Docly Documentation – Centro de ayuda Berrly

Deudas individuales

Con Berrly podemos crear deudas para cualquier tipo de cobro o donación que debamos recibir de un miembro en concreto de nuestra organización.

Una vez creada podemos hacerle llegar el recordatorio de la deuda a la persona correspondiente, marcarla como pagada, agruparla por etiquetas… y así ver al instante qué está pendiente de cobrar y quién debe realizar el pago para poder hacer las gestiones necesarias.

CÓMO CREAR UNA DEUDA INDIVIDUAL:

1. Inicia sesión en tu cuenta Berrly desde aquí.

2. En el menú lateral izquierdo, haz clic en [Cobros > Deudas].

3. Arriba a la derecha, haz clic en el botón [Crear una nueva deuda]:

4. Rellena los campos con los datos de la deuda y haz clic en el botón [Crear].

Encontrarás esta deuda en la lista “Pendiente” de la página de [Deudas], desde donde podrás gestionarla como detallamos a continuación:

¡Etiqueta tus deudas! Dotar a tus deudas de etiquetas es muy útil para su futura gestión. Cuando debas encontrar una o varias deudas en concreto, ¡buscarlas por sus etiquetas te ahorrará mucho tiempo!

Haz clic aquí para aprender a usar las etiquetas de deudas: Organiza deudas con el sistema de etiquetas

BÚSQUEDA, GESTIÓN Y EDICIÓN DE DEUDAS INDIVIDUALES:

Todas las deudas se crean, por defecto, como “No pagadas”, con lo que te saldrá reflejada la suma total en la página principal de [Cobros].

En la página de [Deudas] encontrarás las deudas individuales separadas por las aún pendientes, las ya pagadas y el conjunto de todas ellas.

A) PARA ENCONTRAR UNA DEUDA O DEUDAS DETERMINADAS puedes hacer uso combinado de estas 4 herramientas:

Filtro por método de pago.
Filtro por rango de fechas de creación.
Filtro por etiquetas de deudas y/o de personas.
Búsqueda por nombre.

¡Combina los filtros de búsqueda para encontrar deudas rápidamente!

B) PUEDES GENERAR Y EXPORTAR UN LISTADO DE LAS DEUDAS que quieras usando estos filtros de búsqueda y haciendo clic en el botón [Exportar listado de deudas]:

C) PARA MARCAR UNA DEUDA COMO PAGADA, solo debes localizarla y hacer clic en el botón [NO PAGADO] situado a su derecha, confirmar la fecha y el método de pago y hacer clic en el botón [Marcar como pagado]:

Cuando una deuda esté pagada podrás generar e imprimir un RECIBO DE PAGO: Desde la pestaña de “Pagado”, localiza la deuda y haz clic en el botón [Imprimir recibo] situadoa a su derecha:

También puedes GENERAR FACTURAS a partir de una deuda desde la página de [Facturas], haciendo clic en el botón [Crear factura]:

Haz clic aquí para una gestión más detallada de las facturas: Gestión general de deudas [Disponible próximamente]

D) PARA ACTUALIZAR, MODIFICAR O ELIMINAR UNA DEUDA haz clic en el botón [Editar], situado a la derecha de la deuda correspondiente:

¿Qué ocurre si no puedo eliminar una deuda porque el botón [Eliminar] está inactivo? Una deuda no se podrá eliminar mientras esté incluida en un Pago SEPA: ¡Para eliminar esa deuda, primero se debe eliminar el Pago SEPA que la incuya!

Haz clic aquí para gestionar tus domiciliaciones y pagos SEPA: Pago SEPA

¿Necesitas ayuda? Recuerda que si te surge alguna duda utilizando nuestra plataforma puedes abrir un ticket de soporte o escribir a support@berrly.cloud. ¡Estaremos encantados de ayudarte!

Cómo almacenar documentos privados en nuestro repositorio

1. Inicia sesión en tu cuenta Berrly desde aquí.

2. En el menú situado a la izquierda, haz clic en [Gestor documental].

3. Haz clic en el botón [Añadir documentos > Añadir archivo], situado arriba a la derecha.

4. Ahora, a la izquierda, asegúrate que en el campo [Compartir con personas] está seleccionada la opción ‘NO’.

5. A la derecha, arrastra el documento deseado hasta la zona titulada [Arrastra aquí o clica para agregar datos] — También puedes hacer clic en esa zona y seleccionar el documento que vas a subir.

6. Actualiza la página: ¡El documento ya debe aparecerte en la lista de Documentos!

¡Detalle! Recuerda que los documentos subidos con estas instrucciones no se están compartiendo con ninguno de nuestros miembros. Esto significa que solo los usuarios con perfil gestor de la cuenta en Berrly tendrán acceso a ellos.

Si quieres compartir documentos con un grupo o grupos determinados de personas, sigue estas instrucciones: Cómo compartir documentos con nuestros miembros

CÓMO ENCONTRAR DOCUMENTOS SUBIDOS:

1. En la página del [Gestor documental] verás una lista con todos los documentos que ya hayas subido.

2. En el buscador por palabras, escribe el nombre de un documento para que la lista te lo muestre:

3. Algo que suele ser muy útil y que recomendamos es organizar documentos mediante etiquetas propias. A la hora de encontrarlos de entre todos los subidos al gestor documental, ¡será mucho más rápido si los has etiquetado!

Haz clic aquí para saber cómo hacerlo: Organiza documentos con el sistema de etiquetas

Partidas de deuda periódicas

Es muy común que necesitemos realizar el mismo tipo de cobros cada cierto tiempo. Con Berrly, además de poder crear deudas individuales y partidas de deudas siempre que lo necesitemos, ¡también podemos configurar partidas de deuda que se creen automáticamente a lo largo del tiempo: las partidas de deuda periódicas!

CÓMO CONFIGURAR PARTIDAS DE DEUDA PERIÓDICAS:

1. Inicia sesión en tu cuenta Berrly desde aquí.

2. En el menú lateral izquierdo, haz clic en [Cobros > Partidas de deudas].

3. Arriba a la derecha, haz clic en el botón [Partidas de deuda periódicas]:

4. Allí verás una lista con todas las deudas periódicas ya configuradas, esperando que llegue el día de su creación definitiva.

Para configurar una nueva partida de deuda, haz clic en el botón [Configurar una partida de deuda periódica]:

5. Rellena los campos con la información correspondiente a la partida de deuda, detallados a continuación:

1) Configura la partida que se creará automáticamente:

- - - Ponle un nombre a la partida de deuda.
    - Elige un precio “Fijo” si todas las personas incluidas van a pagar siempre lo mismo, o elige precio “Variable – Cuota” si quieres cobrar las cuotas que cada miembro tenga asignadas en sus fichas.
    - Elige qué personas van a incluirse en esta partida de deuda, mediante sus etiquetas.
    - También puedes asignar etiquetas de deuda para localizarla fácilmente a posteriori, añadir una descripción e incluso marcar que se trata de donaciones periódicas.

2) Fecha de creación de la primera partida: elige el día en el que se creará la primera partida de deuda y empezará su periodicidad.

3) Elige la frecuencia de repetición: elige cada cuántos días, semanas, meses o años se creará esta partida.

4) Verifica las siguientes repeticiones: repasa que la periodicidad elegida es correcta y se adapta a tus necesidades.

5) Notificaciones: elige qué usuarios gestores de la cuenta en Berrly serán notificados por correo electrónico cada vez que esta partida se cree.

6) Finalmente, haz clic en el botón [Configurar partida periódica], abajo a la derecha.

PARA EDITAR O ELIMINAR UNA PARTIDA DE DEUDA PERIÓDICA que ya hayas configurado, solo debes hacer clic en los botones correspondientes de la deuda que necesites editar o eliminar:

Cuando llegue el día elegido para la creación definitiva de una partida de deuda periódica esta podrá ser localizada en la página de [Partidas de deudas] como “Pendiente”.

Si necesitas detalles sobre cómo gestionar una partida de deudas ya creada, haz clic aquí: Búsqueda, gestión y edición de partidas de deudas

¡Extra: domicilia tus cobros con un pago SEPA! Si alguno de tus cobros lo realizas mediante domiciliación bancaria ¡puedes incluir sus correspondientes deudas en un Pago SEPA y enviarlo al banco para que gestione estas domiciliaciones!

Haz clic aquí para aprender a gestionar tus domiciliaciones y pagos SEPA: Pago SEPA

¡EMPIEZA A USAR BERRLY!

¡Todo lo que debes saber en tus primeros pasos con Berrly!

¡Bienvenidos a Berrly! Hemos creado este pequeño manual para vosotros, nuestros nuevos gestores y gestoras de cuentas Berrly, ¡y estamos encantados de ayudaros en vuestros primeros pasos!

Berrly es una herramienta de gestión masiva con multitud de funcionalidades, y según qué tipo de gestión busquéis para vuestra organización, unas os pueden ser más necesarias que otras.

Antes de importar vuestra base de datos, es importante que os familiaricéis con las más básicas y usadas día a día. Es por eso que ponemos a vuestra disposición contenido de demostración para experimentar con él:

1. Inicia sesión en tu cuenta Berrly desde aquí.

2. Dirígete a [Mi organización], arriba a la derecha, y luego a [Contenido demo]:

3. Aquí podrás añadir tantas personas de demostración como quieras, haciendo clic en el botón [Crear personas en la organización]: Con ellas, ¡ya podrás experimentar todo lo que puedes hacer con Berrly!

¿Ya estás preparado? Si quieres empezar a trabajar de verdad con las personas de tu organización, elimina todo el contenido de demostracón que has usado haciendo clic en el botón [Eliminar personas demo].

Y si necesitas ayuda con alguna de nuestras funciones, ¡aprovecha los siguientes enlaces!

¿Sigues con dudas o algo no va como esperabas? Recuerda que si te surge alguna duda utilizando nuestra plataforma puedes abrir un ticket de soporte o escribir a support@berrly.cloud. ¡Estaremos encantados de ayudarte!

Añade personas a tu base de datos

Añadir a todos tus miembros en tu cuenta de Berrly suele ser el primer paso a realizar. O, cuando ya llevas tiempo con nosotros y se han sumado nuevos miembros a tu organización, necesitarás añadirlos a tu base de datos.

Podemos hacerlo de tres maneras:

Importándolos desde una base de datos externa — ¡Esta es la opción recomendada para añadir de golpe a todos tus miembros!
Creando y editando sus fichas manualmente — ¡Esta es la opción recomendada para añadir nuevos miembros por ti mismo a tu base de datos en Berrly!
A partir de los formularios de preinscripción — ¡Esta es la opción recomendada para dejar que sean tus miembros los que te envíen sus datos!

Articles

Importación de datos

Si estás en tus primeros pasos con Berrly y necesitas añadir por primera vez a todos tus miembros, ¡con Berrly podemos importarlos desde una base de datos externa sin necesidad de añadirlos uno a uno!

Para ello, solo deberás proporcionarnos su información mediante una plantilla específica en cualquiera de los formatos disponibles que encontrarás al final de este documento:

LA PLANTILLA:

Esta plantilla no es más que una tabla que deberás rellenar con la información de tu propia base de datos.

A la hora de rellenarla, debes tener en cuenta lo siguiente:

La plantilla dispone, en forma de columnas, campos de datos predeterminados. Estos campos suelen contener información básica de nuestros miembros como nombre y apellidos, dirección, número de inscripción…

¡Importante! Rellena estas columnas con los datos de tus miembros sin cambiarlas de orden. Si no dispones de algún dato para alguna columna, simplemente déjala en blanco.

Además, después de la última columna de información básica, la de Etiquetas (tags), podrás añadir nuevas columnas en las que incorporar la información extra que tengas de tus miembros.

Estas nuevas columnas serán los campos configurables, por ejemplo: Tipo de miembro, Periodicidad de la cuota, Profesión, etc.

RELLENAR LAS COLUMNAS DE INFORMACIÓN BÁSICA:

Hay algunas columnas básicas de Berrly que, aunque no son obligatorias, suelen ser de las más usadas, por lo que es importante saber cómo rellenarlas para que la importación de datos se realice con éxito.

