus deudas de etiquetas es muy útil para su futura gestión. Cuando debas encontrar una o varias deudas en concreto, ¡buscarlas por sus etiquetas te ahorrará mucho tiempo!

Haz clic aquí para aprender a usar las etiquetas de deudas: Organiza deudas con el sistema de etiquetas

BÚSQUEDA, GESTIÓN Y EDICIÓN DE DEUDAS INDIVIDUALES:

Todas las deudas se crean, por defecto, como “No pagadas”, con lo que te saldrá reflejada la suma total en la página principal de [Cobros].

En la página de [Deudas] encontrarás las deudas individuales separadas por las aún pendientes, las ya pagadas y el conjunto de todas ellas.

A) PARA ENCONTRAR UNA DEUDA O DEUDAS DETERMINADAS puedes hacer uso combinado de estas 4 herramientas:

Filtro por método de pago.
Filtro por rango de fechas de creación.
Filtro por etiquetas de deudas y/o de personas.
Búsqueda por nombre.

¡Combina los filtros de búsqueda para encontrar deudas rápidamente!

B) PUEDES GENERAR Y EXPORTAR UN LISTADO DE LAS DEUDAS que quieras usando estos filtros de búsqueda y haciendo clic en el botón [Exportar listado de deudas]:

C) PARA MARCAR UNA DEUDA COMO PAGADA, solo debes localizarla y hacer clic en el botón [NO PAGADO] situado a su derecha, confirmar la fecha y el método de pago y hacer clic en el botón [Marcar como pagado]:

Cuando una deuda esté pagada podrás generar e imprimir un RECIBO DE PAGO: Desde la pestaña de “Pagado”, localiza la deuda y haz clic en el botón [Imprimir recibo] situadoa a su derecha:

También puedes GENERAR FACTURAS* a partir de una deuda desde la página de [Facturas], haciendo clic en el botón [Crear factura]:

*El módulo de Facturas está disponible solo para licencias ADVANCED y PREMIUM

D) PARA ACTUALIZAR, MODIFICAR O ELIMINAR UNA DEUDA haz clic en el botón [Editar], situado a la derecha de la deuda correspondiente:

¿Qué ocurre si no puedo eliminar una deuda porque el botón [Eliminar] está inactivo? Una deuda no se podrá eliminar mientras esté incluida en un Pago SEPA: ¡Para eliminar esa deuda, primero se debe eliminar el Pago SEPA que la incuya!

Haz clic aquí para gestionar tus domiciliaciones y pagos SEPA: Pago SEPA

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Cómo almacenar documentos privados en nuestro repositorio

1. Inicia sesión en tu cuenta Berrly desde aquí.

2. En el menú situado a la izquierda, haz clic en [Gestor documental].

3. Haz clic en el botón [Añadir documentos > Añadir archivo], situado arriba a la derecha.

4. Ahora, a la izquierda, asegúrate que en el campo [Compartir con personas] está seleccionada la opción ‘NO’.

5. A la derecha, arrastra el documento deseado hasta la zona titulada [Arrastra aquí o clica para agregar datos] — También puedes hacer clic en esa zona y seleccionar el documento que vas a subir.

6. Actualiza la página: ¡El documento ya debe aparecerte en la lista de Documentos!

¡Detalle! Recuerda que los documentos subidos con estas instrucciones no se están compartiendo con ninguno de nuestros miembros. Esto significa que solo los usuarios con perfil gestor de la cuenta en Berrly tendrán acceso a ellos.

Si quieres compartir documentos con un grupo o grupos determinados de personas, sigue estas instrucciones: Cómo compartir documentos con nuestros miembros

CÓMO ENCONTRAR DOCUMENTOS SUBIDOS:

1. En la página del [Gestor documental] verás una lista con todos los documentos que ya hayas subido.

2. En el buscador por palabras, escribe el nombre de un documento para que la lista te lo muestre:

3. Algo que suele ser muy útil y que recomendamos es organizar documentos mediante etiquetas propias. A la hora de encontrarlos de entre todos los subidos al gestor documental, ¡será mucho más rápido si los has etiquetado!

Haz clic aquí para saber cómo hacerlo: Organiza documentos con el sistema de etiquetas

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Partidas de deuda periódicas

Es muy común que necesitemos realizar el mismo tipo de cobros cada cierto tiempo. Con Berrly, además de poder crear deudas individuales y partidas de deudas siempre que lo necesitemos, ¡también podemos configurar partidas de deuda que se creen automáticamente a lo largo del tiempo: las partidas de deuda periódicas!

CÓMO CONFIGURAR PARTIDAS DE DEUDA PERIÓDICAS:

1. Inicia sesión en tu cuenta Berrly desde aquí.

2. En el menú lateral izquierdo, haz clic en [Cobros > Partidas de deudas].

3. Arriba a la derecha, haz clic en el botón [Partidas de deuda periódicas]:

4. Allí verás una lista con todas las deudas periódicas ya configuradas, esperando que llegue el día de su creación definitiva.

Para configurar una nueva partida de deuda, haz clic en el botón [Configurar una partida de deuda periódica]:

5. Rellena los campos con la información correspondiente a la partida de deuda, detallados a continuación:

1) Configura la partida que se creará automáticamente:

- - - Ponle un nombre a la partida de deuda.
    - Elige un precio “Fijo” si todas las personas incluidas van a pagar siempre lo mismo, o elige precio “Variable – Cuota” si quieres cobrar las cuotas que cada miembro tenga asignadas en sus fichas.
    - Elige qué personas van a incluirse en esta partida de deuda, mediante sus etiquetas.
    - También puedes asignar etiquetas de deuda para localizarla fácilmente a posteriori, añadir una descripción e incluso marcar que se trata de donaciones periódicas.

2) Fecha de creación de la primera partida: elige el día en el que se creará la primera partida de deuda y empezará su periodicidad.

3) Elige la frecuencia de repetición: elige cada cuántos días, semanas, meses o años se creará esta partida.

4) Verifica las siguientes repeticiones: repasa que la periodicidad elegida es correcta y se adapta a tus necesidades.

5) Notificaciones: elige qué usuarios gestores de la cuenta en Berrly serán notificados por correo electrónico cada vez que esta partida se cree.

6) Finalmente, haz clic en el botón [Configurar partida periódica], abajo a la derecha.

PARA EDITAR O ELIMINAR UNA PARTIDA DE DEUDA PERIÓDICA que ya hayas configurado, solo debes hacer clic en los botones correspondientes de la deuda que necesites editar o eliminar:

Cuando llegue el día elegido para la creación definitiva de una partida de deuda periódica esta podrá ser localizada en la página de [Partidas de deudas] como “Pendiente”.

Si necesitas detalles sobre cómo gestionar una partida de deudas ya creada, haz clic aquí: Búsqueda, gestión y edición de partidas de deudas

¡Extra: domicilia tus cobros con un pago SEPA! Si alguno de tus cobros lo realizas mediante domiciliación bancaria ¡puedes incluir sus correspondientes deudas en un Pago SEPA y enviarlo al banco para que gestione estas domiciliaciones!

Haz clic aquí para aprender a gestionar tus domiciliaciones y pagos SEPA: Pago SEPA

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¡EMPIEZA A USAR BERRLY!

¡Todo lo que debes saber en tus primeros pasos con Berrly!

¡Bienvenid@ a Berrly!

Hemos creado este manual para guiarte durante tus primeros pasos con Berrly y también como soporte al que puedas acudir siempre que te surjan dudas sobre cualquiera de nuestras funcionalidades.

Berrly es una herramienta de gestión masiva con multitud de funcionalidades, y según qué tipo de gestión necesites para tu organización, usarás más unas u otras.

Antes de importar tu base de datos a Berrly, puedes hacer todo tipo de pruebas usando el contenido de demostración que ofrecemos, con el que podrás experimentar todas nuestras funcionalidades y empezar a familiarizarte con ellas:

1. Inicia sesión en tu cuenta Berrly desde aquí.

2. Haz clic en tu nombre, arriba a la derecha, y luego en [Mi organización].

3. Una vez allí, dirígete a la pestaña [Contenido de demo], indicada en la siguiente imagen:

4. Desde aquí podrás añadir tantas personas de demostración como quieras: Escribe la cantidad de personas que quieras crear y haz clic en el botón [Crear personas en la organización].

¡Aparecerán todas en la página principal de [Personas]!

5. Mientras experimentas con ellas, es posible que te surjan dudas sobre cualquiera de nuestras funcionalidades…

…haz clic en los siguientes enlaces según qué necesites saber:

- - Tu base de datos
  - El sistema de etiquetas
  - Comunicaciones
  - Eventos, abonos & ticketing
  - Cuotas, deudas & donaciones
  - La App móvil
  - El gestor documental

¿Ya estás preparado? Si quieres empezar a trabajar de verdad con las personas de tu organización, elimina todo el contenido de demostración con el que has experimentado haciendo clic en el botón [Eliminar personas demo].

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Añade personas a tu base de datos

Añadir a todos tus miembros en tu cuenta de Berrly suele ser el primer paso a realizar:

Para ello, puedes hacernos llegar un listado con los datos que ya tengas siguiendo las instrucciones que encontrarás en el siguiente artículo: Importación de datos

O además, si ya has realizado esta primera importación masiva o ya llevas tiempo con nosotros y necesitas añadir nuevas personas a tu base de datos en Berrly, puedes hacerlo de dos maneras.

1. Creando y editando sus fichas manualmente: ¡Esta es la opción recomendada para añadir nuevas personas por ti mismo!
2. A partir de los formularios de preinscripción: ¡Esta es la opción recomendada para permitir que personas externas te envíen sus datos!

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Articles

Importación de datos

Si estás en tus primeros pasos con Berrly y necesitas añadir por primera vez a todas las personas que formen parte de tu organización, ¡con Berrly podemos importarlos desde una base de datos externa sin necesidad de añadrilos uno a uno!

Para ello, solo deberás proporcionarnos su inofrmación mediante una plantilla específica en cualquiera de los formatos disponibles que enconatrarás al final de este artículo:

LA PLANTILLA:

Esta plantilla no es más que una tabla que deberás rellenar con la información de tu propia base de datos.

A la hora de rellenarla, debes tener en cuenta lo siguiente:

La plantilla dispone, en forma de columnas, campos de datos predeterminados. Estos campos suelen contener información básica de nuestros miembros como nombre y apellidos, dirección, número de inscripción…

¡Importante! Rellena estas columnas con los datos de tus miembros sin cambiarlas de orden. Si no dispones de algún dato para alguna columna, simplemente déjala en blanco.

Además, después de la última columna de información básica —la ‘AS’ de Etiquetas (Tags)—, podrás añadir nuevas columnas en las que incorporar la información extra que tengas de tus miembros.

Estas nuevas columnas serán los campos configurables, por ejemplo: Categoría de socio/a, Periodicidad de la cuota, Profesión, etc.

RELLENAR LAS COLUMNAS DE INFORMACIÓN BÁSICA:

Hay algunas columnas básicas de Berrly que, aunque no son obligatorias, suelen ser de las más usadas, por lo que es importante saber cómo rellenarlas para que la importación de datos se realice con éxito.

Os las detallamos a continuación:

Columna	Nombre	Descripción y formato
B	Num de documento	El formato necesario para una importación correcta no debe contener espacios ni símbolos entre letras y/o números, y la letra debe ir en MAYÚSCULAS. Por ejemplo: 12345678Z para un DNI.
C	Tipo de documento	Los tipos de documento admitidos son CIF (para personas jurídicas) y DNI, NIE y Passport (para personas físicas).
D	Nombre legal	Esta columna es necesaria para personas jurídicas (empresa proveedora, patrocinador, etc.). En estos casos también deberemos haber proporcionado su CIF en la columna Tipo de documento.
H	Collective	Esta columna nos permitirá agrupar personas que tengan relación entre ellas o alguna característica en común (famliares, compañeros de trabajo, etc.). Rellena esta columna con el mismo nombre para cada una de las personas que formen parte de un mismo colectivo.
I	Collective manager	De todos los miembros de un colectivo, uno o más de uno de ellos podrá ser el mánager o representante para gestionar sus datos personales, acceder a todos los carnés desde la App, etc. Para que así sea, anota YES a quien sea el mánager de un colectivo.
J	Género	MALE para hombre, FEMALE para mujer o Trans, Non-binary… para cualquier género diferente a hombre o mujer.
K	Fecha de nacimiento (y cualquier campo que incluya una fecha)	El formato necesario para una importación correcta es DD/MM/AAAA. Si únicamente podemos proporcionar el año, nuestro sistema automáticamente asignará el 01/01 para completar la fecha.
O	Telf móvil (y cualquier campo que incluya un número de teléfono)	Sin espacios entre números. Podemos incluir el prefijo estatal, también sin espacios entre él y el número de teléfono. Por ejemplo: 612345678 o +34612345678
S	Código postal	El número completo, sin espacios y sin las siglas «CP».
Y	Forma de pago	Usa los siguientes códigos para cada forma de pago disponible: Cargos domiciliados en cuenta: BANK_DIRECT_DEBIT Pagos a través de transferencia bancaria: BANK_TRANSFER Pagos en efectivo: CASH Cobros por tarjeta de crédito/débito: BERRLYPAY
Z	Titular banco	El nombre del titular de la cuenta bancaria donde se domiciliarán los cobros cuando su método de pago sea BANK_DIRECT_DEBIT.
AA	IBAN	El número completo y sin espacios.
AB	BIC	El número completo y sin espacios. El BIC es solo necesario para domiciliaciones a cuentas extrangeras.
AC	Cuota	Solo la cantidad y sin el símbolo ‘€’. Es útil rellenar esta columna cuando se cobre de manera regular un importe determinado a diferentes personas.
AQ	Fecha de inscripción (y cualquier campo que incluya una fecha)	El formato necesario para una importación correcta es DD/MM/AAAA. Si únicamente podemos proporcionar el año, nuestro sistema automáticamente asignará el 01/01 para completar la fecha.
AR	Fecha de baja (y cualquier campo que incluya una fecha)	Todas las personas que tengan fecha de baja indicada en esta columna serán importadas como «persona dada de baja» directamente al directorio de Bajas. Los miembros que allí aparezcan no tendrán ninguna funcionalidad activa: no se podrán incluir en cobros, en comunicaciones, etc. El formato necesario para una importación correcta es DD/MM/AAAA. Si únicamente podemos proporcionar el año, nuestro sistema automáticamente asignará el 01/01 para completar la fecha.
AS	Etiquetas	Todos aquellas personas que queramos clasificar/diferenciar/agrupar/segmentar debeb compartir una misma etiqueta a nuestra elección. Podemos hacer tantas etiquetas como sean necesarias y asignarlas a tantas personas como nos interese. El formato necesario es escribirlas MAYÚSCULAS, separadas por comas (,) y sin espacios entre ellas. Por ejemplo: CADETE,CUOTA MENSUAL,JUBILADO,BALONCESTO

A partir de esta última columna de Etiquetas es desde donde podremos crear nuevas columnas para incluir toda aquella información extra que tengamos de las personas a importar.

CREAR LAS COLUMNAS DE INFORMACIÓN EXTRA:

A partir de la última columna de información básica que verás en nuestra plantilla (la columna Etiquetas), podrás añadir tus propias columnas:

Serán tus campos configurables, es decir, los campos personalizados a la medida de las necesidades de tu organización, en los que añadir toda la información extra que no hayas podido añadir ya en las columnas básicas, por ejemplo: Categoría de socio/a, Periodicidad de la cuota, Profesión, etc.

ÚLTIMO PASO TRAS RELLENAR LA PLANTILLA:

Envíanos la plantilla a través de nuestra herramienta de ticket de soporte con el asunto “XXXX – IMPORTACIÓN + NOMBRE DE TU ORGANIZACIÓN”.

Nos encargaremos de repasarla y verificar el formato. Si no hay correcciones importantes que hacer, la importaremos a tu propia cuenta en Berrly. Este proceso puede durar hasta 3 días hábiles.

DESCARGA LA PLANTILLA:

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Cómo añadir y editar personas

CÓMO AÑADIR UNA NUEVA PERSONA MANUALMENTE:

1. Inicia sesión en tu cuenta Berrly desde aquí.

2. En el menú lateral izquierdo, haz clic en [Personas].

3. Haz clic en el botón [Añadir], situado arriba a la derecha:

4. Rellena los campos vacíos con la información que tengas de esta nueva persona…

5. …y haz clic en [Guardar], al final de la página.

CÓMO EDITAR UNA PERSONA YA EXISTENTE:

1. Desde el menú [Personas], localiza la persona que quieras editar y haz clic en su nombre.

2. Se abrirá un resumen de su ficha. Haz clic en el botón rojo [Ficha], abajo a la derecha:

3. Edita los campos que quieras modificar…

4. …y haz clic en [Guardar], al final de la página.

¡Extra! ¡Personaliza tu ficha! Puedes personalizar la ficha interna con la que trabajarás en Berrly quitando campos por defecto que no necesites y añadiendo nuevos campos donde incorporar información extra de cada persona de tu comunidad.

Para personalizar tu ficha, haz clic en el siguiente enlace:
Personaliza las fichas de persona

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Formularios de preinscripción

Los formularios de preinscripción son la mejor manera de recibir información de personas que quieran entrar a formar parte de tu organización.

Estos formularios son personalizables y pueden ofrecerse en vuestra propia web a través de su enlace.

¡Extra! Con las licencias ADVANCED o PREMIUM puedes crear diferentes formularios de preinscripción, añadirles encabezado y modificar las notificaciones que se envían por correo.

CÓMO CREAR Y PERSONALIZAR UN FORMULARIO DE PREINSCRIPCIÓN:

1. Inicia sesión en tu cuenta Berrly desde aquí.

2. En el menú lateral izquierdo, haz clic en [Personas > Configuraciones > Formularios de preinscripción].

3. Selecciona el formulario con el que vas a trabajar, o haz clic en el botón [Nuevo formulario] para crear uno nuevo, como verás en la siguiente imagen:

4. ¡Usa las pestañas [Campos], [Textos legales], [Diseño] y [Correos] para personalizar el formulario de preinscripcción a tu gusto!

5. Usa el enlace del formulario para incrustarlo en tu propia web, o envíalo por correo a potenciales nuevos miembros de tu organización:

6. Para hacer que el nuevo miembro se añada directamente a tu base de datos una vez haya rellenado el formulario, o para requerir de tu aprovación para que se añada, selecciona entre “En preinscripción” o “Ya inscrito“:

Recuerda que una vez tengas a un miembro en tu base de datos, siempre podrás modificar su información entrando en su ficha — Para más información sobre cómo editar la ficha de uno de tus miembros, haz clic aquí: Cómo editar una persona ya existente

Además, tus miembros también pueden actualizar sus propios datos desde su Zona privada, siempre y cuando se lo permitas — Puedes ver instrucciones específicas sobre cómo hacer que un socio actualice sus datos aquí: Formularios de actualización

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Importación de datos

Si estás en tus primeros pasos con Berrly y necesitas añadir por primera vez a todas las personas que formen parte de tu organización, ¡con Berrly podemos importarlos desde una base de datos externa sin necesidad de añadrilos uno a uno!

Para ello, solo deberás proporcionarnos su inofrmación mediante una plantilla específica en cualquiera de los formatos disponibles que enconatrarás al final de este artículo:

LA PLANTILLA:

Esta plantilla no es más que una tabla que deberás rellenar con la información de tu propia base de datos.

A la hora de rellenarla, debes tener en cuenta lo siguiente:

La plantilla dispone, en forma de columnas, campos de datos predeterminados. Estos campos suelen contener información básica de nuestros miembros como nombre y apellidos, dirección, número de inscripción…

¡Importante! Rellena estas columnas con los datos de tus miembros sin cambiarlas de orden. Si no dispones de algún dato para alguna columna, simplemente déjala en blanco.

Además, después de la última columna de información básica —la ‘AS’ de Etiquetas (Tags)—, podrás añadir nuevas columnas en las que incorporar la información extra que tengas de tus miembros.

Estas nuevas columnas serán los campos configurables, por ejemplo: Categoría de socio/a, Periodicidad de la cuota, Profesión, etc.

RELLENAR LAS COLUMNAS DE INFORMACIÓN BÁSICA:

Hay algunas columnas básicas de Berrly que, aunque no son obligatorias, suelen ser de las más usadas, por lo que es importante saber cómo rellenarlas para que la importación de datos se realice con éxito.

Os las detallamos a continuación:

Columna	Nombre	Descripción y formato
B	Num de documento	El formato necesario para una importación correcta no debe contener espacios ni símbolos entre letras y/o números, y la letra debe ir en MAYÚSCULAS. Por ejemplo: 12345678Z para un DNI.
C	Tipo de documento	Los tipos de documento admitidos son CIF (para personas jurídicas) y DNI, NIE y Passport (para personas físicas).
D	Nombre legal	Esta columna es necesaria para personas jurídicas (empresa proveedora, patrocinador, etc.). En estos casos también deberemos haber proporcionado su CIF en la columna Tipo de documento.
H	Collective	Esta columna nos permitirá agrupar personas que tengan relación entre ellas o alguna característica en común (famliares, compañeros de trabajo, etc.). Rellena esta columna con el mismo nombre para cada una de las personas que formen parte de un mismo colectivo.
I	Collective manager	De todos los miembros de un colectivo, uno o más de uno de ellos podrá ser el mánager o representante para gestionar sus datos personales, acceder a todos los carnés desde la App, etc. Para que así sea, anota YES a quien sea el mánager de un colectivo.
J	Género	MALE para hombre, FEMALE para mujer o Trans, Non-binary… para cualquier género diferente a hombre o mujer.
K	Fecha de nacimiento (y cualquier campo que incluya una fecha)	El formato necesario para una importación correcta es DD/MM/AAAA. Si únicamente podemos proporcionar el año, nuestro sistema automáticamente asignará el 01/01 para completar la fecha.
O	Telf móvil (y cualquier campo que incluya un número de teléfono)	Sin espacios entre números. Podemos incluir el prefijo estatal, también sin espacios entre él y el número de teléfono. Por ejemplo: 612345678 o +34612345678
S	Código postal	El número completo, sin espacios y sin las siglas «CP».
Y	Forma de pago	Usa los siguientes códigos para cada forma de pago disponible: Cargos domiciliados en cuenta: BANK_DIRECT_DEBIT Pagos a través de transferencia bancaria: BANK_TRANSFER Pagos en efectivo: CASH Cobros por tarjeta de crédito/débito: BERRLYPAY
Z	Titular banco	El nombre del titular de la cuenta bancaria donde se domiciliarán los cobros cuando su método de pago sea BANK_DIRECT_DEBIT.
AA	IBAN	El número completo y sin espacios.
AB	BIC	El número completo y sin espacios. El BIC es solo necesario para domiciliaciones a cuentas extrangeras.
AC	Cuota	Solo la cantidad y sin el símbolo ‘€’. Es útil rellenar esta columna cuando se cobre de manera regular un importe determinado a diferentes personas.
AQ	Fecha de inscripción (y cualquier campo que incluya una fecha)	El formato necesario para una importación correcta es DD/MM/AAAA. Si únicamente podemos proporcionar el año, nuestro sistema automáticamente asignará el 01/01 para completar la fecha.
AR	Fecha de baja (y cualquier campo que incluya una fecha)	Todas las personas que tengan fecha de baja indicada en esta columna serán importadas como «persona dada de baja» directamente al directorio de Bajas. Los miembros que allí aparezcan no tendrán ninguna funcionalidad activa: no se podrán incluir en cobros, en comunicaciones, etc. El formato necesario para una importación correcta es DD/MM/AAAA. Si únicamente podemos proporcionar el año, nuestro sistema automáticamente asignará el 01/01 para completar la fecha.
AS	Etiquetas	Todos aquellas personas que queramos clasificar/diferenciar/agrupar/segmentar debeb compartir una misma etiqueta a nuestra elección. Podemos hacer tantas etiquetas como sean necesarias y asignarlas a tantas personas como nos interese. El formato necesario es escribirlas MAYÚSCULAS, separadas por comas (,) y sin espacios entre ellas. Por ejemplo: CADETE,CUOTA MENSUAL,JUBILADO,BALONCESTO

A partir de esta última columna de Etiquetas es desde donde podremos crear nuevas columnas para incluir toda aquella información extra que tengamos de las personas a importar.

CREAR LAS COLUMNAS DE INFORMACIÓN EXTRA:

A partir de la última columna de información básica que verás en nuestra plantilla (la columna Etiquetas), podrás añadir tus propias columnas:

Serán tus campos configurables, es decir, los campos personalizados a la medida de las necesidades de tu organización, en los que añadir toda la información extra que no hayas podido añadir ya en las columnas básicas, por ejemplo: Categoría de socio/a, Periodicidad de la cuota, Profesión, etc.