Os las detallamos a continuación:

Columna	Nombre	Descripción y formato
B	Num de documento	El formato necesario para una importación correcta no debe contener espacios ni símbolos entre letras y/o números, y la letra debe ir en MAYÚSCULAS. Por ejemplo: 12345678Z para un DNI.
C	Tipo de documento	Los tipos de documento admitidos son CIF (para empresas) y DNI, NIE y Passport (para personas). «NIF» no es admitido para una importación correcta, en su caso, debemos anotar «DNI».
D	Nombre legal	Esta columna es necesaria solo en caso de estar añadiendo como miembro a una persona jurídica (empresa proveedora, patrocinador, etc.) como miembro. En estos casos también deberemos haber proporcionado su CIF en la columna Tipo de documento.
G	Apodo	Nombre por el cual solemos llamar o reconocemos a un miembro. Por ejemplo: Lionel Messi tendría «La Pulga» como apodo, o Johan Cruyff tendría «El Flaco».
H	Collective	Esta columna nos permitirá agrupar personas que tengan relación entre ellas o alguna característica en común (ya sean famliares, compañeros de trabajo, etc.). Debes rellenar esta columna usando la misma denominación o combinación de palabras para cada una de las personas que vayan a formar parte de un mismo colectivo. Por ejemplo: apellidos en caso de colectivos familiares, el nombre de empresa para compañeros de trabajo, etc.
I	Collective manager	De todos los miembros de un colectivo, uno o más de uno de ellos podrá ser el mánager o representante para gestionar sus datos personales, acceder a todos los carnés desde la App, etc. Para que así sea, debes anotar YES en la columna Collective manager del miembro que vaya a ser el mánager.
J	Género	Usaremos Male para hombre, Female para mujer o Trans, Non-binary… para cualquier género diferente a hombre o mujer.
K	Fecha de nacimiento (y cualquier campo que incluya una fecha)	El formato necesario para una importación correcta es DD/MM/AAAA. Si únicamente podemos proporcionar el año, nuestro sistema automáticamente asignará el 01/01 para completar la fecha.
O	Telf móvil (y cualquier campo que incluya un número de teléfono)	Sin espacios entre números. Podemos incluir el prefijo estatal, también sin espacios entre él y el número de teléfono. Por ejemplo: 612345678 o +34612345678
S	Código postal	El número completo, sin espacios y sin las siglas «CP».
Y	Forma de pago	Usa los siguientes códigos para cada forma de pago disponible: Cargos domiciliados en cuenta: BANK_DIRECT_DEBIT Pagos a través de transferencia bancaria: BANK_TRANSFER Pagos en efectivo: CASH Para pagos a través de la plataforma Stripe: STRIPE
Z	Titular banco	El nombre del titular de la cuenta bancaria donde se harán los cobros de sus cuotas o donaciones, cuando el método de pago sea transferencia o cargo domiciliado en cuenta.
AA	IBAN	El número completo, sin espacios. Si se introducen cuentas bancarias en formato antiguo CCC, el sistema lo importará, pero no podremos generar Pagos SEPA ya que para ello se necesita el IBAN completo.
AB	BIC	El número completo, sin espacios. El BIC es solo necesario para transacciones entre cuentas extrangeras.
AC	Cuota	Esta columna será necesaria solo cuando las cuotas de nuestros miembros sean voluntarias, por lo que cada miembro tendrá importes diferentes. El formato necesario para una importación correcta es escribiendo solo el número, sin el símbolo ‘€’.
AQ	Fecha de inscripción (y cualquier campo que incluya una fecha)	El formato necesario para una importación correcta es DD/MM/AAAA. Si únicamente podemos proporcionar el año, nuestro sistema automáticamente asignará el 01/01 para completar la fecha.
AR	Fecha de baja (y cualquier campo que incluya una fecha)	Todas las personas que tengan fecha de baja indicada en esta columna serán importadas como «persona dada de baja» directamente al directorio de Bajas. Los miembros que allí aparezcan no tendrán ninguna funcionalidad activa: no se podrán incluir en cobros, en comunicaciones, etc. El formato necesario para una importación correcta es DD/MM/AAAA. Si únicamente podemos proporcionar el año, nuestro sistema automáticamente asignará el 01/01 para completar la fecha.
AS	Etiquetas	Todos aquellos miembros que queramos clasificar en grupos deben compartir una misma etiqueta a nuestra elección. Cada miembro puede tener una o más etiquetas (puede pertenecer a más de un tipo de grupo) según nuestras necesidades. El formato necesario en la columna Etiquetas es MAYÚSCULAS, separadas por comas (,) y sin espacios entre estas. Por ejemplo: JUNIOR,GIMNASIO,BALONCESTO,SÁBADO

A partir de esta última columna de Etiquetas podremos crear nuevas columnas, donde podremos incluir toda la información extra que tengamos de nuestros miembros.

CREAR LAS COLUMNAS DE INFORMACIÓN EXTRA:

A partir de la última columna de información básica que verás en nuestra plantilla (la columna Etiquetas), podrás añadir tus propias columnas:

Serán tus campos configurables, o campos personalizados a la medida de las necesidades de tu organización, en los ques añadir toda la información extra que dispongas de tus miembros que no hayas podido añadir ya en las columnas básicas, por ejempolo: Tipo de miembro, Periodicidad de la cuota, Profesión, etc.

¡Extra! Los campos configurables son especialmente útiles para organizaciones de gran tamaño, por lo que crearlos durante la importación incial puede ahorrar gran cantidad de trabajo a posteriori.

HACERNOS LLEGAR LA PLANTILLA:

Una vez hayas completado la plantilla incluyendo todas las columnas básicas de las que tengas información y todas las columnas extra que hayas creado según tus necesidades, sálvala y guárdala bajo un nombre que puedas reconocer.

Ponte en contacto con la persona que os ayudó en vuestros primeros pasos, y ella os hará saber como hacernos llegar tu plantilla.

Nosotros nos encargaremos de repasarla y verificar el formato. Si no hay correcciones importantes que hacer, la importaremos a tu propia cuenta en Berrly. Este proceso puede durar hasta 3 días hábiles.

DESCARGA LA PLANTILLA:

Cómo añadir y editar personas

Añadir nuevas personas a tu base de datos o editar información de miembros ya existentes es muy sencillo con Berrly, incluso si lo queremos hacer manualmente:

CÓMO AÑADIR UNA NUEVA PERSONA:

1. Inicia sesión en tu cuenta Berrly desde aquí.

2. En el menú lateral izquierdo, haz clic en [Personas].

3. Haz clic en el botón [Añadir], situado arriba a la derecha.

4. Rellena los campos vacíos con la información que tengas del nuevo miembro.

5. Y haz clic en [Guardar], al final de la página.

CÓMO EDITAR UNA PERSONA YA EXITENTE:

1. Desde el menú [Personas], localiza la persona que quieras editar y haz clic en su nombre.

2. Se abrirá un resumen de su ficha. Haz clic en el botón rojo [Ficha], abajo a la derecha.

3. Edita los campos que quieras modificar.

4. Y haz clic en [Guardar], al final de la página.

Puedes personalizar la ficha de persona con nuevos campos más allá de los básicos como el nombre, dirección, etc. para añadir información específica de tus miembros.

Para personalizar esta ficha, sigue estas instrucciones: Personaliza las fichas de persona

Formularios de preinscripción

Los formularios de preinscripción son la mejor manera de recibir información de personas que quieran entrar a formar parte de tu organización.

Estos formularios son personalizables y pueden ofrecerse en vuestra propia web a través de su enlace.

Cuando alguien rellene el formulario con sus datos, puedes hacer que se añada directamente a tu base de datos o requerir tu aprovación antes de añadirlo.

¡Extra! Puedes crear tantos formularios como necesites según el tipo de miembro, socio o socia al que quieras dirigirte.

CÓMO CREAR Y PERSONALIZAR UN FORMULARIO DE PREINSCRIPCIÓN:

1. Inicia sesión en tu cuenta Berrly desde aquí.

2. En el menú lateral izquierdo, haz clic en [Personas > Configuraciones > Formularios de preinscripción].

3. Selecciona el formulario con el que vas a trabajar, o haz clic en el botón [Nuevo formulario] para crear uno nuevo, como verás en la siguiente imagen:

4. ¡Usa las pestañas [Campos], [Textos legales], [Diseño] y [Correos] para personalizar el formulario de preinscripcción a tu gusto!

5. Usa el enlace del formulario para incrustarlo en tu propia web, o envíalo por correo a potenciales nuevos miembros de tu organización:

6. Para hacer que el nuevo miembro se añada directamente a tu base de datos una vez haya rellenado el formulario, o para requerir de tu aprovación para que se añada, selecciona entre “En preinscripción” o “Ya inscrito“:

Recuerda que una vez tengas a un miembro en tu base de datos, siempre podrás modificar su información entrando en su ficha — Para más información sobre cómo editar la ficha de uno de tus miembros, haz clic aquí: Cómo editar un miembro ya existente

Además, tus miembros también pueden actualizar sus propios datos desde su Zona privada, siempre y cuando se lo permitas — Puedes ver instrucciones específicas sobre cómo hacer que un socio actualice sus datos aquí: Formularios de actualización

Aprovecha y haz uso de las etiquetas

¡El sistema de etiquetas es una de las herramientas más potentes que hemos diseñado en Berrly!

No importa el número de miembros que tengas en tu organización. Ya sean mil o ya sean dos, con las etiquetas podrás organizarlos, clasificarlos, agruparlos… ¡como mejor y más eficazmente te convenga, según tus necesidades!

EL SISTEMA DE ETIQUETAS:

En Berrly disponemos de diferentes tipos de etiquetas según qué queramos trabajar, aunque su funcionamiento es el mismo. Las más comunmente usadas son las siguientes:

¡Haz clic en el tipo de etiqueta que necesites usar para aprender todo sobre ella, o navega por los artículos del menú de tu izquierda!

¡Extra! ¡Las etiquetas son muy útiles! Por ejemplo, cuando quieras comunicarte con un grupo o grupos concretos de personas, o generar deudas a un grupo o grupos específicos y no a otro, podrás hacerlo mucho más rápido gracias a ellas.

Articles

Organiza personas con el sistema de etiquetas

Una manera muy útil de trabajar con todos tus miembros es mediante sus etiquetas.

¡Con ellas, puedes organizar, clasificar, agrupar… a todos tus miembros según más te convenga en cada ocasión!

Por ejemplo, a la hora de enviar una comunicación masiva, usa las etiquetas para elegir el grupo de miembros a los que va destinada.

O cuando crees una partida de deuda, puedes incluir en ella a un grupo o grupos determinados de miembros gracias a sus etiquetas.

CÓMO CREAR ETIQUETAS DE PERSONAS:

1. Inicia sesión en tu cuenta Berrly desde aquí.

2. En el menú lateral izquierdo, haz clic en [Personas > Etiquetas].

3. En el campo en blanco [nombre de la etiqueta] escribe el nombre deseado para tu nueva etiqueta y luego haz clic en el botón [Añadir], a su derecha:

En esta imagen de ejemplo hay 5 etiquetas ya creadas: Benji, Socio VIP, Adulto/a, Jubilado/a y Menor de edad.

Una vez creadas nuestras etiquetas, es momento de asignarlas a nuestros miembros, como indicamos a continuación:

CÓMO ASIGNAR ETIQUETAS A PERSONAS:

1. Dirígete de nuevo al menú [Personas > Etiquetas].

2. Localiza la etiqueta deseada y haz clic en el botón [Asignar], justo a su derecha:

Esto nos llevará a una página con todos nuestros miembros, separándolos por aquellos que YA tienen esa etiqueta asignada y los que aún NO:

3. Haz clic en la pestaña [Sin la etiqueta] para ver la lista de miembros que no tengan esa etiqueta asignada aún.

4. Para cada miembro a quien quieras asignar esa etiqueta, haz clic en el botón con el [nombre de tu etiqueta], situado a su derecha:

En esta imagen de ejemplo tendríamos que hacer clic en el botón [Socio VIP] para asignar esta etiqueta a nuestro socio Michael Jordan.

Desde la ficha de una persona, también podemos asignarle etiquetas ya creadas.

Para ello, sigue estos pasos:

1. Localiza el miembro deseado en tu base de datos de personas, y haz clic en su nombre.

2. Entra en su ficha haciendo clic en el botón rojo [Ficha], abajo a la derecha:

3. Baja hasta que veas el campo [Etiquetas] y elimina o añade a este miembro la etiqueta deseada:

¡Importante! Las etiquetas no tienen porqué ser permanentes. ¡Podemos asignarlas y desasignarlas a nuestros miembros tantas veces como nos haga falta, y cada miembro puede tener una o más etiquetas asignadas a la vez, según nos convenga!

EL SISTEMA DE ETIQUETAS:

Hay otras funcionalidades que podemos usar para una asignación automatizada de las etiquetas de personas:

Por ejemplo, podemos hacer que las etiquetas se asignen automáticamente a los miembros que cumplan unos requisitos determinados con el uso de las etiquetas dinámicas:

Etiquetas dinámicas

O, también, aprovechar la herramienta del volcado de etiquetas para asignarlas de un solo golpe a miembros que ya tengan una o varias etiquetas determinadas.

Volcar personas a una etiqueta

Organiza deudas con el sistema de etiquetas

Parecido a la segmentación de personas por etiquetas, también podemos etiquetar deudas para encontrarlas con más rapidez.

¡Detalle! Las etiquetas de deudas se asignan durante la creación o edición de partidas de deudas o deudas individuales.

Haz clic aquí si necesitas ayuda para crear o editar deudas: Lleva el control de tus cobros y deudas

Es muy sencillo crear etiquetas de deudas, solo hay que seguir los siguientes pasos:

CÓMO CREAR ETIQUETAS DE DEUDAS:

1. Inicia sesión en tu cuenta Berrly desde aquí.

2. En el menú lateral izquierdo, haz clic en [Cobros > Partidas de deudas] o en [Cobros > Deudas].

3. Desde cualquiera de estas dos páginas, haz clic en el botón [Etiquetas de deudas], situado arriba a la derecha:

4. Verás una lista de las etiquetas de deudas ya creadas.

En el campo en blanco señalado en la imagen, escribe el nombre de la etiqueta de deuda que quieras crear y haz clic en el botón [Añadir]:

Las etiquetas de deudas se crearán activas ([ON]) por defecto para que puedas usarlas desde el momento en que las crees.