ÚLTIMO PASO TRAS RELLENAR LA PLANTILLA:

Envíanos la plantilla a través de nuestra herramienta de ticket de soporte con el asunto “XXXX – IMPORTACIÓN + NOMBRE DE TU ORGANIZACIÓN”.

Nos encargaremos de repasarla y verificar el formato. Si no hay correcciones importantes que hacer, la importaremos a tu propia cuenta en Berrly. Este proceso puede durar hasta 3 días hábiles.

DESCARGA LA PLANTILLA:

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Creación de eventos

CÓMO CREAR UN EVENTO:

1. Inicia sesión en tu cuenta Berrly desde aquí.

2. En el menú lateral izquierdo, haz clic en [Eventos].

3. Haz clic en el botón [Añadir], arriba a la derecha:

4. Elige qué tipo de evento quieres crear y haz clic en su propio botón de [Añadir]:

TIPOS DE EVENTO:

ℹ️ Los eventos con venta de entradas están disponibles solo para licencias ADVANCED y PREMIUM.

Entradas sin numerar. Solo en zona privada

Para eventos a los que solo puedan asistir personas de tu organización.
Sin necesidad de entradas o asientos numerados.
Las personas de tu organización podrán adquirir sus entradas o invitaciones desde su zona privada.

Entradas sin numerar. Zona privada y landing pública

Para eventos abiertos a todo tipo de público, además de las personas de tu organización.
Sin necesidad de entradas o asientos numerados.
El público externo podrá adquirir entradas desde el enlace web del evento que podrás compartir en tus redes sociales.
Las personas de tu organización podrán adquirir sus entradas o invitaciones desde su zona privada.

Entradas numeradas. Solo en zona privada

Para eventos a los que solo puedan asistir personas de tu organización.
Venta de entradas numeradas o asientos seleccionables.
Incluye la gestión de abonos para asignar asientos y reservar entradas automáticamente.
Los personas de tu organización que no dispongan de abono podrán adquirir sus entradas o invitaciones desde su zona privada.

Entradas numeradas. Zona privada y landing pública

Para eventos abiertos a todo tipo de público, además de las personas de tu organización.
Venta de entradas numeradas o asientos seleccionables.
Incluye la gestión de abonos para asignar asientos y reservar entradas automáticamente.
El público externo podrá adquirir entradas numeradas desde el enlace web del evento que podrás compartir en tus redes sociales.
Los personas de tu organización que no dispongan de abono podrán adquirir sus entradas o invitaciones numeradas desde su zona privada.

Confirmación de asistencia. Solo en zona privada

Para eventos a los que solo puedan asistir personas de tu organización.
Sin necesidad de entradas o reserva de asientos.
Los asistentes sólo tendrán que confirmar su asistencia desde su zona privada.

¡Eventos con mapa de estadio para abonados y abonadas! Si tu organización dispone de estadio con abonos de temporada, Berrly ha diseñado una herramienta específica para su gestión que podrás aprovechar a la hora de crear eventos con entradas numeradas.

Haz clic aquí para gestionar tus abonos:
Gestión de abonos

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Articles

Crea un evento con entradas numeradas, solo para personas de tu organización

ℹ️ Este tipo de evento con venta de entradas está disponible solo para licencias ADVANCED y PREMIUM.

Para eventos a los que solo puedan asistir personas de tu organización.
Venta de entradas numeradas o asientos seleccionables.
Incluye la gestión de abonos para asignar asientos y reservar entradas automáticamente.
Los personas de tu organización que no dispongan de abono podrán adquirir sus entradas o invitaciones desde su zona privada.

CÓMO CREAR UN EVENTO CON ENTRADAS NUMERADAS, SOLO PARA PERSONAS DE TU ORGANIZACIÓN:

1. Incluye la información básica del evento:

- Nombre: Este campo es el único obligatorio. Puedes servirte de los comandos destacados en gris para añadir la fecha automáticamente
- Zona horaria: Configurada por defecto en “Europe/Madrid”, pero puede modificarse.
- Tipo de evento (etiquetas de evento): Las etiquetas de evento son meramente informativas y no afectarán a la creación del evento ni a su gestión posterior.
- Tipo de entrada: Configurada por defecto. No debería modificarse para eventos de este tipo.
- Foto: Aparecerá tanto en la misma entrada como en la página donde los miembros podrán adquirirla.

2. Selecciona el mapa del estadio y la configuración de abono deseada para este evento:

- Espacio: Elige en qué estadio se celebrará el evento.
- Configuración del espacio: Elige la configuración de abono que quieras usar para ese estadio y ese evento en concreto.

3. Selecciona qué personas podrán adquirir entradas para este evento:

- ¿Evento público?: Configurado por defecto “No”, ya que este evento es solo para personas de tu organización.
- ¿Quién puede inscribirse?: Puedes permitir la reserva o compra de entradas para este evento a todos las personas de tu organización, o tan solo a uno o varios grupos determinados — En este caso, deberás escogerlos por sus etiquetas de persona.

4. Configura la fecha del evento y la apertura de inscripciones y compra de entradas:

- Fecha y Hora: Elige cuándo se va a realizar el evento y la apretura de puertas del estadio o lugar donde se celebre el evento.
- Duración: Indica cuánto va a durar el evento.
- ¿Cándo se abre la inscripción […]?: Elige cuándo podrán las personas de tu organización comprar entradas o inscribirse a este evento, desde su zona privada.
- ¿Cuándo se cierra la inscripción?: Elige cuando se va a cerrar la compra de entradas o inscripciones para este evento.
- Mostrar en iCal: Elige si queres sincronizar la fecha de este evento con tu calendario iCal.

5. Incluye la descripción del evento:

- Información para las personas de la organización: Esta información es la que aparecerá como descripción del evento en la zona privada de las personas de tu organización.
- Informacion privada: Información solo disponible para los gestores de cuenta en Berrly.

6. Indica el lugar donde se realizará el evento:

Si el mapa no detecta la dirección escrita,
debes buscarla manualmente en él.

7. Publica el evento o guárdalo como borrador:

- Borrador: Mantén el evento como borrador para terminar de editarlo y publicarlo más adelante.
- Publicado: Confirma que quieres mostrar este evento en la zona privada de las personas de tu organización:

¡Atención! Antes de publicar el evento, asegúrate que lo has configurado correctamente: Una vez se haya inscrito una persona o haya comprado una entrada, habrá apartados que no podrán ser modificados.

8. Crea las entradas para este evento:

Haz clic aquí para saber cómo añadir entradas a un evento: Crea y vende entradas para tus eventos

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Crea un evento con entradas numeradas para todo tipo de público

[Disponible próximamente]

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Aprovecha y haz uso de las etiquetas

¡El sistema de etiquetas es una de las herramientas más potentes que hemos diseñado en Berrly!

No importa el número de miembros que tengas en tu organización. Ya sean mil o ya sean dos, con las etiquetas podrás organizarlos, clasificarlos, agruparlos… ¡como mejor y más eficazmente te convenga, según tus necesidades!

EL SISTEMA DE ETIQUETAS:

En Berrly disponemos de diferentes tipos de etiquetas según qué queramos trabajar, aunque su funcionamiento es el mismo. Las más comunmente usadas son las siguientes:

¡Haz clic en el tipo de etiqueta que necesites usar para aprender todo sobre ella, o navega por los artículos del menú de tu izquierda!

¡Extra! ¡Las etiquetas son la clave! Por ejemplo, cuando quieras comunicarte con un grupo o grupos concretos de personas, o generar deudas a un grupo o grupos específicos y no a otro, podrás hacerlo mucho más rápido gracias a ellas.

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Articles

Organiza personas con el sistema de etiquetas

La mejor manera de trabajar con toda tu comunidad es a través de acciones destinadas a personas bajo una etiqueta u otra.

¡Con las etiquetas puedes organizar, clasificar, segmentar, agrupar… a cada persona según más te convenga, dependiendo de qué acciones necesitas hacer con ellas!

Por ejemplo, a la hora de enviar una comunicación masiva, usa las etiquetas para elegir el grupo de personas a los que va destinada.

O cuando crees una partida de deuda, puedes incluir en ella a un grupo o grupos determinados de pesonas gracias a sus etiquetas.

CÓMO CREAR ETIQUETAS DE PERSONAS:

1. Inicia sesión en tu cuenta Berrly desde aquí.

2. En el menú lateral izquierdo, haz clic en [Personas > Etiquetas].

3. En el campo en blanco [nombre de la etiqueta] escribe el nombre deseado para tu nueva etiqueta y luego haz clic en el botón [Añadir], a su derecha:

En esta imagen de ejemplo hay 5 etiquetas ya creadas: Benji, Socio VIP, Adulto/a, Jubilado/a y Menor de edad.

Una vez creadas nuestras etiquetas, es momento de asignarlas a nuestros miembros, como indicamos a continuación:

CÓMO ASIGNAR ETIQUETAS A PERSONAS:

1. Dirígete de nuevo al menú [Personas > Etiquetas].

2. Localiza la etiqueta deseada y haz clic en el botón [Asignar], justo a su derecha:

Esto nos llevará a una página con todos nuestros miembros, separándolos por aquellos que YA tienen esa etiqueta asignada y los que aún NO:

3. Haz clic en la pestaña [Sin la etiqueta] para ver la lista de miembros que no tengan esa etiqueta asignada aún.

4. Para cada miembro a quien quieras asignar esa etiqueta, haz clic en el botón con el [nombre de tu etiqueta], situado a su derecha:

En esta imagen de ejemplo tendríamos que hacer clic en el botón [Socio VIP] para asignar esta etiqueta a nuestro socio Michael Jordan.

Desde la ficha de una persona, también podemos asignarle etiquetas ya creadas.

Para ello, sigue estos pasos:

1. Localiza el miembro deseado en tu base de datos de personas, y haz clic en su nombre.

2. Entra en su ficha haciendo clic en el botón rojo [Ficha], abajo a la derecha:

3. Baja hasta que veas el campo [Etiquetas] y elimina o añade a este miembro la etiqueta deseada:

¡Detalle! Las etiquetas no tienen porqué ser permanentes. ¡Podemos asignarlas y desasignarlas a nuestros miembros tantas veces como nos haga falta, y cada miembro puede tener una o más etiquetas asignadas a la vez, según nos convenga!

¿Has modificado alguna etiqueta en la ficha de una persona pero los cambios no se guardan? ¡Es muy probable que la etiqueta que hayas intentado añadir o quitar desde la ficha de una persona tenga dinamismos configurados!

REASIGNACIÓN AUTOMÁTICA DE ETIQUETAS:

Hay otras funcionalidades que podemos usar para una gestión automatizada de las etiquetas de personas:

Etiquetas dinámicas: podemos hacer que una etiqueta determinada se asigne o desasigne automáticamente, dependiendo de la información que una persona tenga en su ficha.
Volcar a etiqueta: podemos asignar una nueva etiqueta a un determinado grupo o grupos de personas que ya tengan otras etiquetas propias asignadas.

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Organiza deudas con el sistema de etiquetas

Parecido a la segmentación de personas por etiquetas, también podemos etiquetar deudas para encontrarlas con más rapidez.

¡Detalle! Las etiquetas de deudas se asignan durante la creación o edición de partidas de deudas o deudas individuales.

Haz clic en el siguiente enlace si necesitas ayuda para crear o editar deudas:
Cuotas, deudas & donaciones

CÓMO CREAR ETIQUETAS DE DEUDAS:

1. Inicia sesión en tu cuenta Berrly desde aquí.

2. En el menú lateral izquierdo, haz clic en [Cobros > Partidas de deudas] o en [Cobros > Deudas].

3. Desde cualquiera de estas dos páginas, haz clic en el botón [Etiquetas de deudas], situado arriba a la derecha:

4. Verás una lista de las etiquetas de deudas ya creadas.

En el campo en blanco señalado en la imagen, escribe el nombre de la etiqueta de deuda que quieras crear y haz clic en el botón [Añadir]:

Las etiquetas de deudas se crearán activas ([ON]) por defecto para que puedas usarlas desde el momento en que las crees.

CÓMO ASIGNAR ETIQUETAS A UNA DEUDA:

1. Durante la creación o edición de una partida de deudas o una deuda individual podrás ver la opción para seleccionar las etiquetas de deudas que ya tengas creadas.