CÓMO ASIGNAR ETIQUETAS A UNA DEUDA:

1. Durante la creación o edición de una partida de deudas o una deuda individual podrás ver la opción para seleccionar las etiquetas de deudas que ya tengas creadas.

Haz clic en las etiquetas de deudas que quieras seleccionar y, una vez terminada la creación o edición de la deuda, haz clic en el botón [Crear] o [Actualizar]:

CÓMO ENCONTRAR DEUDAS POR SUS ETIQUETAS:

Desde la página de [Cobros > Deudas], verás la lista de todas las deudas individuales que hayas creado, incluyendo también las que estén en partidas de deudas.

Selecciona las etiquetas de deudas con las que quieras filtrar la búsqueda para que solo estas te aparezcan en la lista:

Organiza documentos con el sistema de etiquetas

De igual modo que la organización de personas y de deudas, podemos hacer uso del sistema de etiquetas para clasificar nuestros documentos subidos a la nube para una gestión más eficaz.

Si antes necesitas ayuda para aprender a subir y compartir documentos en la nube, haz clic aquí: Sube y comparte documentos en la nube

CÓMO CREAR ETIQUETAS DE DOCUMENTOS:

1. Inicia sesión en tu cuenta Berrly desde aquí.

2. En el menú lateral izquierdo, haz clic en [Gestor documental].

3. Haz clic en el botón [Etiquetas de los documentos], situado arriba a la derecha:

4. Verás una lista de las etiquetas de documentos ya creadas.

En el campo en blanco señalado en la imagen, escribe el nombre de la etiqueta de documento que quieras crear y haz clic en el botón [Añadir]:

Las etiquetas de documentos se crearán activas ([ON]) por defecto para que puedas usarlas desde el momento en que las crees.

5. Puedes incluso subclasificar las etiquetas de documentos mediante los Grupos:

Selecciona uno de los grupos que aparecen en la lista: después podrás renombrarlo haciendo clic en el botón del lápiz justo a la derecha de su nombre.

CÓMO ASIGNAR ETIQUETAS A UN DOCUMENTO:

1. Durante la subida de un documento verás la opción para seleccionar las etiquetas de documentos que ya tengas creadas.

Haz clic en las etiquetas de documentos que quieras seleccionar antes de subir el documento:

2. También puedes asignar y desasignar etiquetas a documentos ya subidos haciendo clic en el botón [Editar] del documento deseado:

3. En el campo “Etiquetas del Documento” selecciona o elimina las etiquetas de documentos que quieras, y después haz clic en [Guardar]:

CÓMO ENCONTRAR DOCUMENTOS POR SUS ETIQUETAS:

Desde la página del [Gestor documental], verás la lista de todos los documentos subidos en la nube.

Selecciona las etiquetas de documentos con las que quieras filtrar la búsqueda para que solo estos te aparezcan en la lista:

Comunícate con tus miembros

Si ya tienes miembros añadidos a tu base de datos seguro que querrás informarles de nuevos eventos, enviarles certificados de donaciones, recordarles deudas pendientes o posibles descuentos, etc.

Desde la página de [Comunicaciones] de nuestra cuenta en Berrly podremos comunicarnos con ellos usando cualquiera de estos canales: Boletín y E-mail, SMS, y Notificación de App — la herramienta de Imprimir carta está deshabilitada actualmente.

CÓMO CREAR COMUNICACIONES:

1. Inicia sesión en tu cuenta Berrly desde aquí.

2. En el menú lateral izquierdo, haz clic en [Comunicaciones] — Aquí verás un resumen de todas las que ya hayas creado.

3. Haz clic en el botón [Crear comunicación], situado en la esquina superior derecha.

4. En “Tipo de comunicación”, selecciona a través de qué canal prefieres comunicarte con tus miembros:

¡Detalle! Con Berrly podemos dejar preparadas para enviar multitud de comunicaciones. Y si queremos que un envío se efectúe nada más crearlo, sencillamente hay que programar la comunicación para que se envíe en los siguientes 5, 10 o 15... minutos.

Según el tipo de comunicación que elijas hay algunas diferencias a la hora de crearlas y programarlas. Haz clic en los siguientes enlaces para saber cómo hacerlo con cada una de ellas:

¡Importante! A la hora de crear comunicaciones siempre elegiremos como sus destinatarios a grupos de personas gracias al sistema de etiquetas.

Puedes repasar cómo funcionan las etiquetas de personas haciendo clic aquí: Organiza personas con el sistema de etiquetas

Articles

Crea un Boletín y E-mail

Con nuestro editor de correo, puedes crear y programar Boletines y E-mails para comunicarte con tus miembros a través de un correo electrónico.

Para hacerlo, sigue estas instrucciones:

CÓMO CREAR UN BOLETÍN Y E-MAIL:

1. Dirígete a la página de [Comunicaciones] de tu cuenta en Berrly y haz clic en el botón [Crear comunicación], situado en la esquina superior derecha.

2. En “Tipo de comunicación”, selecciona [Boletín y E-mail]:

3. Programa el envío: elige cuándo se enviará el correo electrónico.

4. Escribe el asunto del correo.

5. Revisa el remitente y dónde recibiréis las respuestas de vuestros miembros:

Este campo depende del correo usado en tu cuenta Berrly como gestor, por lo que por defecto debería ser el correcto — Si no es así, contáctanos a través de nuestro canal de tiquets de soporte o envíanos un correo a support@berrly.cloud.

6. Elige a qué grupo o grupos de personas quieres enviar la comunicación:

¡Para una mayor agilidad aprovecha las etiquetas con las que has organizado a tus miembros! — Si necesitas ayuda para gestionar tus etiquetas, haz clic aquí: Organiza personas con el sistema de etiquetas

7. Selecciona uno de los diseños de correo predeterminados y haz clic en el botón [Crear y editar], situado abajo a la derecha.

CÓMO EDITAR UN BOLETÍN Y E-MAIL:

Para dotar de contenido a nuestro Boletín y E-mail, podemos añadir texto, imágenes, enlaces… aprovechándonos de los botones de edición situados en la esquina superior derecha del editor de correo, como muestra la siguiente imagen:

Te los detallamos a continuación:

Previsualizar nuestro correo según desde qué dispositivo lo vayamos a leer:

Resaltar/dejar de resaltar los componentes de nuestro diseño:

Pasar a pantalla completa:

Ver y editar el correo en formato HTML — Esta opción es recomendable solo para usuarios avanzados y con conocimientos HTML:

Deshacer/rehacer cambios:

Modificar el componente seleccionado (tamaño, fuente y color de la letra, fondo…):

Identificar y nombrar el componente seleccionado:

Mostrar/No mostrar el Menú de capas:

Añadir/quitar componentes (recuadros con texto, imágenes, botones…):

Adjuntar archivos:

¡Ojo! Por defecto, todos los diseños contienen comandos como *|NAME|* o *|ATTACHMENTS-LIST|* — Recomendamos dejarlos tal y como están, puesto que son los datos que nuestro editor de correo personalizará automáticamente para cada uno de los miembros a los que llegará el correo.

"Error 500" al tratar de programar una comunicación: ¿Qué hago? Copiar y pegar texto o imágenes de fuentes externas que ya tengan su propio formato puede causar incompatiblidades y generar el "Error 500", incluso en la Firma por defecto: si te ocurre eso, elimina los textos e imágenes que hayas pegado y créalos de nuevo usando los componentes del editor de correo.

CÓMO ENVIAR UN BOLETÍN Y E-MAIL:

Con nuestro correo diseñado a gusto y con todo su contenido definido solo queda programar su envío:

Haz clic en el botón [Guardar] para dejar este correo en la bandeja de borradores — No se enviará hasta que no entres a editarlo y programes su envío.
Haz clic en el botón [Guardar y previsualizar] para echarle un último vistazo, tal y como lo verían los receptores, para detectar posibles errores.

Finalmente y para más seguridad aún, nuestro sistema te pedirá una última revisión y que, obligatoriamente, confirmes que está todo correcto:

Solo entonces se activará el botón [Programar envío]: Al hacer clic en él dejaremos nuestro correo en la cola de envío automático y, cuando llegue la hora programada, ¡todos los destinatarios lo recibirán!

¡Detalle! Para enviar un correo justo después de haberlo creado solo debes programar su envío para los siguientes 5, 10 o 15 minutos, según te convenga.

¡Extra! Podemos enviarnos un correo de prueba a nosotros mismos para comprobar cómo lo recibirán nuestros miembros — Algunos componentes como el enlace de acceso a la Zona privada no funcionarán, aunque podremos verlos presentes en el correo de prueba.

¡Ojo! Asegúrate de que tu correo está perfecto antes de confirmar, ya que una vez hecho no será posible editarlo, ¡solo eliminarlo!

Crea un SMS

Con nuestro editor de mensajería, puedes crear y programar SMSs para comunicarte con tus miembros a través de un mensaje al teléfono móbil.

Para hacerlo, sigue estas instrucciones:

CÓMO CREAR UN SMS:

1. Dirígete a la página de [Comunicaciones] de tu cuenta en Berrly y haz clic en el botón [Crear comunicación], situado en la esquina superior derecha.

2. En “Tipo de comunicación”, selecciona [SMS]:

3. Programa el envío: elige cuándo se enviará el SMS.

4. Escribe el título del SMS.

5. Elige a qué grupo o grupos de personas quieres enviar la comunicación:

¡Para una mayor agilidad aprovecha las etiquetas con las que has organizado a tus miembros! — Si necesitas ayuda para gestionar tus etiquetas, haz clic aquí: Organiza personas con el sistema de etiquetas

¿Hay menos receptores de los esperados? Si un miembro del grupo o grupos de destinatarios elegidos no tiene número de teléfono móbil en su ficha, no se le enviará el SMS.

6. Selecciona cualquiera de los diseños de SMS predeterminados y haz clic en el botón [Crear y editar], situado abajo a la derecha.

CÓMO EDITAR UN SMS:

Para dotar de contenido a nuestro SMS solo debemos escribir el mensaje que enviaremos a nuestros destinatarios elegidos:

Desde el editor del SMS también podrás modificar la fecha y hora de envío y los destinatarios.

CÓMO ENVIAR UN SMS:

Una vez creado y editado el SMS, marca los campos obligatorios para aceptar el coste y consentimiento del envío del SMS para que se active el botón de [Programar envío].

Al clicar en él, el SMS se pondrá en la cola para ser enviado definitivamente.

¡Detalle! Para enviar un SMS justo después de haberlo creado solo debes programar su envío para los siguientes 5, 10 o 15 minutos, según te convenga.

¡Extra! Podemos guardar el SMS en nuestra bandeja de borradores haciendo clic en el botón [Guardar], en lugar de programar el envío definitivo, para poder acabar de editarlo más adelante.

¡Ojo! Asegúrate de que tu SMS está perfecto antes de programar su envío, ya que una vez hecho no será posible editarlo, ¡solo eliminarlo!

Crea una Notificación de App

Si tu organización ya dispone de la App móbil para sus miembros, ¡puedes crear y hacerles llegar notificaciones Push!

Hacerlo es muy sencillo, solo debes seguir estos pasos:

CÓMO CREAR Y ENVIAR UNA NOTIFICACIÓN DE APP:

1. Dirígete a la página de [Comunicaciones] de tu cuenta en Berrly y haz clic en el botón [Crear comunicación], situado en la esquina superior derecha.

2. En “Tipo de comunicación”, selecciona [Notificación de App]:

3. Programa el envío: elige cuándo se enviará la notificación.

4. Escribe el título de la notificación.

5. Escribe el mensaje que leerán los destinatarios en la notificación.

6. Elige a qué grupo o grupos de personas quieres enviar la comunicación:

¡Para una mayor agilidad aprovecha las etiquetas con las que has organizado a tus miembros! — Si necesitas ayuda para gestionar tus etiquetas, haz clic aquí: Organiza personas con el sistema de etiquetas

7. Finalmente, haz clic en el botón [Crear y editar], abajo a la derecha, para dejar la notifiación directamente en la cola de envío.

¡Detalle! Para enviar una notificación de App justo después de haberla creado solo debes programar su envío para los siguientes 5, 10 o 15 minutos, según te convenga.

¡Atento! Al contrario de los boletines y e-mails y los SMSs, no podemos guardar notificaciones de App como borradores.

CÓMO Y DÓNDE VER LAS NOTIFICACIONES DE APP:

¡Información para los miembros de tu organización!

Los miembros pueden ver las notificaciones Push que hayas creado desde su propio teléfono móbil si ya tienen descargada y han iniciado sesión en la App móbil de tu organización

Haz clic aquí si aún no has configurado la App móbil para tus miembros: Gestión de la App móbil

Crea un Boletín y E-mail

Con nuestro editor de correo, puedes crear y programar Boletines y E-mails para comunicarte con tus miembros a través de un correo electrónico.