Haz clic en las etiquetas de deudas que quieras seleccionar y, una vez terminada la creación o edición de la deuda, haz clic en el botón [Crear] o [Actualizar]:

CÓMO ENCONTRAR DEUDAS POR SUS ETIQUETAS:

Desde la página de [Cobros > Deudas], verás la lista de todas las deudas individuales que hayas creado, incluyendo también las que estén en partidas de deudas.

Selecciona las etiquetas de deudas con las que quieras filtrar la búsqueda para que solo estas te aparezcan en la lista:

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Organiza documentos con el sistema de etiquetas

De igual modo que la organización de personas y de deudas, podemos hacer uso del sistema de etiquetas para clasificar nuestros documentos subidos a la nube para una gestión más eficaz.

Si antes necesitas ayuda para aprender a subir y compartir documentos en la nube, haz clic aquí: El gestor documental

CÓMO CREAR ETIQUETAS DE DOCUMENTOS:

1. Inicia sesión en tu cuenta Berrly desde aquí.

2. En el menú lateral izquierdo, haz clic en [Gestor documental].

3. Haz clic en el botón [Etiquetas de los documentos], situado arriba a la derecha:

4. Verás una lista de las etiquetas de documentos ya creadas.

En el campo en blanco señalado en la imagen, escribe el nombre de la etiqueta de documento que quieras crear y haz clic en el botón [Añadir]:

Las etiquetas de documentos se crearán activas ([ON]) por defecto para que puedas usarlas desde el momento en que las crees.

5. Puedes incluso subclasificar las etiquetas de documentos mediante los Grupos:

Selecciona uno de los grupos que aparecen en la lista: después podrás renombrarlo haciendo clic en el botón del lápiz justo a la derecha de su nombre.

CÓMO ASIGNAR ETIQUETAS A UN DOCUMENTO:

1. Durante la subida de un documento verás la opción para seleccionar las etiquetas de documentos que ya tengas creadas.

Haz clic en las etiquetas de documentos que quieras seleccionar antes de subir el documento:

2. También puedes asignar y desasignar etiquetas a documentos ya subidos haciendo clic en el botón [Editar] del documento deseado:

3. En el campo “Etiquetas del Documento” selecciona o elimina las etiquetas de documentos que quieras, y después haz clic en [Guardar]:

CÓMO ENCONTRAR DOCUMENTOS POR SUS ETIQUETAS:

Desde la página del [Gestor documental], verás la lista de todos los documentos subidos en la nube.

Selecciona las etiquetas de documentos con las que quieras filtrar la búsqueda para que solo estos te aparezcan en la lista:

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Comunícate con tus miembros

Si ya tienes miembros añadidos a tu base de datos seguro que querrás informarles de nuevos eventos, enviarles certificados de donaciones, recordarles deudas pendientes o posibles descuentos, etc.

Desde la página de [Comunicaciones] de nuestra cuenta en Berrly podremos comunicarnos con ellos usando cualquiera de estos canales: Boletín y E-mail, SMS, y Notificación de App — la herramienta de Imprimir carta está deshabilitada actualmente.

CÓMO CREAR COMUNICACIONES:

1. Inicia sesión en tu cuenta Berrly desde aquí.

2. En el menú lateral izquierdo, haz clic en [Comunicaciones] — Aquí verás un resumen de todas las que ya hayas creado.

3. Haz clic en el botón [Crear comunicación], situado en la esquina superior derecha.

4. En “Tipo de comunicación”, selecciona a través de qué canal prefieres comunicarte con tus miembros:

¡Detalle! Con Berrly podemos dejar preparadas para enviar multitud de comunicaciones. Y si queremos que un envío se efectúe nada más crearlo, sencillamente hay que programar la comunicación para que se envíe en los siguientes 5, 10 o 15... minutos.

Según el tipo de comunicación que elijas hay algunas diferencias a la hora de crearlas y programarlas. Haz clic en los siguientes enlaces para saber cómo hacerlo con cada una de ellas:

¡Importante! A la hora de crear comunicaciones siempre elegiremos como sus destinatarios a grupos de personas gracias al sistema de etiquetas.

Puedes repasar cómo funcionan las etiquetas de personas haciendo clic aquí: Organiza personas con el sistema de etiquetas

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Articles

Crea un Boletín y E-mail

Con nuestro editor de correo, puedes crear y programar Boletines y E-mails para comunicarte con tus miembros a través de un correo electrónico.

Para hacerlo, sigue estas instrucciones:

CÓMO CREAR UN BOLETÍN Y E-MAIL:

1. Dirígete a la página de [Comunicaciones] de tu cuenta en Berrly y haz clic en el botón [Crear comunicación], situado en la esquina superior derecha.

2. En “Tipo de comunicación”, selecciona [Boletín y E-mail]:

3. Programa el envío: elige cuándo se enviará el correo electrónico.

4. Escribe el asunto del correo.

5. Revisa el remitente y dónde recibiréis las respuestas de vuestros miembros:

Este campo depende del correo usado en tu cuenta Berrly como gestor.

6. Elige a qué grupo o grupos de personas quieres enviar la comunicación:

¡Para una mayor agilidad aprovecha las etiquetas con las que has organizado a tus miembros! — Si necesitas ayuda para gestionar tus etiquetas, haz clic aquí: Organiza personas con el sistema de etiquetas

7. Selecciona uno de los diseños de correo predeterminados y haz clic en el botón [Crear y editar], situado abajo a la derecha.

CÓMO EDITAR UN BOLETÍN Y E-MAIL:

Para dotar de contenido a nuestro Boletín y E-mail, podemos añadir texto, imágenes, enlaces… aprovechándonos de los botones de edición situados en la esquina superior derecha del editor de correo, como muestra la siguiente imagen:

Te los detallamos a continuación:

Previsualizar nuestro correo según desde qué dispositivo lo vayamos a leer:

Resaltar/dejar de resaltar los componentes de nuestro diseño:

Pasar a pantalla completa:

Ver y editar el correo en formato HTML —esta opción es recomendable solo para usuarios avanzados y con conocimientos HTML—:

Deshacer/rehacer cambios:

Modificar el componente seleccionado (tamaño, fuente y color de la letra, fondo…):

Identificar y nombrar el componente seleccionado:

Mostrar/No mostrar el Menú de capas:

Añadir/quitar componentes (recuadros con texto, imágenes, botones…):

Adjuntar archivos:

¡Importante! Por defecto, todos los diseños contienen comandos como *|NAME|* o *|ATTACHMENTS-LIST|* — Recomendamos dejarlos tal y como están, puesto que son los datos que nuestro editor de correo personalizará automáticamente para cada uno de los miembros a los que llegará el correo.

'Error 500" al tratar de programar una comunicación: ¿Qué hago?' Copiar y pegar texto o imágenes de fuentes externas que ya tengan su propio formato puede causar incompatiblidades y generar el "Error 500", incluso en la Firma por defecto: si te ocurre eso, elimina los textos e imágenes que hayas pegado y créalos de nuevo usando los componentes del editor de correo.

CÓMO ENVIAR UN BOLETÍN Y E-MAIL:

Con nuestro correo diseñado a gusto y con todo su contenido definido solo queda programar su envío:

Haz clic en el botón [Guardar] para dejar este correo en la bandeja de borradores — No se enviará hasta que no entres a editarlo y programes su envío.
Haz clic en el botón [Guardar y previsualizar] para echarle un último vistazo, tal y como lo verían los receptores, para detectar posibles errores.

Finalmente y para más seguridad aún, nuestro sistema te pedirá una última revisión y que, obligatoriamente, confirmes que está todo correcto:

Solo entonces se activará el botón [Programar envío]: Al hacer clic en él dejaremos nuestro correo en la cola de envío automático y, cuando llegue la hora programada, ¡todos los destinatarios lo recibirán!

¡Detalle! Para enviar un correo justo después de haberlo creado solo debes programar su envío para los siguientes 5, 10 o 15 minutos, según te convenga.

¡Extra! Podemos enviarnos un correo de prueba a nosotros mismos para comprobar cómo lo recibirán nuestros miembros — Algunos componentes como el enlace de acceso a la Zona privada no funcionarán, aunque podremos verlos presentes en el correo de prueba.

¡Ojo! Asegúrate de que tu correo está perfecto antes de confirmar, ya que una vez hecho no será posible editarlo, ¡solo eliminarlo!

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Crea un SMS

Con nuestro editor de mensajería, puedes crear y programar SMSs para comunicarte con tus miembros a través de un mensaje al teléfono móbil.

Para hacerlo, sigue estas instrucciones:

CÓMO CREAR UN SMS:

1. Dirígete a la página de [Comunicaciones] de tu cuenta en Berrly y haz clic en el botón [Crear comunicación], situado en la esquina superior derecha.

2. En “Tipo de comunicación”, selecciona [SMS]:

3. Programa el envío: elige cuándo se enviará el SMS.

4. Escribe el título del SMS.

5. Elige a qué grupo o grupos de personas quieres enviar la comunicación:

¡Para una mayor agilidad aprovecha las etiquetas con las que has organizado a tus miembros! — Si necesitas ayuda para gestionar tus etiquetas, haz clic aquí: Organiza personas con el sistema de etiquetas

¿Hay menos receptores de los esperados? Si un miembro del grupo o grupos de destinatarios elegidos no tiene número de teléfono móbil en su ficha, no se le enviará el SMS.

6. Selecciona cualquiera de los diseños de SMS predeterminados y haz clic en el botón [Crear y editar], situado abajo a la derecha.

CÓMO EDITAR UN SMS:

Para dotar de contenido a nuestro SMS solo debemos escribir el mensaje que enviaremos a nuestros destinatarios elegidos:

Desde el editor del SMS también podrás modificar la fecha y hora de envío y los destinatarios.

CÓMO ENVIAR UN SMS:

Una vez creado y editado el SMS, marca los campos obligatorios para aceptar el coste y consentimiento del envío del SMS para que se active el botón de [Programar envío].

Al clicar en él, el SMS se pondrá en la cola para ser enviado definitivamente.

¡Detalle! Para enviar un SMS justo después de haberlo creado solo debes programar su envío para los siguientes 5, 10 o 15 minutos, según te convenga.

¡Extra! Podemos guardar el SMS en nuestra bandeja de borradores haciendo clic en el botón [Guardar], en lugar de programar el envío definitivo, para poder acabar de editarlo más adelante.

¡Ojo! Asegúrate de que tu SMS está perfecto antes de programar su envío, ya que una vez hecho no será posible editarlo, ¡solo eliminarlo!

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Crea una Notificación de App

Si tu organización ya ha activado la App móvil para las personas de tu comunidad, ¡puedes crear y hacerles llegar notificaciones Push!

Para hacerlo, sigue estos pasos:

CÓMO CREAR Y ENVIAR UNA NOTIFICACIÓN DE APP:

1. Dirígete a la página de [Comunicaciones] de tu cuenta en Berrly y haz clic en el botón [Crear comunicación], situado en la esquina superior derecha.

2. En “Tipo de comunicación”, selecciona [Notificación de App]:

3. Programa el envío: elige cuándo se enviará la notificación.

4. Escribe el título de la notificación.

5. Escribe el mensaje que leerán los destinatarios en la notificación.

6. Elige a qué grupo o grupos de personas quieres enviar la comunicación:

¡Para una mayor agilidad aprovecha las etiquetas con las que has organizado a tus miembros! — Si necesitas ayuda para gestionar tus etiquetas, haz clic aquí: Organiza personas con el sistema de etiquetas

7. Finalmente, haz clic en el botón [Crear y editar], abajo a la derecha, para dejar la notifiación directamente en la cola de envío.

¡Detalle! Para enviar una notificación de App justo después de haberla creado solo debes programar su envío para los siguientes 5, 10 o 15 minutos, según te convenga.

¡Ojo! Al contrario de los boletines y e-mails y los SMSs, no podemos guardar notificaciones de App como borradores.

CÓMO Y DÓNDE VER LAS NOTIFICACIONES DE APP:

Las notificaciones solo serán visibles para aquellas personas que hayan iniciado sesión en su App móvil.

Haz clic aquí si aún no has configurado la App móvil de tu organización: Obtén la App móvil para tu organización

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Accede a nuestra App de demo

Haz clic en la App que quieras consultar para saber cómo descargarla en tu teléfono móvil e iniciar sesión en ella:

App Berrly Sports

App Berrly Non-profit

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Articles

App demo de Berrly Sports

Sigue estas instrucciones para descargar e iniciar sesión en nuestra App demo de Berrly Sports:

1. DESCARGA LA APP DE DEMO “BERRLY SPORTS”:

Busca y descarga la App “Berrly Sports” desde las stores de Apple o Android o haz clic en los enlaces siguientes:

App Store (Apple iOS)
Google Play (Android)

2. INICIA SESIÓN EN LA APP:

Abre la App en tu teléfono móvil y selecciona la opción “Email y contraseña”.