Para hacerlo, sigue estas instrucciones:

CÓMO CREAR UN BOLETÍN Y E-MAIL:

1. Dirígete a la página de [Comunicaciones] de tu cuenta en Berrly y haz clic en el botón [Crear comunicación], situado en la esquina superior derecha.

2. En “Tipo de comunicación”, selecciona [Boletín y E-mail]:

3. Programa el envío: elige cuándo se enviará el correo electrónico.

4. Escribe el asunto del correo.

5. Revisa el remitente y dónde recibiréis las respuestas de vuestros miembros:

Este campo depende del correo usado en tu cuenta Berrly como gestor, por lo que por defecto debería ser el correcto — Si no es así, contáctanos a través de nuestro canal de tiquets de soporte o envíanos un correo a support@berrly.cloud.

6. Elige a qué grupo o grupos de personas quieres enviar la comunicación:

¡Para una mayor agilidad aprovecha las etiquetas con las que has organizado a tus miembros! — Si necesitas ayuda para gestionar tus etiquetas, haz clic aquí: Organiza personas con el sistema de etiquetas

7. Selecciona uno de los diseños de correo predeterminados y haz clic en el botón [Crear y editar], situado abajo a la derecha.

CÓMO EDITAR UN BOLETÍN Y E-MAIL:

Para dotar de contenido a nuestro Boletín y E-mail, podemos añadir texto, imágenes, enlaces… aprovechándonos de los botones de edición situados en la esquina superior derecha del editor de correo, como muestra la siguiente imagen:

Te los detallamos a continuación:

Previsualizar nuestro correo según desde qué dispositivo lo vayamos a leer:

Resaltar/dejar de resaltar los componentes de nuestro diseño:

Pasar a pantalla completa:

Ver y editar el correo en formato HTML — Esta opción es recomendable solo para usuarios avanzados y con conocimientos HTML:

Deshacer/rehacer cambios:

Modificar el componente seleccionado (tamaño, fuente y color de la letra, fondo…):

Identificar y nombrar el componente seleccionado:

Mostrar/No mostrar el Menú de capas:

Añadir/quitar componentes (recuadros con texto, imágenes, botones…):

Adjuntar archivos:

¡Ojo! Por defecto, todos los diseños contienen comandos como *|NAME|* o *|ATTACHMENTS-LIST|* — Recomendamos dejarlos tal y como están, puesto que son los datos que nuestro editor de correo personalizará automáticamente para cada uno de los miembros a los que llegará el correo.

"Error 500" al tratar de programar una comunicación: ¿Qué hago? Copiar y pegar texto o imágenes de fuentes externas que ya tengan su propio formato puede causar incompatiblidades y generar el "Error 500", incluso en la Firma por defecto: si te ocurre eso, elimina los textos e imágenes que hayas pegado y créalos de nuevo usando los componentes del editor de correo.

CÓMO ENVIAR UN BOLETÍN Y E-MAIL:

Con nuestro correo diseñado a gusto y con todo su contenido definido solo queda programar su envío:

Haz clic en el botón [Guardar] para dejar este correo en la bandeja de borradores — No se enviará hasta que no entres a editarlo y programes su envío.
Haz clic en el botón [Guardar y previsualizar] para echarle un último vistazo, tal y como lo verían los receptores, para detectar posibles errores.

Finalmente y para más seguridad aún, nuestro sistema te pedirá una última revisión y que, obligatoriamente, confirmes que está todo correcto:

Solo entonces se activará el botón [Programar envío]: Al hacer clic en él dejaremos nuestro correo en la cola de envío automático y, cuando llegue la hora programada, ¡todos los destinatarios lo recibirán!

¡Detalle! Para enviar un correo justo después de haberlo creado solo debes programar su envío para los siguientes 5, 10 o 15 minutos, según te convenga.

¡Extra! Podemos enviarnos un correo de prueba a nosotros mismos para comprobar cómo lo recibirán nuestros miembros — Algunos componentes como el enlace de acceso a la Zona privada no funcionarán, aunque podremos verlos presentes en el correo de prueba.

¡Ojo! Asegúrate de que tu correo está perfecto antes de confirmar, ya que una vez hecho no será posible editarlo, ¡solo eliminarlo!

Obtén la App móvil para tu organización

SOLICITA Y OBTÉN LA APP DE SOCIOS Y SOCIAS PARA TU ORGANIZACIÓN

Para obtener la APP de socios y socias de tu organización, solo debes dirigirte a la pestaña [APP] del menú de la izquierda de tu cuenta en Berrly — Allí encontrarás información más detallada para solicitar la APP.

¡Sube tu logo, elige tus colores corporativos y haz clic en el botón [Solicitar APP]!

Nuestro equipo de desarrollo se pondrá en contacto contigo y, en un plazo de 4 semanas, ya estará activa y disponible para que los miembros de tu organización puedan descargarla en las stores de Android y Apple.

¡Extra! Podremos llevar un registro de los miembros que ya se hayan descargado la APP desde la pestaña [APP > Personas], desde nuestra cuenta en Berrly.

Una vez tengas la App móvil activada en las stores de Apple y de Android, ¡será el momento de hacérselo saber a todos los miembros de tu organización para que se la descarguen!

Haz clic aquí para saber cómo descargar e inicar sesión en la App móvil: Cómo descargar e iniciar sesión en la App móvil

Partidas de deudas

Cuando tenemos a varios miembros de nuestra organización pendientes de realizar un mismo pago podemos crear una sola deuda que las agrupe —una Partida de deudas— y hacérles llegar un recordatorio común a estos miembros o añadirla a un Pago SEPA, en lugar de tener que crear deudas individuales una a una por el mismo concepto a todos estos miembros.

Las partidas de deudas también nos serán útiles para agrupar diferentes deudas periódicas como pueden ser las cuotas de nuestros miembros que debemos cobrar mensual, trimestral o anualmente… ¡incluso cuando cada uno de estos socios tiene una cuota distinta!

Para crear y gestionar una Partida de dudas, sigue estas instrucciones:

CÓMO CREAR PARTIDAS DE DEUDAS:

1. Inicia sesión en tu cuenta Berrly desde aquí.

2. En el menú lateral izquierdo, haz clic en [Cobros > Partidas de deudas].

3. Arriba a la derecha, haz clic en el botón [Crear una partida]:

4. Selecciona los miembros correspondientes mediante sus etiquetas, rellena los campos con los datos de la partida de deudas y haz clic en el botón [Crear]:

- Para una partida en la que a todos los miembros se les cobra lo mismo, debemos seleccionar “Fijo” en el campo [Precio] y determinar su cantidad en €.
- Para una partida en la que se cobra un precio distinto a cada miembro según la cuota que tengan marcada en sus fichas, debemos seleccionar “Variable – Cuota” en el campo [Precio].

Encontrarás esta partida de deudas en la lista “Pendiente” de la página de [Partidas de deudas], desde donde podrás gestionarla como detallamos a continuación:

¡Etiqueta tus deudas! También puedes clasificar por etiquetas tus partidas de deudas. Cuando quieras encontrar deudas determinadas, ¡buscarlas por sus etiquetas te ahorrará mucho tiempo!

Haz clic aquí para aprender a usar las etiquetas de deudas: Organiza deudas con el sistema de etiquetas

BÚSQUEDA, GESTIÓN Y EDICIÓN DE PARTIDAS DE DEUDAS:

Al generar una partida de duedas se crearán todas las deudas incluidas en ella como “No pagadas”, con lo que saldrá reflejada la suma total en la página principal de [Cobros].

En la página de [Partidas de deudas] encontrarás todas las partidas de deudas separadas por las que contienen deudas aún pendientes, las que ya tienen todas sus deudas como pagadas y el conjunto de todas las partidas juntas.

A) PARA ENCONTRAR UNA PARTIDA DE DEUDAS DETERMINADA debes hacerlo por su nombre usando el buscador:

Además, todas las deudas incluidas en una partida de deudas también aparecerán en la página de [Deudas] donde podrás encontrarlas usando los filtros de búsqueda:

B) PARA MARCAR LAS DEUDAS INCLUIDAS EN UNA PARTIDA DE DEUDAS COMO PAGADAS, debes entrar en el contenido de la partida de deudas haciendo clic en el botón rojo con la suma de lo pendiente.

Entonces verás todas las deudas individuales incluidas en la partida de deudas: Haz clic en el botón [NO PAGADO] situado a su derecha, confirma la fecha y el método de pago y finalmente haz clic en el botón [Marcar como pagado] para pasarlas a la lista de deudas “Pagadas”:

C) PARA ACTUALIZAR, MODIFICAR O ELIMINAR UNA PARTIDA DE DEUDAS haz clic en el botón [Editar], situado a la derecha de la partida de deudas correspondiente:

SI NECESITAS EDITAR O ELIMINAR TAN SOLO UNA O MÁS DEUDAS INDIVIDUALES INCLUIDAS DENTRO DE UNA PARTIDA DE DEUDAS, debes entrar primero en ella haciendo clic en el botón verde (para las deudas ya pagadas) o rojo (para las deudas aún pendientes), localizar la deuda correspondiente y hacer clic en el botón [Editar], a su derecha:

¿Qué ocurre si no puedo eliminar una partida de deudas porque el botón [Eliminar] está inactivo? Una partida de deudas no se podrá eliminar si alguna de sus deudas está incluida en un Pago SEPA: ¡Para eliminar esa partida de deudas o alguna de sus deudas individuales primero se debe eliminar el Pago SEPA que la o las incluya!

Haz clic aquí para gestionar tus domiciliaciones y pagos SEPA: Pago SEPA

¿Necesitas ayuda? Recuerda que si te surge alguna duda utilizando nuestra plataforma puedes abrir un ticket de soporte o escribir a support@berrly.cloud. ¡Estaremos encantados de ayudarte!

D) PUEDES GENERAR FACTURAS de una partida de deudas o de deudas concretas incluidas en ella haciendo clic en el botón [Crear factura a partir de la partida de deuda]:

O directamente desde la página de [Facturas], haciendo clic en el botón [Crear factura]:

¡Extra: Partidas de deuda periódicas! ¿Tu organización tiene cobros semanales, mensuales, trimestrales, anuales... continuamente? ¡Con Berrly puedes generar partidas de deuda automáticamente en los plazos de tiempo que necesites!

Haz clic aquí para saber cómo generar partidas de deuda periódicas: Partidas de deuda periódicas

Articles

Partidas de deuda periódicas

Es muy común que necesitemos realizar el mismo tipo de cobros cada cierto tiempo. Con Berrly, además de poder crear deudas individuales y partidas de deudas siempre que lo necesitemos, ¡también podemos configurar partidas de deuda que se creen automáticamente a lo largo del tiempo: las partidas de deuda periódicas!

CÓMO CONFIGURAR PARTIDAS DE DEUDA PERIÓDICAS:

1. Inicia sesión en tu cuenta Berrly desde aquí.

2. En el menú lateral izquierdo, haz clic en [Cobros > Partidas de deudas].

3. Arriba a la derecha, haz clic en el botón [Partidas de deuda periódicas]:

4. Allí verás una lista con todas las deudas periódicas ya configuradas, esperando que llegue el día de su creación definitiva.

Para configurar una nueva partida de deuda, haz clic en el botón [Configurar una partida de deuda periódica]:

5. Rellena los campos con la información correspondiente a la partida de deuda, detallados a continuación:

1) Configura la partida que se creará automáticamente:

- - - Ponle un nombre a la partida de deuda.
    - Elige un precio “Fijo” si todas las personas incluidas van a pagar siempre lo mismo, o elige precio “Variable – Cuota” si quieres cobrar las cuotas que cada miembro tenga asignadas en sus fichas.
    - Elige qué personas van a incluirse en esta partida de deuda, mediante sus etiquetas.
    - También puedes asignar etiquetas de deuda para localizarla fácilmente a posteriori, añadir una descripción e incluso marcar que se trata de donaciones periódicas.

2) Fecha de creación de la primera partida: elige el día en el que se creará la primera partida de deuda y empezará su periodicidad.

3) Elige la frecuencia de repetición: elige cada cuántos días, semanas, meses o años se creará esta partida.

4) Verifica las siguientes repeticiones: repasa que la periodicidad elegida es correcta y se adapta a tus necesidades.

5) Notificaciones: elige qué usuarios gestores de la cuenta en Berrly serán notificados por correo electrónico cada vez que esta partida se cree.

6) Finalmente, haz clic en el botón [Configurar partida periódica], abajo a la derecha.

PARA EDITAR O ELIMINAR UNA PARTIDA DE DEUDA PERIÓDICA que ya hayas configurado, solo debes hacer clic en los botones correspondientes de la deuda que necesites editar o eliminar:

Cuando llegue el día elegido para la creación definitiva de una partida de deuda periódica esta podrá ser localizada en la página de [Partidas de deudas] como “Pendiente”.

Si necesitas detalles sobre cómo gestionar una partida de deudas ya creada, haz clic aquí: Búsqueda, gestión y edición de partidas de deudas

¡Extra: domicilia tus cobros con un pago SEPA! Si alguno de tus cobros lo realizas mediante domiciliación bancaria ¡puedes incluir sus correspondientes deudas en un Pago SEPA y enviarlo al banco para que gestione estas domiciliaciones!