Introduce las credenciales siguientes:

· Usuario: abrilpaz
· Contraseña: 3hHvqHst

¿QUIERES OBTENER LA APP PARA TU PROPIA ORGANIZACIÓN?

La App móvil está disponible independientemente del plan que tengas contratado por solo 40€/mes.

Haz clic aquí para obtener la tuya: Obtén la App móvil para tu organización

¿YA TIENES TU APP MÓVIL?

Si ya tienes la App móvil para tu organización, es momento de que todos tus usuarios y usuarias se la descarguen, inicien sesión y empiezen a usarla: Cómo descargar e iniciar sesión en la App móvil de tu organización

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App demo de Berrly Non-profit

Sigue estas instrucciones para descargar e iniciar sesión en nuestra App demo de Berrly Sports:

1. DESCARGA LA APP DE DEMO “BERRLY NON-PROFIT”:

Busca y descarga la App “Berrly Non-profit” desde las stores de Apple o Android o haz clic en los enlaces siguientes:

App Store (Apple iOS)
Google Play (Android)

2. INICIA SESIÓN EN LA APP:

Abre la App en tu teléfono móvil y selecciona la opción “Email y contraseña”.

Introduce las credenciales siguientes:

· Usuario: demo
· Contraseña: vv1lITbr

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La App móvil está disponible independientemente del plan que tengas contratado por solo 40€/mes.

Haz clic aquí para obtener la tuya: Obtén la App móvil para tu organización

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Si ya tienes la App móvil para tu organización, es momento de que todos tus usuarios y usuarias se la descarguen, inicien sesión y empiezen a usarla: Cómo descargar e iniciar sesión en la App móvil de tu organización

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Crea un evento con entradas numeradas, solo para personas de tu organización

ℹ️ Este tipo de evento con venta de entradas está disponible solo para licencias ADVANCED y PREMIUM.

Para eventos a los que solo puedan asistir personas de tu organización.
Venta de entradas numeradas o asientos seleccionables.
Incluye la gestión de abonos para asignar asientos y reservar entradas automáticamente.
Los personas de tu organización que no dispongan de abono podrán adquirir sus entradas o invitaciones desde su zona privada.

CÓMO CREAR UN EVENTO CON ENTRADAS NUMERADAS, SOLO PARA PERSONAS DE TU ORGANIZACIÓN:

1. Incluye la información básica del evento:

- Nombre: Este campo es el único obligatorio. Puedes servirte de los comandos destacados en gris para añadir la fecha automáticamente
- Zona horaria: Configurada por defecto en “Europe/Madrid”, pero puede modificarse.
- Tipo de evento (etiquetas de evento): Las etiquetas de evento son meramente informativas y no afectarán a la creación del evento ni a su gestión posterior.
- Tipo de entrada: Configurada por defecto. No debería modificarse para eventos de este tipo.
- Foto: Aparecerá tanto en la misma entrada como en la página donde los miembros podrán adquirirla.

2. Selecciona el mapa del estadio y la configuración de abono deseada para este evento:

- Espacio: Elige en qué estadio se celebrará el evento.
- Configuración del espacio: Elige la configuración de abono que quieras usar para ese estadio y ese evento en concreto.

3. Selecciona qué personas podrán adquirir entradas para este evento:

- ¿Evento público?: Configurado por defecto “No”, ya que este evento es solo para personas de tu organización.
- ¿Quién puede inscribirse?: Puedes permitir la reserva o compra de entradas para este evento a todos las personas de tu organización, o tan solo a uno o varios grupos determinados — En este caso, deberás escogerlos por sus etiquetas de persona.

4. Configura la fecha del evento y la apertura de inscripciones y compra de entradas:

- Fecha y Hora: Elige cuándo se va a realizar el evento y la apretura de puertas del estadio o lugar donde se celebre el evento.
- Duración: Indica cuánto va a durar el evento.
- ¿Cándo se abre la inscripción […]?: Elige cuándo podrán las personas de tu organización comprar entradas o inscribirse a este evento, desde su zona privada.
- ¿Cuándo se cierra la inscripción?: Elige cuando se va a cerrar la compra de entradas o inscripciones para este evento.
- Mostrar en iCal: Elige si queres sincronizar la fecha de este evento con tu calendario iCal.

5. Incluye la descripción del evento:

- Información para las personas de la organización: Esta información es la que aparecerá como descripción del evento en la zona privada de las personas de tu organización.
- Informacion privada: Información solo disponible para los gestores de cuenta en Berrly.

6. Indica el lugar donde se realizará el evento:

Si el mapa no detecta la dirección escrita,
debes buscarla manualmente en él.

7. Publica el evento o guárdalo como borrador:

- Borrador: Mantén el evento como borrador para terminar de editarlo y publicarlo más adelante.
- Publicado: Confirma que quieres mostrar este evento en la zona privada de las personas de tu organización:

¡Atención! Antes de publicar el evento, asegúrate que lo has configurado correctamente: Una vez se haya inscrito una persona o haya comprado una entrada, habrá apartados que no podrán ser modificados.

8. Crea las entradas para este evento:

Haz clic aquí para saber cómo añadir entradas a un evento: Crea y vende entradas para tus eventos

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Crea un Boletín y E-mail

Con nuestro editor de correo, puedes crear y programar Boletines y E-mails para comunicarte con tus miembros a través de un correo electrónico.

Para hacerlo, sigue estas instrucciones:

CÓMO CREAR UN BOLETÍN Y E-MAIL:

1. Dirígete a la página de [Comunicaciones] de tu cuenta en Berrly y haz clic en el botón [Crear comunicación], situado en la esquina superior derecha.

2. En “Tipo de comunicación”, selecciona [Boletín y E-mail]:

3. Programa el envío: elige cuándo se enviará el correo electrónico.

4. Escribe el asunto del correo.

5. Revisa el remitente y dónde recibiréis las respuestas de vuestros miembros:

Este campo depende del correo usado en tu cuenta Berrly como gestor.

6. Elige a qué grupo o grupos de personas quieres enviar la comunicación:

¡Para una mayor agilidad aprovecha las etiquetas con las que has organizado a tus miembros! — Si necesitas ayuda para gestionar tus etiquetas, haz clic aquí: Organiza personas con el sistema de etiquetas

7. Selecciona uno de los diseños de correo predeterminados y haz clic en el botón [Crear y editar], situado abajo a la derecha.

CÓMO EDITAR UN BOLETÍN Y E-MAIL:

Para dotar de contenido a nuestro Boletín y E-mail, podemos añadir texto, imágenes, enlaces… aprovechándonos de los botones de edición situados en la esquina superior derecha del editor de correo, como muestra la siguiente imagen:

Te los detallamos a continuación:

Previsualizar nuestro correo según desde qué dispositivo lo vayamos a leer:

Resaltar/dejar de resaltar los componentes de nuestro diseño:

Pasar a pantalla completa:

Ver y editar el correo en formato HTML —esta opción es recomendable solo para usuarios avanzados y con conocimientos HTML—:

Deshacer/rehacer cambios:

Modificar el componente seleccionado (tamaño, fuente y color de la letra, fondo…):

Identificar y nombrar el componente seleccionado:

Mostrar/No mostrar el Menú de capas:

Añadir/quitar componentes (recuadros con texto, imágenes, botones…):

Adjuntar archivos:

¡Importante! Por defecto, todos los diseños contienen comandos como *|NAME|* o *|ATTACHMENTS-LIST|* — Recomendamos dejarlos tal y como están, puesto que son los datos que nuestro editor de correo personalizará automáticamente para cada uno de los miembros a los que llegará el correo.

'Error 500" al tratar de programar una comunicación: ¿Qué hago?' Copiar y pegar texto o imágenes de fuentes externas que ya tengan su propio formato puede causar incompatiblidades y generar el "Error 500", incluso en la Firma por defecto: si te ocurre eso, elimina los textos e imágenes que hayas pegado y créalos de nuevo usando los componentes del editor de correo.

CÓMO ENVIAR UN BOLETÍN Y E-MAIL:

Con nuestro correo diseñado a gusto y con todo su contenido definido solo queda programar su envío:

Haz clic en el botón [Guardar] para dejar este correo en la bandeja de borradores — No se enviará hasta que no entres a editarlo y programes su envío.
Haz clic en el botón [Guardar y previsualizar] para echarle un último vistazo, tal y como lo verían los receptores, para detectar posibles errores.

Finalmente y para más seguridad aún, nuestro sistema te pedirá una última revisión y que, obligatoriamente, confirmes que está todo correcto:

Solo entonces se activará el botón [Programar envío]: Al hacer clic en él dejaremos nuestro correo en la cola de envío automático y, cuando llegue la hora programada, ¡todos los destinatarios lo recibirán!

¡Detalle! Para enviar un correo justo después de haberlo creado solo debes programar su envío para los siguientes 5, 10 o 15 minutos, según te convenga.

¡Extra! Podemos enviarnos un correo de prueba a nosotros mismos para comprobar cómo lo recibirán nuestros miembros — Algunos componentes como el enlace de acceso a la Zona privada no funcionarán, aunque podremos verlos presentes en el correo de prueba.

¡Ojo! Asegúrate de que tu correo está perfecto antes de confirmar, ya que una vez hecho no será posible editarlo, ¡solo eliminarlo!

¿Sigues con dudas o algo no funciona cómo esperabas?
Abre un ticket de soporte o escríbenos un correo electrónico a la dirección support@berrly.cloud

Obtén la App móvil para tu organización

SOLICITA Y OBTÉN TU PROPIA APP:

Para obtener la APP de socios y socias de tu organización, solo debes dirigirte a la pestaña [APP] del menú de la izquierda de tu cuenta en Berrly — Allí encontrarás información más detallada para solicitar la APP.

¡Sube tu logo, elige tus colores corporativos y haz clic en el botón “Solicitar APP”!

Nuestro equipo de desarrollo se pondrá en contacto contigo y, en un plazo aproximado de 4 semanas, ya estará activa y disponible para que las personas de tu comunidad puedan descargarla en las stores de Android y Apple.

¡Extra! Podrás llevar un registro de los miembros que ya se hayan descargado la APP desde la pestaña [APP > Personas] de tu cuenta en Berrly.

Una vez tengas la App móvil activada en las stores de Apple y de Android, ¡será el momento de hacérselo saber a todas las personas de tu organización para que se la descarguen!

Haz clic aquí para saber cómo descargar e inicar sesión en la App móvil de tu organización: Cómo descargar e iniciar sesión en tu App móvil

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Partidas de deudas

Cuando tenemos a varios miembros de nuestra organización pendientes de realizar un mismo pago podemos crear una sola deuda que las agrupe —una Partida de deudas— y hacérles llegar un recordatorio común a estos miembros o añadirla a un Pago SEPA, en lugar de tener que crear deudas individuales una a una por el mismo concepto a todos estos miembros.

Las partidas de deudas también nos serán útiles para agrupar diferentes deudas periódicas como pueden ser las cuotas de nuestros miembros que debemos cobrar mensual, trimestral o anualmente… ¡incluso cuando cada uno de estos socios tiene una cuota distinta!

Para crear y gestionar una Partida de deudas, sigue estas instrucciones:

CÓMO CREAR PARTIDAS DE DEUDAS:

1. Inicia sesión en tu cuenta Berrly desde aquí.

2. En el menú lateral izquierdo, haz clic en [Cobros > Partidas de deudas].

3. Arriba a la derecha, haz clic en el botón [Crear una partida]:

4. Selecciona los miembros correspondientes mediante sus etiquetas, rellena los campos con los datos de la partida de deudas y haz clic en el botón [Crear]:

- Para una partida en la que a todos los miembros se les cobra lo mismo, debemos seleccionar “Fijo” en el campo [Precio] y determinar su cantidad en €.
- Para una partida en la que se cobra un precio distinto a cada miembro según la cuota que tengan marcada en sus fichas, debemos seleccionar “Variable – Cuota” en el campo [Precio].

Encontrarás esta partida de deudas en la lista “Pendiente” de la página de [Partidas de deudas], desde donde podrás gestionarla como detallamos a continuación:

¡Etiqueta tus deudas! También puedes clasificar por etiquetas tus partidas de deudas. Cuando quieras encontrar deudas determinadas, ¡buscarlas por sus etiquetas te ahorrará mucho tiempo!

Haz clic aquí para aprender a usar las etiquetas de deudas: Organiza deudas con el sistema de etiquetas

BÚSQUEDA, GESTIÓN Y EDICIÓN DE PARTIDAS DE DEUDAS:

Al generar una partida de duedas se crearán todas las deudas incluidas en ella como “No pagadas”, con lo que saldrá reflejada la suma total en la página principal de [Cobros].

En la página de [Partidas de deudas] encontrarás todas las partidas de deudas separadas por las que contienen deudas aún pendientes, las que ya tienen todas sus deudas como pagadas y el conjunto de todas las partidas juntas.

A) PARA ENCONTRAR UNA PARTIDA DE DEUDAS DETERMINADA debes hacerlo por su nombre usando el buscador:

Además, todas las deudas incluidas en una partida de deudas también aparecerán en la página de [Deudas] donde podrás encontrarlas usando los filtros de búsqueda:

B) PARA MARCAR LAS DEUDAS INCLUIDAS EN UNA PARTIDA DE DEUDAS COMO PAGADAS, debes entrar en el contenido de la partida de deudas haciendo clic en el botón rojo con la suma de lo pendiente.

Entonces verás todas las deudas individuales incluidas en la partida de deudas: Haz clic en el botón [NO PAGADO] situado a su derecha, confirma la fecha y el método de pago y finalmente haz clic en el botón [Marcar como pagado] para pasarlas a la lista de deudas “Pagadas”:

C) PARA ACTUALIZAR, MODIFICAR O ELIMINAR UNA PARTIDA DE DEUDAS haz clic en el botón [Editar], situado a la derecha de la partida de deudas correspondiente:

SI NECESITAS EDITAR O ELIMINAR TAN SOLO UNA O MÁS DEUDAS INDIVIDUALES INCLUIDAS DENTRO DE UNA PARTIDA DE DEUDAS, debes entrar primero en ella haciendo clic en el botón verde (para las deudas ya pagadas) o rojo (para las deudas aún pendientes), localizar la deuda correspondiente y hacer clic en el botón [Editar], a su derecha:

¿Qué ocurre si no puedo eliminar una partida de deudas porque el botón [Eliminar] está inactivo? Una partida de deudas no se podrá eliminar si alguna de sus deudas está incluida en un Pago SEPA: ¡Para eliminar esa partida de deudas o alguna de sus deudas individuales primero se debe eliminar el Pago SEPA que la o las incluya!

Haz clic aquí para gestionar tus domiciliaciones y pagos SEPA: Pago SEPA

D) PUEDES GENERAR FACTURAS de una partida de deudas o de deudas concretas incluidas en ella haciendo clic en el botón [Crear factura a partir de la partida de deuda]:

O directamente desde la página de [Facturas], haciendo clic en el botón [Crear factura]:

¡Extra: Partidas de deuda periódicas! ¿Tu organización tiene cobros semanales, mensuales, trimestrales, anuales... continuamente? ¡Con Berrly puedes generar partidas de deuda automáticamente en los plazos de tiempo que necesites!

Haz clic aquí para saber cómo generar partidas de deuda periódicas: Partidas de deuda periódicas

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Partidas de deuda periódicas

Es muy común que necesitemos realizar el mismo tipo de cobros cada cierto tiempo. Con Berrly, además de poder crear deudas individuales y partidas de deudas siempre que lo necesitemos, ¡también podemos configurar partidas de deuda que se creen automáticamente a lo largo del tiempo: las partidas de deuda periódicas!

CÓMO CONFIGURAR PARTIDAS DE DEUDA PERIÓDICAS:

1. Inicia sesión en tu cuenta Berrly desde aquí.

2. En el menú lateral izquierdo, haz clic en [Cobros > Partidas de deudas].

3. Arriba a la derecha, haz clic en el botón [Partidas de deuda periódicas]:

4. Allí verás una lista con todas las deudas periódicas ya configuradas, esperando que llegue el día de su creación definitiva.

Para configurar una nueva partida de deuda, haz clic en el botón [Configurar una partida de deuda periódica]:

5. Rellena los campos con la información correspondiente a la partida de deuda, detallados a continuación:

1) Configura la partida que se creará automáticamente:

- - - Ponle un nombre a la partida de deuda.
    - Elige un precio “Fijo” si todas las personas incluidas van a pagar siempre lo mismo, o elige precio “Variable – Cuota” si quieres cobrar las cuotas que cada miembro tenga asignadas en sus fichas.
    - Elige qué personas van a incluirse en esta partida de deuda, mediante sus etiquetas.
    - También puedes asignar etiquetas de deuda para localizarla fácilmente a posteriori, añadir una descripción e incluso marcar que se trata de donaciones periódicas.

2) Fecha de creación de la primera partida: elige el día en el que se creará la primera partida de deuda y empezará su periodicidad.

3) Elige la frecuencia de repetición: elige cada cuántos días, semanas, meses o años se creará esta partida.

4) Verifica las siguientes repeticiones: repasa que la periodicidad elegida es correcta y se adapta a tus necesidades.

5) Notificaciones: elige qué usuarios gestores de la cuenta en Berrly serán notificados por correo electrónico cada vez que esta partida se cree.

6) Finalmente, haz clic en el botón [Configurar partida periódica], abajo a la derecha.

PARA EDITAR O ELIMINAR UNA PARTIDA DE DEUDA PERIÓDICA que ya hayas configurado, solo debes hacer clic en los botones correspondientes de la deuda que necesites editar o eliminar:

Cuando llegue el día elegido para la creación definitiva de una partida de deuda periódica esta podrá ser localizada en la página de [Partidas de deudas] como “Pendiente”.

Si necesitas detalles sobre cómo gestionar una partida de deudas ya creada, haz clic aquí: Búsqueda, gestión y edición de partidas de deudas

¡Extra: domicilia tus cobros con un pago SEPA! Si alguno de tus cobros lo realizas mediante domiciliación bancaria ¡puedes incluir sus correspondientes deudas en un Pago SEPA y enviarlo al banco para que gestione estas domiciliaciones!

Haz clic aquí para aprender a gestionar tus domiciliaciones y pagos SEPA: Pago SEPA

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Gestión de abonos

Para organizaciones que quieran vender entradas numeradas y/o dispongan de estadio con abonos de temporada… ¡Berrly ha diseñado una herramienta específica para su gestión!

Sigue estos pasos para gestionar tus abonos:

1. Cómo crear tu primera configuración de abonos

2. Cómo consultar y modificar una configuración de abonos ya creada

3. Cómo crear un evento con abonados y abonadas

4. Cómo crear diferentes configuraciones de abonos

1. CÓMO CREAR TU PRIMERA CONFIGURACIÓN DE ABONOS:

Si quieres crear tu primera configuración de abonos, escríbenos a info@berrly.com: ¡nosotros te guiaremos en la creación del mapa de tu estadio y en la asignación de asientos!

¡Una vez hecho podrás ver, duplicar, modificar y usar esta configuración de abonos para cualquier evento que realices!

2. CÓMO VER Y MODIFICAR UNA CONFIGURACIÓN DE ABONOS YA CREADA:

1. Inicia sesión en tu cuenta Berrly desde aquí.

2. En el menú lateral izquierdo, haz clic en [Eventos > Abonos].

3. Haz clic en el botón [Ver], situado a la derecha de tu configuración de abonos:

4. Verás el mapa de tu estadio:

- - Haz clic en el sector que quieras para ver y modificar su asignación de asientos:

5. Para asignar o desasignar un asiento, selecciónalo y haz clic en su botón de [Asignar] o [Desasignar]:

- - Puedes asignar el asiento seleccionado a cualquier persona que tengas en tu base de datos de Berrly.
  - Si esa persona es, además, algún tipo de abonado*, debes indicarlo así cuando le asignes el asiento:

*Tipo de abonado: Aunque no es obligatorio, indicar el tipo de abonado te servirá para que cuando generes las entradas para cualquier evento, ya se tome en cuenta a esa persona y no se pueda vender su asiento por error.

Haz clic aquí para saber cómo crear diferentes tipos de abonado:
Crea diferentes tipos de abonado

3. CÓMO CREAR UN EVENTO CON ABONADOS Y ABONADAS:

Simplemente debes crear uno de los tipos de eventos que admita entradas numeradas y seguir las instrucciones descritas en en ellos:

4. CÓMO CREAR DIFERENTES CONFIGURACIONES DE ABONOS:

A partir de tu primera configuración de abonos podrás crear otras para adaptarlas a los diferentes eventos que realices.

Para ello, tan solo debes duplicar una configuración ya creada haciendo clic en el botón [Duplicar], situado a su derecha:

Luego, debes modificarla a tu gusto siguiendo los pasos del punto ‘2. Cómo ver y modificar una configuración de abonos ya creada’.

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Crea diferentes tipos de abonado

Crear diferentes tipos de abonado te será útil en eventos en los que quieras vender entradas numeradas pero cuidando de que los miembros que tengan su abono de temporada mantengan su asiento asignado.

Además, podrás diferenciarlos, por ejemplo, por su cuota: Abonado infantil, abonado adulto, etc.

¡Detalle! Cuando estés creando entradas para un evento en el que hayas usado una configuración de abono, podrás decidir si esas entradas deben tener en cuenta o no a los abonados: Si es que sí, sus asientos se marcarán como ocupados automáticamente para que no se puedan vender a otras personas por error.

CÓMO CREAR DIFERENTES TIPOS DE ABONADO:

1. Inicia sesión en tu cuenta Berrly desde aquí.

2. En el menú lateral izquierdo, haz clic en [Eventos] y luego en [Abonos]:

3. Haz clic en el botón [Ver tipos de abonado], arriba a la derecha:

4. Esto te llevará a la nueva y definitiva interfaz de Berrly. Allí, haz clic en el botón [Añadir]:

5. Escribe el nombre que le quieras dar al tipo de abonado nuevo y vuelve a hacer clic en el botón [Añadir]:

¡Ahora ya podrás usar este tipo de abonado a la hora de crear entradas para un evento con entradas numeradas!

Haz clic aquí si necesitas ayuda para crear entradas: Crea y vende entradas para tus eventos

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Cómo compartir documentos con nuestros miembros

Gracias al gestor documental podemos compartir documentos determinados con un grupo o grupos concretos de miembros de nuestra organización.

¡Documentos compartidos! Los miembros de nuestra organización con quienes hayamos compartido documentos tendrán acceso a ellos para verlos y descargarlos desde la pestaña Documentos de su Zona privada.

CÓMO COMPARTIR DOCUMENTOS:

1. Inicia sesión en tu cuenta Berrly desde aquí.

2. En el menú situado a la izquierda, haz clic en [Gestor documental].

3. Verás una lista de los documentos ya subidos en la nube.

Localiza y haz clic en el botón [Editar] situado a la derecha del documento que quieras compartir:

4. Selecciona [SÍ] en el campo “Compartir con personas”.

5. Selecciona el grupo o grupos de personas con quienes se compartirá este documento mediante sus etiquetas, y haz clic en [Guardar]:

¿Y si quiero dejar de compartir un documento pero mantenerlo en mi repositorio privado? Si pasado un tiempo cambiamos de opinión y queremos dejar de compartir un documento con nuestros miembros, solo debemos editarlo y seleccionar [NO] en el campo "Compartir con personas".

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Cómo añadir y editar personas

CÓMO AÑADIR UNA NUEVA PERSONA MANUALMENTE:

1. Inicia sesión en tu cuenta Berrly desde aquí.

2. En el menú lateral izquierdo, haz clic en [Personas].

3. Haz clic en el botón [Añadir], situado arriba a la derecha:

4. Rellena los campos vacíos con la información que tengas de esta nueva persona…

5. …y haz clic en [Guardar], al final de la página.

CÓMO EDITAR UNA PERSONA YA EXISTENTE:

1. Desde el menú [Personas], localiza la persona que quieras editar y haz clic en su nombre.

2. Se abrirá un resumen de su ficha. Haz clic en el botón rojo [Ficha], abajo a la derecha:

3. Edita los campos que quieras modificar…

4. …y haz clic en [Guardar], al final de la página.

¡Extra! ¡Personaliza tu ficha! Puedes personalizar la ficha interna con la que trabajarás en Berrly quitando campos por defecto que no necesites y añadiendo nuevos campos donde incorporar información extra de cada persona de tu comunidad.