Haz clic aquí para aprender a gestionar tus domiciliaciones y pagos SEPA: Pago SEPA

Campos configurables

Los campos configurables son campos que podemos crear y personalizar en la base de datos y que quedarán disponibles en todos los formularios de Berrly. Estos campos nos permitiran añadir información específica de la que dispongamos, según las necesidades de nuestra organización y nuestros miembros.

Son totalmente personalizables, sin límite de cantidad y, para una mejor clasificación, los podremos agrupar en categorías.

CÓMO CREAR CAMPOS CONFIGURABLES:

1. Inicia sesión en tu cuenta Berrly desde aquí.

2. En el menú lateral izquierdo, haz clic en [Personas] y luego en [Configuraciones]:

3. Esto nos llevará a la página [Campos configurables], donde podremos añadir nuevos campos según la información específica que necesitemos de cada persona:

- En Tipo de campo elegiremos cómo se incorporará esa información: escribiendo una fecha, un texto corto, seleccionando y/o añadiendo respuestas en una lista desplegable…
- Y más adelante, puedes clasificar campos que tengan relación entre sí en categorías.

En esta imagen hay, a modo de ejemplo, los campos Alergias, Medicamentos y Tutor/es legal/es. Los dos primeros los hemos agrupado en la categoría Datos médicos y, el último, en la categoría Relaciones Familiares.

¡Extra! Puedes hacer visibles o invisibles en la ficha de persona todos aquellos campos que hayas creado sin tener que eliminarlos, solo debes hacer clic en el botón [ON/OFF] situado a su derecha.

CAMPOS DEL TIPO ‘LISTA’:

Según qué nos interese, podemos permitir a nuestros miembros seleccionar una o más de las opciones de respuesta de esa lista, o incluso que ellos mismos añadan sus propias opciones.

Lista desplegable: Solo permite seleccionar 1 opción, pero los miembros pueden añadir la suya propia.
Lista desplegable múltipe: Permite seleccionar más de una opción a la vez y, además, que los miembros añadan las suyas propias.
Lista desplegable fija: Solo permite seleccionar 1 opción de las que haya (ningún miembro podrá añadir una opción extra propia).
Lista desplegable múltiple fija: Permite seleccionar más de una opción a la vez de entre las que haya (ningún miembro podrá añadir opciones extra propias).

CÓMO AÑADIR OPCIONES EN LOS CAMPOS DEL TIPO ‘LISTA’:

1. Haz clic en el botón azul indicado en la siguiente imagen, a la derecha del campo deseado:

2. Escribe las nuevas opciones que quieras y pulsa la tecla ENTER (o haz clic en Add…) para incorporarlas.

3. Para finalizar, haz clic en el botón [Añadir]:

4. Si quieres eliminar opciones, tan solo debes hacer clic en el botón rojo de [Eliminar], a su derecha:

¡Detalle! Cuando un campo del tipo lista ya ha sido usado, es decir, algún miembro ya ha indicado en su ficha alguna de sus opciones, este no podrá ser modificado.

Si necesitas modificar alguno de tus campos tipo lista y no puedes, abre un ticket de soporte o escribe support@berrly.cloud detallando los motivos. ¡Estaremos encantados de ayudarte!

Cómo compartir documentos con nuestros miembros

Gracias al gestor documental podemos compartir documentos determinados con un grupo o grupos concretos de miembros de nuestra organización.

¡Documentos compartidos! Los miembros de nuestra organización con quienes hayamos compartido documentos tendrán acceso a ellos para verlos y descargarlos desde la pestaña Documentos de su Zona privada.

Para compartir un documento solo hay que seguir estos pasos:

CÓMO COMPARTIR DOCUMENTOS:

1. Inicia sesión en tu cuenta Berrly desde aquí.

2. En el menú situado a la izquierda, haz clic en [Gestor documental].

3. Verás una lista de los documentos ya subidos en la nube.

Localiza y haz clic en el botón [Editar] situado a la derecha del documento que quieras compartir:

4. Selecciona [SÍ] en el campo “Compartir con personas”.

5. Selecciona el grupo o grupos de personas con quienes se compartirá este documento mediante sus etiquetas, y haz clic en [Guardar]:

¿Y si quiero dejar de compartir un documento pero mantenerlo en mi repositorio privado? Si pasado un tiempo cambiamos de opinión y queremos dejar de compartir un documento con nuestros miembros, solo debemos editarlo y seleccionar [NO] en el campo "Compartir con personas".

Importación de datos

Si estás en tus primeros pasos con Berrly y necesitas añadir por primera vez a todos tus miembros, ¡con Berrly podemos importarlos desde una base de datos externa sin necesidad de añadirlos uno a uno!

Para ello, solo deberás proporcionarnos su información mediante una plantilla específica en cualquiera de los formatos disponibles que encontrarás al final de este documento:

LA PLANTILLA:

Esta plantilla no es más que una tabla que deberás rellenar con la información de tu propia base de datos.

A la hora de rellenarla, debes tener en cuenta lo siguiente:

La plantilla dispone, en forma de columnas, campos de datos predeterminados. Estos campos suelen contener información básica de nuestros miembros como nombre y apellidos, dirección, número de inscripción…

¡Importante! Rellena estas columnas con los datos de tus miembros sin cambiarlas de orden. Si no dispones de algún dato para alguna columna, simplemente déjala en blanco.

Además, después de la última columna de información básica, la de Etiquetas (tags), podrás añadir nuevas columnas en las que incorporar la información extra que tengas de tus miembros.

Estas nuevas columnas serán los campos configurables, por ejemplo: Tipo de miembro, Periodicidad de la cuota, Profesión, etc.

RELLENAR LAS COLUMNAS DE INFORMACIÓN BÁSICA:

Hay algunas columnas básicas de Berrly que, aunque no son obligatorias, suelen ser de las más usadas, por lo que es importante saber cómo rellenarlas para que la importación de datos se realice con éxito.

Os las detallamos a continuación:

Columna	Nombre	Descripción y formato
B	Num de documento	El formato necesario para una importación correcta no debe contener espacios ni símbolos entre letras y/o números, y la letra debe ir en MAYÚSCULAS. Por ejemplo: 12345678Z para un DNI.
C	Tipo de documento	Los tipos de documento admitidos son CIF (para empresas) y DNI, NIE y Passport (para personas). «NIF» no es admitido para una importación correcta, en su caso, debemos anotar «DNI».
D	Nombre legal	Esta columna es necesaria solo en caso de estar añadiendo como miembro a una persona jurídica (empresa proveedora, patrocinador, etc.) como miembro. En estos casos también deberemos haber proporcionado su CIF en la columna Tipo de documento.
G	Apodo	Nombre por el cual solemos llamar o reconocemos a un miembro. Por ejemplo: Lionel Messi tendría «La Pulga» como apodo, o Johan Cruyff tendría «El Flaco».
H	Collective	Esta columna nos permitirá agrupar personas que tengan relación entre ellas o alguna característica en común (ya sean famliares, compañeros de trabajo, etc.). Debes rellenar esta columna usando la misma denominación o combinación de palabras para cada una de las personas que vayan a formar parte de un mismo colectivo. Por ejemplo: apellidos en caso de colectivos familiares, el nombre de empresa para compañeros de trabajo, etc.
I	Collective manager	De todos los miembros de un colectivo, uno o más de uno de ellos podrá ser el mánager o representante para gestionar sus datos personales, acceder a todos los carnés desde la App, etc. Para que así sea, debes anotar YES en la columna Collective manager del miembro que vaya a ser el mánager.
J	Género	Usaremos Male para hombre, Female para mujer o Trans, Non-binary… para cualquier género diferente a hombre o mujer.
K	Fecha de nacimiento (y cualquier campo que incluya una fecha)	El formato necesario para una importación correcta es DD/MM/AAAA. Si únicamente podemos proporcionar el año, nuestro sistema automáticamente asignará el 01/01 para completar la fecha.
O	Telf móvil (y cualquier campo que incluya un número de teléfono)	Sin espacios entre números. Podemos incluir el prefijo estatal, también sin espacios entre él y el número de teléfono. Por ejemplo: 612345678 o +34612345678
S	Código postal	El número completo, sin espacios y sin las siglas «CP».
Y	Forma de pago	Usa los siguientes códigos para cada forma de pago disponible: Cargos domiciliados en cuenta: BANK_DIRECT_DEBIT Pagos a través de transferencia bancaria: BANK_TRANSFER Pagos en efectivo: CASH Para pagos a través de la plataforma Stripe: STRIPE
Z	Titular banco	El nombre del titular de la cuenta bancaria donde se harán los cobros de sus cuotas o donaciones, cuando el método de pago sea transferencia o cargo domiciliado en cuenta.
AA	IBAN	El número completo, sin espacios. Si se introducen cuentas bancarias en formato antiguo CCC, el sistema lo importará, pero no podremos generar Pagos SEPA ya que para ello se necesita el IBAN completo.
AB	BIC	El número completo, sin espacios. El BIC es solo necesario para transacciones entre cuentas extrangeras.
AC	Cuota	Esta columna será necesaria solo cuando las cuotas de nuestros miembros sean voluntarias, por lo que cada miembro tendrá importes diferentes. El formato necesario para una importación correcta es escribiendo solo el número, sin el símbolo ‘€’.
AQ	Fecha de inscripción (y cualquier campo que incluya una fecha)	El formato necesario para una importación correcta es DD/MM/AAAA. Si únicamente podemos proporcionar el año, nuestro sistema automáticamente asignará el 01/01 para completar la fecha.
AR	Fecha de baja (y cualquier campo que incluya una fecha)	Todas las personas que tengan fecha de baja indicada en esta columna serán importadas como «persona dada de baja» directamente al directorio de Bajas. Los miembros que allí aparezcan no tendrán ninguna funcionalidad activa: no se podrán incluir en cobros, en comunicaciones, etc. El formato necesario para una importación correcta es DD/MM/AAAA. Si únicamente podemos proporcionar el año, nuestro sistema automáticamente asignará el 01/01 para completar la fecha.
AS	Etiquetas	Todos aquellos miembros que queramos clasificar en grupos deben compartir una misma etiqueta a nuestra elección. Cada miembro puede tener una o más etiquetas (puede pertenecer a más de un tipo de grupo) según nuestras necesidades. El formato necesario en la columna Etiquetas es MAYÚSCULAS, separadas por comas (,) y sin espacios entre estas. Por ejemplo: JUNIOR,GIMNASIO,BALONCESTO,SÁBADO

A partir de esta última columna de Etiquetas podremos crear nuevas columnas, donde podremos incluir toda la información extra que tengamos de nuestros miembros.

CREAR LAS COLUMNAS DE INFORMACIÓN EXTRA:

A partir de la última columna de información básica que verás en nuestra plantilla (la columna Etiquetas), podrás añadir tus propias columnas:

Serán tus campos configurables, o campos personalizados a la medida de las necesidades de tu organización, en los ques añadir toda la información extra que dispongas de tus miembros que no hayas podido añadir ya en las columnas básicas, por ejempolo: Tipo de miembro, Periodicidad de la cuota, Profesión, etc.

¡Extra! Los campos configurables son especialmente útiles para organizaciones de gran tamaño, por lo que crearlos durante la importación incial puede ahorrar gran cantidad de trabajo a posteriori.

HACERNOS LLEGAR LA PLANTILLA:

Una vez hayas completado la plantilla incluyendo todas las columnas básicas de las que tengas información y todas las columnas extra que hayas creado según tus necesidades, sálvala y guárdala bajo un nombre que puedas reconocer.

Ponte en contacto con la persona que os ayudó en vuestros primeros pasos, y ella os hará saber como hacernos llegar tu plantilla.

Nosotros nos encargaremos de repasarla y verificar el formato. Si no hay correcciones importantes que hacer, la importaremos a tu propia cuenta en Berrly. Este proceso puede durar hasta 3 días hábiles.

DESCARGA LA PLANTILLA:

Creación de eventos

CÓMO CREAR UN EVENTO:

1. Inicia sesión en tu cuenta Berrly desde aquí.

2. En el menú lateral izquierdo, haz clic en [Eventos].

3. Haz clic en el botón [Añadir], arriba a la derecha:

4. Elige qué tipo de evento quieres crear y haz clic en su propio botón de [Añadir]:

Podrás crear uno o más eventos del mismo tipo siempre que quieras.

TIPOS DE EVENTO:

Haz clic en el tipo de evento que te interese para saber qué más necesitas para crearlo:

Entradas sin numerar. Solo en zona privada

Para eventos a los que solo puedan asistir miembros de tu organización.
Sin necesidad de asientos numerados.
Los asistentes podrán adquirir sus entradas o invitaciones desde su zona privada.

Entradas sin numerar. Zona privada y landing pública

Para eventos abiertos a todo tipo de público, además de los miembros de tu organización.
Sin necesidad de asientos numerados.
El público externo podrá adquirir entradas desde el enlace web del evento que podrás compartir en tus redes sociales.
Los asistentes también podrán adquirir sus entradas o invitaciones desde su zona privada.