Para personalizar tu ficha, haz clic en el siguiente enlace:
Personaliza las fichas de persona

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TU BASE DE DATOS

La base de datos es el pilar básico de toda organización, ya que son las personas que forman parte de ella.

En Berrly podrás gestionarla desde el menú [Personas]:

Haz clic en los siguientes enlaces para aprender a gestionar tu comunidad en Berrly:

¡Y AHORA, MANTÉN TU BASE DE DATOS ORGANIZADA CON NUESTRO SISTEMA DE ETIQUETAS!

Una vez tengas las fichas configuradas tal y como necesitas, seguramente querrás aprender a segmentar a todas las personas de tu organización.

Clasificarlas te será muy útil, por ejemplo, para cuando quieras comunicarte con ellas, o gestionar sus deudas, o invitarlas a eventos, etc.

¡Para ello, debes conocer como funciona nuestro sistema de etiquetas! Haz clic aquí para saber cómo fucionan las etiquetas: El sistema de etiquetas

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Añade personas a tu base de datos

Añadir a todos tus miembros en tu cuenta de Berrly suele ser el primer paso a realizar:

Para ello, puedes hacernos llegar un listado con los datos que ya tengas siguiendo las instrucciones que encontrarás en el siguiente artículo: Importación de datos

O además, si ya has realizado esta primera importación masiva o ya llevas tiempo con nosotros y necesitas añadir nuevas personas a tu base de datos en Berrly, puedes hacerlo de dos maneras.

1. Creando y editando sus fichas manualmente: ¡Esta es la opción recomendada para añadir nuevas personas por ti mismo!
2. A partir de los formularios de preinscripción: ¡Esta es la opción recomendada para permitir que personas externas te envíen sus datos!

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Importación de datos

Si estás en tus primeros pasos con Berrly y necesitas añadir por primera vez a todas las personas que formen parte de tu organización, ¡con Berrly podemos importarlos desde una base de datos externa sin necesidad de añadrilos uno a uno!

Para ello, solo deberás proporcionarnos su inofrmación mediante una plantilla específica en cualquiera de los formatos disponibles que enconatrarás al final de este artículo:

LA PLANTILLA:

Esta plantilla no es más que una tabla que deberás rellenar con la información de tu propia base de datos.

A la hora de rellenarla, debes tener en cuenta lo siguiente:

La plantilla dispone, en forma de columnas, campos de datos predeterminados. Estos campos suelen contener información básica de nuestros miembros como nombre y apellidos, dirección, número de inscripción…

¡Importante! Rellena estas columnas con los datos de tus miembros sin cambiarlas de orden. Si no dispones de algún dato para alguna columna, simplemente déjala en blanco.

Además, después de la última columna de información básica —la ‘AS’ de Etiquetas (Tags)—, podrás añadir nuevas columnas en las que incorporar la información extra que tengas de tus miembros.

Estas nuevas columnas serán los campos configurables, por ejemplo: Categoría de socio/a, Periodicidad de la cuota, Profesión, etc.

RELLENAR LAS COLUMNAS DE INFORMACIÓN BÁSICA:

Hay algunas columnas básicas de Berrly que, aunque no son obligatorias, suelen ser de las más usadas, por lo que es importante saber cómo rellenarlas para que la importación de datos se realice con éxito.

Os las detallamos a continuación:

Columna	Nombre	Descripción y formato
B	Num de documento	El formato necesario para una importación correcta no debe contener espacios ni símbolos entre letras y/o números, y la letra debe ir en MAYÚSCULAS. Por ejemplo: 12345678Z para un DNI.
C	Tipo de documento	Los tipos de documento admitidos son CIF (para personas jurídicas) y DNI, NIE y Passport (para personas físicas).
D	Nombre legal	Esta columna es necesaria para personas jurídicas (empresa proveedora, patrocinador, etc.). En estos casos también deberemos haber proporcionado su CIF en la columna Tipo de documento.
H	Collective	Esta columna nos permitirá agrupar personas que tengan relación entre ellas o alguna característica en común (famliares, compañeros de trabajo, etc.). Rellena esta columna con el mismo nombre para cada una de las personas que formen parte de un mismo colectivo.
I	Collective manager	De todos los miembros de un colectivo, uno o más de uno de ellos podrá ser el mánager o representante para gestionar sus datos personales, acceder a todos los carnés desde la App, etc. Para que así sea, anota YES a quien sea el mánager de un colectivo.
J	Género	MALE para hombre, FEMALE para mujer o Trans, Non-binary… para cualquier género diferente a hombre o mujer.
K	Fecha de nacimiento (y cualquier campo que incluya una fecha)	El formato necesario para una importación correcta es DD/MM/AAAA. Si únicamente podemos proporcionar el año, nuestro sistema automáticamente asignará el 01/01 para completar la fecha.
O	Telf móvil (y cualquier campo que incluya un número de teléfono)	Sin espacios entre números. Podemos incluir el prefijo estatal, también sin espacios entre él y el número de teléfono. Por ejemplo: 612345678 o +34612345678
S	Código postal	El número completo, sin espacios y sin las siglas «CP».
Y	Forma de pago	Usa los siguientes códigos para cada forma de pago disponible: Cargos domiciliados en cuenta: BANK_DIRECT_DEBIT Pagos a través de transferencia bancaria: BANK_TRANSFER Pagos en efectivo: CASH Cobros por tarjeta de crédito/débito: BERRLYPAY
Z	Titular banco	El nombre del titular de la cuenta bancaria donde se domiciliarán los cobros cuando su método de pago sea BANK_DIRECT_DEBIT.
AA	IBAN	El número completo y sin espacios.
AB	BIC	El número completo y sin espacios. El BIC es solo necesario para domiciliaciones a cuentas extrangeras.
AC	Cuota	Solo la cantidad y sin el símbolo ‘€’. Es útil rellenar esta columna cuando se cobre de manera regular un importe determinado a diferentes personas.
AQ	Fecha de inscripción (y cualquier campo que incluya una fecha)	El formato necesario para una importación correcta es DD/MM/AAAA. Si únicamente podemos proporcionar el año, nuestro sistema automáticamente asignará el 01/01 para completar la fecha.
AR	Fecha de baja (y cualquier campo que incluya una fecha)	Todas las personas que tengan fecha de baja indicada en esta columna serán importadas como «persona dada de baja» directamente al directorio de Bajas. Los miembros que allí aparezcan no tendrán ninguna funcionalidad activa: no se podrán incluir en cobros, en comunicaciones, etc. El formato necesario para una importación correcta es DD/MM/AAAA. Si únicamente podemos proporcionar el año, nuestro sistema automáticamente asignará el 01/01 para completar la fecha.
AS	Etiquetas	Todos aquellas personas que queramos clasificar/diferenciar/agrupar/segmentar debeb compartir una misma etiqueta a nuestra elección. Podemos hacer tantas etiquetas como sean necesarias y asignarlas a tantas personas como nos interese. El formato necesario es escribirlas MAYÚSCULAS, separadas por comas (,) y sin espacios entre ellas. Por ejemplo: CADETE,CUOTA MENSUAL,JUBILADO,BALONCESTO

A partir de esta última columna de Etiquetas es desde donde podremos crear nuevas columnas para incluir toda aquella información extra que tengamos de las personas a importar.

CREAR LAS COLUMNAS DE INFORMACIÓN EXTRA:

A partir de la última columna de información básica que verás en nuestra plantilla (la columna Etiquetas), podrás añadir tus propias columnas:

Serán tus campos configurables, es decir, los campos personalizados a la medida de las necesidades de tu organización, en los que añadir toda la información extra que no hayas podido añadir ya en las columnas básicas, por ejemplo: Categoría de socio/a, Periodicidad de la cuota, Profesión, etc.

ÚLTIMO PASO TRAS RELLENAR LA PLANTILLA:

Envíanos la plantilla a través de nuestra herramienta de ticket de soporte con el asunto “XXXX – IMPORTACIÓN + NOMBRE DE TU ORGANIZACIÓN”.

Nos encargaremos de repasarla y verificar el formato. Si no hay correcciones importantes que hacer, la importaremos a tu propia cuenta en Berrly. Este proceso puede durar hasta 3 días hábiles.

DESCARGA LA PLANTILLA:

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Cómo añadir y editar personas

CÓMO AÑADIR UNA NUEVA PERSONA MANUALMENTE:

1. Inicia sesión en tu cuenta Berrly desde aquí.

2. En el menú lateral izquierdo, haz clic en [Personas].

3. Haz clic en el botón [Añadir], situado arriba a la derecha:

4. Rellena los campos vacíos con la información que tengas de esta nueva persona…

5. …y haz clic en [Guardar], al final de la página.

CÓMO EDITAR UNA PERSONA YA EXISTENTE:

1. Desde el menú [Personas], localiza la persona que quieras editar y haz clic en su nombre.

2. Se abrirá un resumen de su ficha. Haz clic en el botón rojo [Ficha], abajo a la derecha:

3. Edita los campos que quieras modificar…

4. …y haz clic en [Guardar], al final de la página.

¡Extra! ¡Personaliza tu ficha! Puedes personalizar la ficha interna con la que trabajarás en Berrly quitando campos por defecto que no necesites y añadiendo nuevos campos donde incorporar información extra de cada persona de tu comunidad.

Para personalizar tu ficha, haz clic en el siguiente enlace:
Personaliza las fichas de persona

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Formularios de preinscripción

Los formularios de preinscripción son la mejor manera de recibir información de personas que quieran entrar a formar parte de tu organización.

Estos formularios son personalizables y pueden ofrecerse en vuestra propia web a través de su enlace.

¡Extra! Con las licencias ADVANCED o PREMIUM puedes crear diferentes formularios de preinscripción, añadirles encabezado y modificar las notificaciones que se envían por correo.

CÓMO CREAR Y PERSONALIZAR UN FORMULARIO DE PREINSCRIPCIÓN:

1. Inicia sesión en tu cuenta Berrly desde aquí.

2. En el menú lateral izquierdo, haz clic en [Personas > Configuraciones > Formularios de preinscripción].

3. Selecciona el formulario con el que vas a trabajar, o haz clic en el botón [Nuevo formulario] para crear uno nuevo, como verás en la siguiente imagen:

4. ¡Usa las pestañas [Campos], [Textos legales], [Diseño] y [Correos] para personalizar el formulario de preinscripcción a tu gusto!

5. Usa el enlace del formulario para incrustarlo en tu propia web, o envíalo por correo a potenciales nuevos miembros de tu organización:

6. Para hacer que el nuevo miembro se añada directamente a tu base de datos una vez haya rellenado el formulario, o para requerir de tu aprovación para que se añada, selecciona entre “En preinscripción” o “Ya inscrito“:

Recuerda que una vez tengas a un miembro en tu base de datos, siempre podrás modificar su información entrando en su ficha — Para más información sobre cómo editar la ficha de uno de tus miembros, haz clic aquí: Cómo editar una persona ya existente

Además, tus miembros también pueden actualizar sus propios datos desde su Zona privada, siempre y cuando se lo permitas — Puedes ver instrucciones específicas sobre cómo hacer que un socio actualice sus datos aquí: Formularios de actualización

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Personaliza las fichas de persona

Por defecto, Berrly ofrece una serie de campos básicos para la incorporación de todos los datos de los que se dispongan de los miembros de una organización: Nombre y Apellidos, Dirección, Correo electrónico, Comentarios, Forma de pago, etc.)

Puedes invisibilizar/hacer visibles cualquiera de estos campos para una mejor organización de tus fichas de persona siguiendo estas instrucciones:

1. Inicia sesión en tu cuenta Berrly desde aquí.

2. En el menú lateral izquierdo, haz clic en [Personas] y luego en [Configuraciones].

3. Allí, haz clic en [Fichas]:

Un botón en color azul significa ‘Sí’ y,
si está en rojo, significa ‘No’.

¿TE FALTAN CAMPOS DONDE AÑADIR TUS DATOS?

Cada organización puede requerir de cierta información específica, propia de sus actividades únicas, además de la básica como el nombre, la dirección, etc.

¡Por eso, Berrly también ofrece la posibilidad de crear nuevos campos totalmente personalizables para la incorporación de estos datos!

Para ello, haz clic aquí: Cómo crear campos configurables

¡Extra! Podemos permitir a nuestros miembros que ellos mismos actualicen sus propios datos desde su Zona privada gracias a nuestros Formularios de actualización:

Haz clic aquí para configurar tus Formularios de actualización.

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Campos configurables

Los campos configurables son los apartados extra que podemos añadir en la ficha de una persona para introducir en ellos toda aquella información complementaria de la que dispongamos.

¡Son totalmente personalizables, sin límite de cantidad y estarán disponibles para su uso en todos los formularios de Berrly!

¡Importante! Por defecto, cualquier campo configurable creado será visible en la ficha de una persona, en su formulario de actualización y en todos los formularios de preinscripción. Si alguno de estos campos configurables es de uso interno para ti, deberás invisibilizarlo allí donde no te interese publicarlo.

Haz clic en los siguientes enlaces para saber cómo configurar los campos configurables que hayas creado tanto en las fichas como en los formularios:

- - Fichas de persona
  - Formularios de preinscripción
  - Formularios de actualización

CÓMO CREAR CAMPOS CONFIGURABLES:

1. Inicia sesión en tu cuenta Berrly desde aquí.

2. En el menú lateral izquierdo, haz clic en [Personas] y luego en [Configuraciones]:

3. Esto te llevará directamente a la página de tus [Campos configurables], donde verás una lista con los ya creados.

PARA AÑADIR NUEVOS CAMPOS, SIGUE ESTOS PASOS:

3.1. Escribe el título de tu nuevo campo configurable en el recuadro en blanco indicado en la siguiente imagen:

3.2. A continuación, elige el tipo de campo deseado: Sí/No, número, fecha, lista desplegable… y haz clic en el botón [Añadir], a su derecha:

DIFERENCIAS ENTRE LOS CAMPOS DE TIPO ‘LISTA DESPLEGABLE’:

· Lista desplegable: Permite seleccionar una sola opción o que se pueda añadir una diferente.

· Lista desplegable fija: Permite seleccionar una sola opción sin que se pueda añadir otra diferente.

· Lista desplegable múltipe: Permite seleccionar varias opciones o que se puedan añadir otras diferentes.

· Lista desplegable múltiple fija: Permite seleccionar varias opciones sin que se puedan añadir otras diferentes.

CÓMO AÑADIR OPCIONES EN LOS CAMPOS DE TIPO ‘LISTA DESPLEGABLE’:

Sea cuál sea el tipo de lista que hayas creado, puedes incluir tantas opciones como necesites.

Para hacerlo, sigue estos pasos:

1. Haz clic en el botón azul indicado en la siguiente imagen, a la derecha del campo de tipo ‘lista desplegable’ deseado:

2. Escribe una a una las opciones que quieras y pulsa la tecla ENTER (o haz clic en Add…).

3. Para finalizar, haz clic en el botón [Añadir]:

¡Ojo! Cuando un campo del tipo lista ya ha sido usado, es decir, alguna persona ya ha indicado en su ficha alguna de sus opciones, este no podrá ser modificado.

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Formularios de actualización

Con los Formularios de actualización permitiremos a todas las personas de nuestra comunidad editar y actualizar sus propios datos desde la pestaña ‘Editar datos’ de su Zona privada.

Para ello, primero debemos activarlos desde la página de [Personas > Configuraciones > Formularios de actualización]:

CÓMO CONFIGURAR LOS CAMPOS DE LOS FORMULARIOS DE ACTUALIZACIÓN:

Desde esta misma página podremos configurar qué campos serán visibles o invisbles en la Zona privada, qué campos se podrán modificar y cuáles serán obligatorios o de sólo lectura.

Fíjate en la imagen a continuación para saber cómo:

· Columna ‘Visible’ en azul: El campo aparece en el formulario y puede ser modificado o incluso dejarse en blanco.

· Columna ‘Obligatorio’ en azul: El campo aparece en el formulario y no puede dejarse en blanco.

· Columna ‘Sólo lectura’ en azul: El campo aparece en el formulario pero no puede ser modificado.

Un botón en color azul significa ‘Sí’ y,
si está en rojo, significa ‘No’.

¡Añade textos legales! Puedes añadir diferentes textos legales en el formulario de actualización. Estos textos deberán ser aceptados para poder realizar cualquier modificación desde la Zona privada.

ℹ️ Haz clic aquí para crear y añadir textos legales: Textos legales

¡Importante! Revisión y validación de las actualizaciones recibidas Toda actualización de datos que cualquier persona haya realizado permanecerá pendiente de revisión en la página [Personas] de Berrly hasta que un usuario gestor las valide o rechace.

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Textos legales

Puedes crear tantos textos legales como necesites y luego añadirlos en los formularios de preinscripción, de actualización y/o de suscripción que quieras.

☑️ ¡Cualquier persona que rellene un formulario con textos legales deberá marcarlos como leídos para poder continuar!

CÓMO CREAR TEXTOS LEGALES:

1. Inicia sesión en tu cuenta Berrly desde aquí.

2. En el menú lateral izquierdo, haz clic en [Personas] y luego en [Configuraciones].

3. Allí, haz clic en [Textos legales]:

4. Haz clic en el botón [+ Crear] para crear un nuevo texto legal.

5. Una vez creado, puedes editarlo o eliminarlo haciendo clic en los botones del ‘lápiz’ y la ‘papelera’, situados a su derecha.

CÓMO AÑADIR TEXTOS LEGALES A UN FORMULARIO:

6. Haz clic en el botón [Elegir textos legales] durante la configuración de un formulario de preinscripción, de actualización o de suscripción:

7. Haz clic en el buscador de textos legales [🔍] y selecciona el que quieras añadir:

8. Finalmente, haz clic en el botón [+ Añadir texto legal]:

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App demo de Berrly Sports

Sigue estas instrucciones para descargar e iniciar sesión en nuestra App demo de Berrly Sports:

1. DESCARGA LA APP DE DEMO “BERRLY SPORTS”:

Busca y descarga la App “Berrly Sports” desde las stores de Apple o Android o haz clic en los enlaces siguientes:

App Store (Apple iOS)
Google Play (Android)

2. INICIA SESIÓN EN LA APP:

Abre la App en tu teléfono móvil y selecciona la opción “Email y contraseña”.

Introduce las credenciales siguientes:

· Usuario: abrilpaz
· Contraseña: 3hHvqHst

¿QUIERES OBTENER LA APP PARA TU PROPIA ORGANIZACIÓN?

La App móvil está disponible independientemente del plan que tengas contratado por solo 40€/mes.

Haz clic aquí para obtener la tuya: Obtén la App móvil para tu organización

¿YA TIENES TU APP MÓVIL?

Si ya tienes la App móvil para tu organización, es momento de que todos tus usuarios y usuarias se la descarguen, inicien sesión y empiezen a usarla: Cómo descargar e iniciar sesión en la App móvil de tu organización

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Modelo 182

ℹ️ El módulo del Modelo 182 está disponible solo para licencias ADVANCED y PREMIUM

El Modelo 182 es el documento con el que se declaran a la Agencia Tributaria española todas las donaciones recibidas año a año.

Con este documento no solo se hacen oficiales estas donaciones, sino que también se pueden generar los certificados que acrediten como donantes a todos aquellos miembros que nos hayan hecho donaciones.

Obtén de un plumazo el Modelo 182 y los certificados de donación: ¡Berrly genera automáticamente todos los certificados de donación una vez creado el Modelo 182 que las declare!

Donaciones > Modelo 182 > Certificados de donación Para generar tu Modelo 182, ¡primero deberás haber introducido en tu cuenta de Berrly las donaciones recibidas!

Haz clic aquí para saber cómo crear una donación: Las donaciones

1. DONACIONES

2. CÓMO GENERAR EL MODELO 182:

2.1. Dirígete a la pestaña “Modelos 182” de la página de [Donaciones] y haz clic en el botón [Añadir certificado]:

2.2. Elige para qué año vas a crear el documento Modelo 182 — Solo podemos crear un documento Modelo 182 por año, aunque con Berrly lo podremos editar antes de enviarlo a la Agencia Tributaria.

2.3. En la columna de la izquierda “Donaciones excluidas en el modelo 182” verás todas las donaciones existentes de ese año: Selecciona todas las quieras incluir en el documento Modelo 182 y haz clic en el botón [Incluir selección en el modelo 182].

Esto moverá todas las donaciones seleccionadas a la columna de la derecha “Donaciones incluidas en el modelo 182”:

Una vez sea así, haz clic en el botón [Siguiente], arriba a la derecha:

2.4. Veremos el panel donde elegir qué porcentaje de deducción debemos asignar a las donaciones:

- - Automático: El sistema nos calculará el porcentaje de deducción según la legislación vigente, lo que hará que pueda variar para cada donación incluida en el Modelo 182, según su tipo.
  - Fijo: Nos permitirá elegir el valor del porcentaje de deducción, que será el mismo para todas la donaciones incluidas en el Modelo 182.

Con el porcentaje de deducción elegido, haz clic en el botón [Empezar el proceso de cierre del modelo 182].

2.5. Añade a la persona de contacto que se encargará de hacer llegar el documento Modelo 182 a la Agencia Tributaria y revisa los campos de las donaciones:

- - DATOS DE LOS DONANTES: Por defecto, los datos se recogerán automáticamente de las fichas de cada donante y se rellenarán en el formato necesario para la Agencia Tributaria:
    - DNI o CIF, según si el donante es persona física o persona jurídica
    - Nombre y apellidos
    - Código postal
    - Provincia

- - FUSIONAR DONACIONES: Es común que recibamos donaciones de diferentes entidades o personas jurídicas, pero que todas ellas formen parte de una sola gran entidad. A ojos de la Agencia Tributaria esta gran entidad será la donante oficial y, por tanto, la que desgravará esas donaciones — Cuando sea así y lo necesitemos, podremos seleccionar todas estas donaciones y fusionarlas en una sola haciendo clic en el botón [Fusionar declarados seleccionados]:

Finalmente, una vez todo revisado y correcto, haz clic en el botón [Cerrar el modelo 128].

2.6. En Berrly, cerrar el documento Modelo 182 ya conlleva la creación y envío automático de todos los certificados de donación.

Solo necesitas subir una imagen con tu firma para que aparezca en el certificado y hacer clic en el nuevo botón [Cerrar el modelo 182]:

EDICIÓN DE UN MODELO 182:

Para editar un documento Modelo 182, solo se debe abrir de nuevo siguiendo estos dos pasos:

1. Del documento Modelo 182 que debamos editar, haz clic en el botón [Ver], a su derecha:

2. Una vez dentro, haz clic en el botón [Volver a abrir el Modelo 182] para editarlo:

Esto nos llevará al paso 2.3. —explicado en la sección anterior “Cómo generar el Modelo 182”—, desde donde podremos añadir nuevas donaciones al documento Modelo 182 o excluir antiguas.

DESCARGA EL MODELO 182 Y LOS CERTIFICADOS DE DONACIÓN:

En este punto ya podrás ver el documento en tu navegador y descargarlo en el formato admitido por la Agencia Tributaria, ¡e incluso reenviar los certificados siempre que quieras usando los botones correspndientes:

Además, con el documento Modelo 182 creado y cerrado, ¡todos los miembros donantes podrán acceder a su certificado de donaciones desde su propia Zona privada, en la pestaña de [Deudas > Donaciones]!

Para ello, debes tener activada la opción “Descarga el certificado de donaciones” desde el menú de configuración de la Zona privada, como muestra la siguiente imagen:

Para una gestión más detallada de los certificados de donación, haz clic aquí: Certificados de donación

¿Sigues con dudas o algo no funciona cómo esperabas?
Abre un ticket de soporte o escríbenos un correo electrónico a la dirección support@berrly.cloud

Crea un evento con entradas numeradas para todo tipo de público

[Disponible próximamente]

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Organiza personas con el sistema de etiquetas

La mejor manera de trabajar con toda tu comunidad es a través de acciones destinadas a personas bajo una etiqueta u otra.

¡Con las etiquetas puedes organizar, clasificar, segmentar, agrupar… a cada persona según más te convenga, dependiendo de qué acciones necesitas hacer con ellas!

Por ejemplo, a la hora de enviar una comunicación masiva, usa las etiquetas para elegir el grupo de personas a los que va destinada.

O cuando crees una partida de deuda, puedes incluir en ella a un grupo o grupos determinados de pesonas gracias a sus etiquetas.

CÓMO CREAR ETIQUETAS DE PERSONAS:

1. Inicia sesión en tu cuenta Berrly desde aquí.

2. En el menú lateral izquierdo, haz clic en [Personas > Etiquetas].