Entradas numeradas. Solo en zona privada

Para eventos a los que solo puedan asistir miembros de tu organización.
Asientos numerados y seleccionables.
Incluye la gestión de abonos para asignar asientos y reservar entradas automáticamente.
Los asistentes no abonados podrán adquirir sus entradas o invitaciones desde su zona privada.

Entradas numeradas. Zona privada y landing pública

Para eventos abiertos a todo tipo de público, además de los miembros de tu organización.
Asientos numerados y seleccionables.
Incluye la gestión de abonos para asignar asientos y reservar entradas automáticamente.
El público externo podrá adquirir entradas numeradas desde el enlace web del evento que podrás compartir en tus redes sociales.
Los asistentes no abonados también podrán adquirir sus entradas o invitaciones numeradas desde su zona privada.

Confirmación de asistencia. Solo en zona privada

Sin límite de aforo.
Para eventos a los que solo puedan asistir miembros de tu organización.
Sin necesidad de entradas o reserva de asientos.
Los asistentes sólo deberán confirmar su asistencia desde su zona privada.

¡Eventos con mapa de estadio para abonados y abonadas! Si tu organización dispone de estadio con abonos de temporada, Berrly ha diseñado una herramienta específica para su gestión que podrás aprovechar a la hora de crear eventos con entradas numeradas.

Haz clic aquí para gestionar tus abonos: Gestión de abonos

Articles

Crea un evento con entradas numeradas, solo para miembros de tu organización

Esta guía está dedicada a la creación de un evento con Entradas numeradas. Solo en zona privada:

Para eventos a los que solo puedan asistir miembros de tu organización.
Asientos numerados y seleccionables.
Incluye la gestión de abonos para asignar asientos y reservar entradas automáticamente.
Los asistentes no abonados podrán adquirir sus entradas o invitaciones desde su zona privada.

CÓMO CREAR UN EVENTO CON ENTRADAS NUMERADAS, SOLO PARA MIEMBROS DE TU ORGANIZACIÓN:

1. Incluye la información básica del evento:

- Nombre: Este campo es el único obligatorio. Puedes servirte de los comandos destacados en gris para añadir la fecha automáticamente
- Zona horaria: Configurada por defecto en “Europe/Madrid”, pero puede modificarse.
- Tipo de evento (etiquetas de evento): Las etiquetas de evento son meramente informativas y no afectarán a la creación del evento.
- Tipo de entrada: Configurada por defecto. No debería modificarse para eventos de este tipo.
- Foto: Aparecerá tanto en la misma entrada como en la página donde los miembros podrán adquirirla.

2. Selecciona el mapa del estadio y la configuración de abono deseada para este evento:

- Espacio: Elige en que estadio se celebrará el evento.
- Configuración del espacio: Elige la configuración de abono que quieras usar para ese estadio y ese evento en concreto.

3. Selecciona qué miembros de tu organización podrán adquirir entradas para este evento:

- ¿Evento público?: Configurado por defecto “No”, ya que este evento es solo para miembros de nuestra organización.
- ¿Quién puede inscribirse?: Puedes permitir la adquisición de entradas para este evento a todos los miembros de tu organización o tan solo a uno o varios grupos determinadas — En este caso, deberás escogerlos por sus etiquetas de persona.

4. Configura la fecha del evento y de la apertura de inscripciones y compra de entradas:

- Fecha y Hora: Elige cuándo se va a realizar el evento y la apretura de puertas del estadio.
- Duración: Indica cuánto va a durar el evento.
- ¿Cándo se abre la inscripción […]?: Elige cuándo podrán los miembros de tu organización comprar entradas o inscribirse a este evento, desde su zona privada.
- ¿Cuándo se cierra la inscripción?: Elige cuando se va a cerrar la compra de entradas o inscripciones para este evento.
- Mostrar en iCal: Elige si queres sincronizar la fecha de este evento con tu calendario iCal.

5. Incluye la descripción del evento:

- Información para las personas de la organización: Esta información es la que aparecerá como descripción del evento en la zona privada de los miembros de tu organización.
- Informacion privada: Solo disponible para los gestores de cuenta en Berrly.

6. Indica el lugar donde se realizará el evento:

*Si el mapa no detecta la dirección escrita, debes marcarla manualmente en él.

7. Publica el evento o guárdalo como borrador:

- Borrador: Mantén el evento como borrador para terminar de editarlo y publicarlo más adelante.
- Publicado: Confirma que quieres mostrar este evento en la zona privada de los miembros de tu organización:

¡Atención! Antes de publicar el evento, asegúrate que lo has configurado correctamente: Una vez se haya inscrito un miembro o haya comprado una entrada, habrá apartados que no podrán ser modificados.

8. Crea las entradas para este evento:

Haz clic aquí para saber cómo añadir entradas a un evento: Crea y vende entradas para tus eventos

¿Necesitas ayuda? Recuerda que si te surge alguna duda utilizando nuestra plataforma puedes abrir un ticket de soporte o escribir a support@berrly.cloud. ¡Estaremos encantados de ayudarte!

Crea un evento con entradas numeradas para todo tipo de público

[Disponible próximamente]

TU BASE DE DATOS

La base de datos es el pilar básico de toda organización, ya que son las personas que forman parte de ella.

En Berrly podrás gestionarla desde el menú [Personas]:

Haz clic en los siguientes enlaces para aprender a gestionar tu comunidad en Berrly:

¡Y AHORA, MANTÉN TU BASE DE DATOS ORGANIZADA CON NUESTRO SISTEMA DE ETIQUETAS!

Una vez tengas las fichas configuradas tal y como necesitas, seguramente querrás aprender a segmentar a todas las personas de tu organización.

Clasificarlas te será muy útil, por ejemplo, para cuando quieras comunicarte con ellas, o gestionar sus deudas, o invitarlas a eventos, etc.

¡Para ello, debes conocer como funciona nuestro sistema de etiquetas! Haz clic aquí para saber cómo fucionan las etiquetas: El sistema de etiquetas

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Añade personas a tu base de datos

Añadir a todos tus miembros en tu cuenta de Berrly suele ser el primer paso a realizar. O, cuando ya llevas tiempo con nosotros y se han sumado nuevos miembros a tu organización, necesitarás añadirlos a tu base de datos.

Podemos hacerlo de tres maneras:

Importándolos desde una base de datos externa — ¡Esta es la opción recomendada para añadir de golpe a todos tus miembros!
Creando y editando sus fichas manualmente — ¡Esta es la opción recomendada para añadir nuevos miembros por ti mismo a tu base de datos en Berrly!
A partir de los formularios de preinscripción — ¡Esta es la opción recomendada para dejar que sean tus miembros los que te envíen sus datos!

Importación de datos

Si estás en tus primeros pasos con Berrly y necesitas añadir por primera vez a todos tus miembros, ¡con Berrly podemos importarlos desde una base de datos externa sin necesidad de añadirlos uno a uno!

Para ello, solo deberás proporcionarnos su información mediante una plantilla específica en cualquiera de los formatos disponibles que encontrarás al final de este documento:

LA PLANTILLA:

Esta plantilla no es más que una tabla que deberás rellenar con la información de tu propia base de datos.

A la hora de rellenarla, debes tener en cuenta lo siguiente:

La plantilla dispone, en forma de columnas, campos de datos predeterminados. Estos campos suelen contener información básica de nuestros miembros como nombre y apellidos, dirección, número de inscripción…

¡Importante! Rellena estas columnas con los datos de tus miembros sin cambiarlas de orden. Si no dispones de algún dato para alguna columna, simplemente déjala en blanco.

Además, después de la última columna de información básica, la de Etiquetas (tags), podrás añadir nuevas columnas en las que incorporar la información extra que tengas de tus miembros.

Estas nuevas columnas serán los campos configurables, por ejemplo: Tipo de miembro, Periodicidad de la cuota, Profesión, etc.

RELLENAR LAS COLUMNAS DE INFORMACIÓN BÁSICA:

Hay algunas columnas básicas de Berrly que, aunque no son obligatorias, suelen ser de las más usadas, por lo que es importante saber cómo rellenarlas para que la importación de datos se realice con éxito.

Os las detallamos a continuación:

Columna	Nombre	Descripción y formato
B	Num de documento	El formato necesario para una importación correcta no debe contener espacios ni símbolos entre letras y/o números, y la letra debe ir en MAYÚSCULAS. Por ejemplo: 12345678Z para un DNI.
C	Tipo de documento	Los tipos de documento admitidos son CIF (para empresas) y DNI, NIE y Passport (para personas). «NIF» no es admitido para una importación correcta, en su caso, debemos anotar «DNI».
D	Nombre legal	Esta columna es necesaria solo en caso de estar añadiendo como miembro a una persona jurídica (empresa proveedora, patrocinador, etc.) como miembro. En estos casos también deberemos haber proporcionado su CIF en la columna Tipo de documento.
G	Apodo	Nombre por el cual solemos llamar o reconocemos a un miembro. Por ejemplo: Lionel Messi tendría «La Pulga» como apodo, o Johan Cruyff tendría «El Flaco».
H	Collective	Esta columna nos permitirá agrupar personas que tengan relación entre ellas o alguna característica en común (ya sean famliares, compañeros de trabajo, etc.). Debes rellenar esta columna usando la misma denominación o combinación de palabras para cada una de las personas que vayan a formar parte de un mismo colectivo. Por ejemplo: apellidos en caso de colectivos familiares, el nombre de empresa para compañeros de trabajo, etc.
I	Collective manager	De todos los miembros de un colectivo, uno o más de uno de ellos podrá ser el mánager o representante para gestionar sus datos personales, acceder a todos los carnés desde la App, etc. Para que así sea, debes anotar YES en la columna Collective manager del miembro que vaya a ser el mánager.
J	Género	Usaremos Male para hombre, Female para mujer o Trans, Non-binary… para cualquier género diferente a hombre o mujer.
K	Fecha de nacimiento (y cualquier campo que incluya una fecha)	El formato necesario para una importación correcta es DD/MM/AAAA. Si únicamente podemos proporcionar el año, nuestro sistema automáticamente asignará el 01/01 para completar la fecha.
O	Telf móvil (y cualquier campo que incluya un número de teléfono)	Sin espacios entre números. Podemos incluir el prefijo estatal, también sin espacios entre él y el número de teléfono. Por ejemplo: 612345678 o +34612345678
S	Código postal	El número completo, sin espacios y sin las siglas «CP».
Y	Forma de pago	Usa los siguientes códigos para cada forma de pago disponible: Cargos domiciliados en cuenta: BANK_DIRECT_DEBIT Pagos a través de transferencia bancaria: BANK_TRANSFER Pagos en efectivo: CASH Para pagos a través de la plataforma Stripe: STRIPE
Z	Titular banco	El nombre del titular de la cuenta bancaria donde se harán los cobros de sus cuotas o donaciones, cuando el método de pago sea transferencia o cargo domiciliado en cuenta.
AA	IBAN	El número completo, sin espacios. Si se introducen cuentas bancarias en formato antiguo CCC, el sistema lo importará, pero no podremos generar Pagos SEPA ya que para ello se necesita el IBAN completo.
AB	BIC	El número completo, sin espacios. El BIC es solo necesario para transacciones entre cuentas extrangeras.
AC	Cuota	Esta columna será necesaria solo cuando las cuotas de nuestros miembros sean voluntarias, por lo que cada miembro tendrá importes diferentes. El formato necesario para una importación correcta es escribiendo solo el número, sin el símbolo ‘€’.
AQ	Fecha de inscripción (y cualquier campo que incluya una fecha)	El formato necesario para una importación correcta es DD/MM/AAAA. Si únicamente podemos proporcionar el año, nuestro sistema automáticamente asignará el 01/01 para completar la fecha.
AR	Fecha de baja (y cualquier campo que incluya una fecha)	Todas las personas que tengan fecha de baja indicada en esta columna serán importadas como «persona dada de baja» directamente al directorio de Bajas. Los miembros que allí aparezcan no tendrán ninguna funcionalidad activa: no se podrán incluir en cobros, en comunicaciones, etc. El formato necesario para una importación correcta es DD/MM/AAAA. Si únicamente podemos proporcionar el año, nuestro sistema automáticamente asignará el 01/01 para completar la fecha.
AS	Etiquetas	Todos aquellos miembros que queramos clasificar en grupos deben compartir una misma etiqueta a nuestra elección. Cada miembro puede tener una o más etiquetas (puede pertenecer a más de un tipo de grupo) según nuestras necesidades. El formato necesario en la columna Etiquetas es MAYÚSCULAS, separadas por comas (,) y sin espacios entre estas. Por ejemplo: JUNIOR,GIMNASIO,BALONCESTO,SÁBADO

A partir de esta última columna de Etiquetas podremos crear nuevas columnas, donde podremos incluir toda la información extra que tengamos de nuestros miembros.

CREAR LAS COLUMNAS DE INFORMACIÓN EXTRA:

A partir de la última columna de información básica que verás en nuestra plantilla (la columna Etiquetas), podrás añadir tus propias columnas:

Serán tus campos configurables, o campos personalizados a la medida de las necesidades de tu organización, en los ques añadir toda la información extra que dispongas de tus miembros que no hayas podido añadir ya en las columnas básicas, por ejempolo: Tipo de miembro, Periodicidad de la cuota, Profesión, etc.

¡Extra! Los campos configurables son especialmente útiles para organizaciones de gran tamaño, por lo que crearlos durante la importación incial puede ahorrar gran cantidad de trabajo a posteriori.

HACERNOS LLEGAR LA PLANTILLA:

Una vez hayas completado la plantilla incluyendo todas las columnas básicas de las que tengas información y todas las columnas extra que hayas creado según tus necesidades, sálvala y guárdala bajo un nombre que puedas reconocer.

Ponte en contacto con la persona que os ayudó en vuestros primeros pasos, y ella os hará saber como hacernos llegar tu plantilla.

Nosotros nos encargaremos de repasarla y verificar el formato. Si no hay correcciones importantes que hacer, la importaremos a tu propia cuenta en Berrly. Este proceso puede durar hasta 3 días hábiles.

DESCARGA LA PLANTILLA:

Cómo añadir y editar personas

Añadir nuevas personas a tu base de datos o editar información de miembros ya existentes es muy sencillo con Berrly, incluso si lo queremos hacer manualmente:

CÓMO AÑADIR UNA NUEVA PERSONA:

1. Inicia sesión en tu cuenta Berrly desde aquí.

2. En el menú lateral izquierdo, haz clic en [Personas].

3. Haz clic en el botón [Añadir], situado arriba a la derecha.

4. Rellena los campos vacíos con la información que tengas del nuevo miembro.

5. Y haz clic en [Guardar], al final de la página.

CÓMO EDITAR UNA PERSONA YA EXITENTE:

1. Desde el menú [Personas], localiza la persona que quieras editar y haz clic en su nombre.

2. Se abrirá un resumen de su ficha. Haz clic en el botón rojo [Ficha], abajo a la derecha.

3. Edita los campos que quieras modificar.

4. Y haz clic en [Guardar], al final de la página.

Puedes personalizar la ficha de persona con nuevos campos más allá de los básicos como el nombre, dirección, etc. para añadir información específica de tus miembros.

Para personalizar esta ficha, sigue estas instrucciones: Personaliza las fichas de persona

Formularios de preinscripción

Los formularios de preinscripción son la mejor manera de recibir información de personas que quieran entrar a formar parte de tu organización.

Estos formularios son personalizables y pueden ofrecerse en vuestra propia web a través de su enlace.

Cuando alguien rellene el formulario con sus datos, puedes hacer que se añada directamente a tu base de datos o requerir tu aprovación antes de añadirlo.

¡Extra! Puedes crear tantos formularios como necesites según el tipo de miembro, socio o socia al que quieras dirigirte.

CÓMO CREAR Y PERSONALIZAR UN FORMULARIO DE PREINSCRIPCIÓN:

1. Inicia sesión en tu cuenta Berrly desde aquí.

2. En el menú lateral izquierdo, haz clic en [Personas > Configuraciones > Formularios de preinscripción].

3. Selecciona el formulario con el que vas a trabajar, o haz clic en el botón [Nuevo formulario] para crear uno nuevo, como verás en la siguiente imagen:

4. ¡Usa las pestañas [Campos], [Textos legales], [Diseño] y [Correos] para personalizar el formulario de preinscripcción a tu gusto!

5. Usa el enlace del formulario para incrustarlo en tu propia web, o envíalo por correo a potenciales nuevos miembros de tu organización:

6. Para hacer que el nuevo miembro se añada directamente a tu base de datos una vez haya rellenado el formulario, o para requerir de tu aprovación para que se añada, selecciona entre “En preinscripción” o “Ya inscrito“:

Recuerda que una vez tengas a un miembro en tu base de datos, siempre podrás modificar su información entrando en su ficha — Para más información sobre cómo editar la ficha de uno de tus miembros, haz clic aquí: Cómo editar un miembro ya existente

Además, tus miembros también pueden actualizar sus propios datos desde su Zona privada, siempre y cuando se lo permitas — Puedes ver instrucciones específicas sobre cómo hacer que un socio actualice sus datos aquí: Formularios de actualización

Personaliza las fichas de persona

Por defecto, Berrly ofrece una serie de campos básicos para la incorporación de todos los datos de los que se dispongan de los miembros de una organización: los campos básicos (nombre y apellidos, dirección, correo, observaciones, método de pago, etc.)

Puedes invisibilizar/hacer visibles cualquiera de estos campos para una mejor organización de tus fichas de persona siguiendo estas instrucciones:

1. Inicia sesión en tu cuenta Berrly desde aquí.

2. En el menú lateral izquierdo, haz clic en [Personas] y luego en [Configuraciones].

3. Allí, haz clic en [Fichas]:

Un botón en color azul significa 'Sí' y, si está en rojo, significa 'No'.

[Visible]: activa/desactiva (azul/rojo) todos aquellos campos que quieras hacer visibles/invisibles en tus fichas de persona.
[Obligatorio]: activa/desactiva (azul/rojo) todos aquellos campos que deban tener información obligatoriamente.

¿TE FALTAN CAMPOS DONDE AÑADIR TUS DATOS?

Cada organización puede requerir de cierta información específica, propia de sus actividades únicas, además de la básica como el nombre, la dirección, etc.

¡Por eso, Berrly también ofrece la posibilidad de crear nuevos campos totalmente personalizables para la incorporación de estos datos!

Para ello, haz clic aquí: Cómo crear campos configurables

¡Extra! Podemos permitir a nuestros miembros que ellos mismos actualicen sus propios datos desde su Zona privada gracias a nuestros Formularios de actualización:

Haz clic aquí para configurar tus Formularios de actualización.

Campos configurables

Los campos configurables son campos que podemos crear y personalizar en la base de datos y que quedarán disponibles en todos los formularios de Berrly. Estos campos nos permitiran añadir información específica de la que dispongamos, según las necesidades de nuestra organización y nuestros miembros.

Son totalmente personalizables, sin límite de cantidad y, para una mejor clasificación, los podremos agrupar en categorías.

CÓMO CREAR CAMPOS CONFIGURABLES:

1. Inicia sesión en tu cuenta Berrly desde aquí.

2. En el menú lateral izquierdo, haz clic en [Personas] y luego en [Configuraciones]:

3. Esto nos llevará a la página [Campos configurables], donde podremos añadir nuevos campos según la información específica que necesitemos de cada persona:

- En Tipo de campo elegiremos cómo se incorporará esa información: escribiendo una fecha, un texto corto, seleccionando y/o añadiendo respuestas en una lista desplegable…
- Y más adelante, puedes clasificar campos que tengan relación entre sí en categorías.

¡Extra! Puedes hacer visibles o invisibles en la ficha de persona todos aquellos campos que hayas creado sin tener que eliminarlos, solo debes hacer clic en el botón [ON/OFF] situado a su derecha.

CAMPOS DEL TIPO ‘LISTA’:

Según qué nos interese, podemos permitir a nuestros miembros seleccionar una o más de las opciones de respuesta de esa lista, o incluso que ellos mismos añadan sus propias opciones.

Lista desplegable: Solo permite seleccionar 1 opción, pero los miembros pueden añadir la suya propia.
Lista desplegable múltipe: Permite seleccionar más de una opción a la vez y, además, que los miembros añadan las suyas propias.
Lista desplegable fija: Solo permite seleccionar 1 opción de las que haya (ningún miembro podrá añadir una opción extra propia).
Lista desplegable múltiple fija: Permite seleccionar más de una opción a la vez de entre las que haya (ningún miembro podrá añadir opciones extra propias).

CÓMO AÑADIR OPCIONES EN LOS CAMPOS DEL TIPO ‘LISTA’:

1. Haz clic en el botón azul indicado en la siguiente imagen, a la derecha del campo deseado:

2. Escribe las nuevas opciones que quieras y pulsa la tecla ENTER (o haz clic en Add…) para incorporarlas.

3. Para finalizar, haz clic en el botón [Añadir]:

4. Si quieres eliminar opciones, tan solo debes hacer clic en el botón rojo de [Eliminar], a su derecha:

¡Detalle! Cuando un campo del tipo lista ya ha sido usado, es decir, algún miembro ya ha indicado en su ficha alguna de sus opciones, este no podrá ser modificado.

Si necesitas modificar alguno de tus campos tipo lista y no puedes, abre un ticket de soporte o escribe support@berrly.cloud detallando los motivos. ¡Estaremos encantados de ayudarte!

Formularios de actualización

Con los Formularios de actualización, dotaremos a nuestros miembros de la posibilidad de editar y actualizar sus propios datos, desde su Zona privada:

1. Para ello, primero debemos tenerlos activados desde nuestra página de [Personas > Configuraciones > Formularios de actualización]:

El botón en color azul significa que está activado. Si está en color rojo, significa que está desactivado.

2. Allí, no solo podremos activar o desactivar el acceso al formulario, sino que también podremos configurar qué campos serán los que se puedan modificar, los que deban ser rellenados obligatoriamente, etc:

Botón [Visible] activado (en azul): El campo aparece en el formulario y puede ser modificado o incluso dejarse en blanco.
Botón [Obligatorio] activado (en azul): El campo aparece en el formulario y no puede dejarse en blanco.
Botón [Solo lectura] activado (en azul): El campo aparece en el formulario pero no puede ser modificado.

3. En nuestro formulario de actualización también podemos añadir diferentes Textos legales que el miembro debe aceptar para poder efectuar los cambios en sus datos:

4. Con el Formulario de actualización configurado y activado, nuestros miembros podrán mantener al día sus datos desde la pestaña [Editar datos], en su Zona privada.

5. Una vez hayan realizado los cambios, estos aparecerán pendientes de revisión en la página [Personas], y deben ser aprovados por los administradores de la cuenta en Berrly:

Modelo 182

El Modelo 182 es el documento con el que se declaran a la Agencia Tributaria española todas las donaciones recibidas año a año.

Con este documento no solo se hacen oficiales estas donaciones, sino que también se pueden generar los certificados que acrediten como donantes a todos aquellos miembros que nos hayan hecho donaciones.

Obtén de un plumazo el Modelo 182 y los certificados de donación: ¡Berrly genera automáticamente todos los certificados de donación una vez creado el Modelo 182 que las declare!

Donaciones > Modelo 182 > Certificados de donación Para generar tu Modelo 182, ¡primero deberás haber introducido en tu cuenta de Berrly las donaciones recibidas!

Haz clic aquí para saber cómo crear una donación: Las donaciones

1. DONACIONES

2. CÓMO GENERAR EL MODELO 182:

2.1. Dirígete a la pestaña “Modelos 182” de la página de [Donaciones] y haz clic en el botón [Añadir certificado]:

2.2. Elige para qué año vas a crear el documento Modelo 182 — Solo podemos crear un documento Modelo 182 por año, aunque con Berrly lo podremos editar antes de enviarlo a la Agencia Tributaria.

2.3. En la columna de la izquierda “Donaciones excluidas en el modelo 182” verás todas las donaciones existentes de ese año: Selecciona todas las quieras incluir en el documento Modelo 182 y haz clic en el botón [Incluir selección en el modelo 182].

Esto moverá todas las donaciones seleccionadas a la columna de la derecha “Donaciones incluidas en el modelo 182”:

Una vez sea así, haz clic en el botón [Siguiente], arriba a la derecha:

2.4. Veremos el panel donde elegir qué porcentaje de deducción debemos asignar a las donaciones:

- - Automático: El sistema nos calculará el porcentaje de deducción según la legislación vigente, lo que hará que pueda variar para cada donación incluida en el Modelo 182, según su tipo.
  - Fijo: Nos permitirá elegir el valor del porcentaje de deducción, que será el mismo para todas la donaciones incluidas en el Modelo 182.

Con el porcentaje de deducción elegido, haz clic en el botón [Empezar el proceso de cierre del modelo 182].

2.5. Añade a la persona de contacto que se encargará de hacer llegar el documento Modelo 182 a la Agencia Tributaria y revisa los campos de las donaciones:

- - DATOS DE LOS DONANTES: Por defecto, los datos se recogerán automáticamente de las fichas de cada donante y se rellenarán en el formato necesario para la Agencia Tributaria:
    - DNI o CIF, según si el donante es persona física o persona jurídica
    - Nombre y apellidos
    - Código postal
    - Provincia

- - FUSIONAR DONACIONES: Es común que recibamos donaciones de diferentes entidades o personas jurídicas, pero que todas ellas formen parte de una sola gran entidad. A ojos de la Agencia Tributaria esta gran entidad será la donante oficial y, por tanto, la que desgravará esas donaciones — Cuando sea así y lo necesitemos, podremos seleccionar todas estas donaciones y fusionarlas en una sola haciendo clic en el botón [Fusionar declarados seleccionados]:

Finalmente, una vez todo revisado y correcto, haz clic en el botón [Cerrar el modelo 128].

2.6. En Berrly, cerrar el documento Modelo 182 ya conlleva la creación y envío automático de todos los certificados de donación.

Solo necesitas subir una imagen con tu firma para que aparezca en el certificado y hacer clic en el nuevo botón [Cerrar el modelo 182]:

EDICIÓN DE UN MODELO 182:

Para editar un documento Modelo 182, solo se debe abrir de nuevo siguiendo estos dos pasos:

1. Del documento Modelo 182 que debamos editar, haz clic en el botón [Ver], a su derecha:

2. Una vez dentro, haz clic en el botón [Volver a abrir el Modelo 182] para editarlo:

Esto nos llevará al paso 2.3. —explicado en la sección anterior “Cómo generar el Modelo 182”—, desde donde podremos añadir nuevas donaciones al documento Modelo 182 o excluir antiguas.

DESCARGA EL MODELO 182 Y LOS CERTIFICADOS DE DONACIÓN:

En este punto ya podrás ver el documento en tu navegador y descargarlo en el formato admitido por la Agencia Tributaria, ¡e incluso reenviar los certificados siempre que quieras usando los botones correspndientes:

Además, con el documento Modelo 182 creado y cerrado, ¡todos los miembros donantes podrán acceder a su certificado de donaciones desde su propia Zona privada, en la pestaña de [Deudas > Donaciones]!

Para ello, debes tener activada la opción “Descarga el certificado de donaciones” desde el menú de configuración de la Zona privada, como muestra la siguiente imagen:

Para una gestión más detallada de los certificados de donación, haz clic aquí: Certificados de donación

Crea un evento con entradas numeradas, solo para miembros de tu organización

Esta guía está dedicada a la creación de un evento con Entradas numeradas. Solo en zona privada:

Para eventos a los que solo puedan asistir miembros de tu organización.
Asientos numerados y seleccionables.
Incluye la gestión de abonos para asignar asientos y reservar entradas automáticamente.
Los asistentes no abonados podrán adquirir sus entradas o invitaciones desde su zona privada.

CÓMO CREAR UN EVENTO CON ENTRADAS NUMERADAS, SOLO PARA MIEMBROS DE TU ORGANIZACIÓN:

1. Incluye la información básica del evento:

- Nombre: Este campo es el único obligatorio. Puedes servirte de los comandos destacados en gris para añadir la fecha automáticamente
- Zona horaria: Configurada por defecto en “Europe/Madrid”, pero puede modificarse.
- Tipo de evento (etiquetas de evento): Las etiquetas de evento son meramente informativas y no afectarán a la creación del evento.
- Tipo de entrada: Configurada por defecto. No debería modificarse para eventos de este tipo.
- Foto: Aparecerá tanto en la misma entrada como en la página donde los miembros podrán adquirirla.

2. Selecciona el mapa del estadio y la configuración de abono deseada para este evento:

- Espacio: Elige en que estadio se celebrará el evento.
- Configuración del espacio: Elige la configuración de abono que quieras usar para ese estadio y ese evento en concreto.

3. Selecciona qué miembros de tu organización podrán adquirir entradas para este evento:

- ¿Evento público?: Configurado por defecto “No”, ya que este evento es solo para miembros de nuestra organización.
- ¿Quién puede inscribirse?: Puedes permitir la adquisición de entradas para este evento a todos los miembros de tu organización o tan solo a uno o varios grupos determinadas — En este caso, deberás escogerlos por sus etiquetas de persona.

4. Configura la fecha del evento y de la apertura de inscripciones y compra de entradas:

- Fecha y Hora: Elige cuándo se va a realizar el evento y la apretura de puertas del estadio.
- Duración: Indica cuánto va a durar el evento.
- ¿Cándo se abre la inscripción […]?: Elige cuándo podrán los miembros de tu organización comprar entradas o inscribirse a este evento, desde su zona privada.
- ¿Cuándo se cierra la inscripción?: Elige cuando se va a cerrar la compra de entradas o inscripciones para este evento.
- Mostrar en iCal: Elige si queres sincronizar la fecha de este evento con tu calendario iCal.

5. Incluye la descripción del evento:

- Información para las personas de la organización: Esta información es la que aparecerá como descripción del evento en la zona privada de los miembros de tu organización.
- Informacion privada: Solo disponible para los gestores de cuenta en Berrly.

6. Indica el lugar donde se realizará el evento:

7. Publica el evento o guárdalo como borrador:

- Borrador: Mantén el evento como borrador para terminar de editarlo y publicarlo más adelante.
- Publicado: Confirma que quieres mostrar este evento en la zona privada de los miembros de tu organización:

¡Atención! Antes de publicar el evento, asegúrate que lo has configurado correctamente: Una vez se haya inscrito un miembro o haya comprado una entrada, habrá apartados que no podrán ser modificados.

8. Crea las entradas para este evento:

Haz clic aquí para saber cómo añadir entradas a un evento: Crea y vende entradas para tus eventos

¿Necesitas ayuda? Recuerda que si te surge alguna duda utilizando nuestra plataforma puedes abrir un ticket de soporte o escribir a support@berrly.cloud. ¡Estaremos encantados de ayudarte!

Organiza personas con el sistema de etiquetas

Una manera muy útil de trabajar con todos tus miembros es mediante sus etiquetas.

¡Con ellas, puedes organizar, clasificar, agrupar… a todos tus miembros según más te convenga en cada ocasión!

Por ejemplo, a la hora de enviar una comunicación masiva, usa las etiquetas para elegir el grupo de miembros a los que va destinada.

O cuando crees una partida de deuda, puedes incluir en ella a un grupo o grupos determinados de miembros gracias a sus etiquetas.

CÓMO CREAR ETIQUETAS DE PERSONAS:

1. Inicia sesión en tu cuenta Berrly desde aquí.

2. En el menú lateral izquierdo, haz clic en [Personas > Etiquetas].

3. En el campo en blanco [nombre de la etiqueta] escribe el nombre deseado para tu nueva etiqueta y luego haz clic en el botón [Añadir], a su derecha:

Una vez creadas nuestras etiquetas, es momento de asignarlas a nuestros miembros, como indicamos a continuación:

CÓMO ASIGNAR ETIQUETAS A PERSONAS:

1. Dirígete de nuevo al menú [Personas > Etiquetas].

2. Localiza la etiqueta deseada y haz clic en el botón [Asignar], justo a su derecha:

Esto nos llevará a una página con todos nuestros miembros, separándolos por aquellos que YA tienen esa etiqueta asignada y los que aún NO:

3. Haz clic en la pestaña [Sin la etiqueta] para ver la lista de miembros que no tengan esa etiqueta asignada aún.

4. Para cada miembro a quien quieras asignar esa etiqueta, haz clic en el botón con el [nombre de tu etiqueta], situado a su derecha:

Desde la ficha de una persona, también podemos asignarle etiquetas ya creadas.

Para ello, sigue estos pasos:

1. Localiza el miembro deseado en tu base de datos de personas, y haz clic en su nombre.

2. Entra en su ficha haciendo clic en el botón rojo [Ficha], abajo a la derecha:

3. Baja hasta que veas el campo [Etiquetas] y elimina o añade a este miembro la etiqueta deseada:

¡Importante! Las etiquetas no tienen porqué ser permanentes. ¡Podemos asignarlas y desasignarlas a nuestros miembros tantas veces como nos haga falta, y cada miembro puede tener una o más etiquetas asignadas a la vez, según nos convenga!

EL SISTEMA DE ETIQUETAS:

Hay otras funcionalidades que podemos usar para una asignación automatizada de las etiquetas de personas:

Por ejemplo, podemos hacer que las etiquetas se asignen automáticamente a los miembros que cumplan unos requisitos determinados con el uso de las etiquetas dinámicas:

Etiquetas dinámicas

O, también, aprovechar la herramienta del volcado de etiquetas para asignarlas de un solo golpe a miembros que ya tengan una o varias etiquetas determinadas.

Volcar personas a una etiqueta

Crea diferentes tipos de abonado

Crear diferentes tipos de abonado te será útil en eventos en los que quieras vender entradas numeradas pero cuidando de que los miembros que tengan su abono de temporada mantengan su asiento asignado.

Además, podrás así diferenciarlos, por ejemplo, por su cuota: Abonado infantil, abonado adulto…

¡Detalle! Cuando estés creando entradas para un evento en el que hayas usado una configuración de abono, podrás decidir si esas entradas deben tener en cuenta o no a los abonados: Si es que sí, sus asientos se marcarán como ocupados automáticamente para que no se puedan vender a otras personas por error.

CÓMO CREAR DIFERENTES TIPOS DE ABONADO:

1. Inicia sesión en tu cuenta Berrly desde aquí.

2. En el menú lateral izquierdo, haz clic en [Eventos] y luego en [Abonos]:

3. Haz clic en el botón [Ver tipos de abonado], arriba a la derecha:

4. Esto te llevará a la nueva y definitiva interfaz de Berrly. Allí, haz clic en el botón [Añadir]:

5. Escribe el nombre que le quieras dar al tipo de abonado nuevo y vuelve a hacer clic en el botón [Añadir]:

¡Ahora ya podrás usar este tipo de abonado a la hora de crear entradas para un evento con entradas numeradas!

Haz clic aquí si necesitas ayuda para crear entradas: Crea y vende entradas para tus eventos

Personaliza las fichas de persona

Por defecto, Berrly ofrece una serie de campos básicos para la incorporación de todos los datos de los que se dispongan de los miembros de una organización: los campos básicos (nombre y apellidos, dirección, correo, observaciones, método de pago, etc.)

Puedes invisibilizar/hacer visibles cualquiera de estos campos para una mejor organización de tus fichas de persona siguiendo estas instrucciones:

1. Inicia sesión en tu cuenta Berrly desde aquí.

2. En el menú lateral izquierdo, haz clic en [Personas] y luego en [Configuraciones].

3. Allí, haz clic en [Fichas]:

[Visible]: activa/desactiva (azul/rojo) todos aquellos campos que quieras hacer visibles/invisibles en tus fichas de persona.
[Obligatorio]: activa/desactiva (azul/rojo) todos aquellos campos que deban tener información obligatoriamente.

¿TE FALTAN CAMPOS DONDE AÑADIR TUS DATOS?

Cada organización puede requerir de cierta información específica, propia de sus actividades únicas, además de la básica como el nombre, la dirección, etc.

¡Por eso, Berrly también ofrece la posibilidad de crear nuevos campos totalmente personalizables para la incorporación de estos datos!

Para ello, haz clic aquí: Cómo crear campos configurables

¡Extra! Podemos permitir a nuestros miembros que ellos mismos actualicen sus propios datos desde su Zona privada gracias a nuestros Formularios de actualización:

Haz clic aquí para configurar tus Formularios de actualización.

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Campos configurables

Los campos configurables son campos que podemos crear y personalizar en la base de datos y que quedarán disponibles en todos los formularios de Berrly. Estos campos nos permitiran añadir información específica de la que dispongamos, según las necesidades de nuestra organización y nuestros miembros.

Son totalmente personalizables, sin límite de cantidad y, para una mejor clasificación, los podremos agrupar en categorías.

CÓMO CREAR CAMPOS CONFIGURABLES:

1. Inicia sesión en tu cuenta Berrly desde aquí.

2. En el menú lateral izquierdo, haz clic en [Personas] y luego en [Configuraciones]:

3. Esto nos llevará a la página [Campos configurables], donde podremos añadir nuevos campos según la información específica que necesitemos de cada persona:

- En Tipo de campo elegiremos cómo se incorporará esa información: escribiendo una fecha, un texto corto, seleccionando y/o añadiendo respuestas en una lista desplegable…
- Y más adelante, puedes clasificar campos que tengan relación entre sí en categorías.

¡Extra! Puedes hacer visibles o invisibles en la ficha de persona todos aquellos campos que hayas creado sin tener que eliminarlos, solo debes hacer clic en el botón [ON/OFF] situado a su derecha.

CAMPOS DEL TIPO ‘LISTA’:

Según qué nos interese, podemos permitir a nuestros miembros seleccionar una o más de las opciones de respuesta de esa lista, o incluso que ellos mismos añadan sus propias opciones.

Lista desplegable: Solo permite seleccionar 1 opción, pero los miembros pueden añadir la suya propia.
Lista desplegable múltipe: Permite seleccionar más de una opción a la vez y, además, que los miembros añadan las suyas propias.
Lista desplegable fija: Solo permite seleccionar 1 opción de las que haya (ningún miembro podrá añadir una opción extra propia).
Lista desplegable múltiple fija: Permite seleccionar más de una opción a la vez de entre las que haya (ningún miembro podrá añadir opciones extra propias).

CÓMO AÑADIR OPCIONES EN LOS CAMPOS DEL TIPO ‘LISTA’:

1. Haz clic en el botón azul indicado en la siguiente imagen, a la derecha del campo deseado:

2. Escribe las nuevas opciones que quieras y pulsa la tecla ENTER (o haz clic en Add…) para incorporarlas.

3. Para finalizar, haz clic en el botón [Añadir]:

4. Si quieres eliminar opciones, tan solo debes hacer clic en el botón rojo de [Eliminar], a su derecha:

¡Detalle! Cuando un campo del tipo lista ya ha sido usado, es decir, algún miembro ya ha indicado en su ficha alguna de sus opciones, este no podrá ser modificado.

Si necesitas modificar alguno de tus campos tipo lista y no puedes, abre un ticket de soporte o escribe support@berrly.cloud detallando los motivos. ¡Estaremos encantados de ayudarte!

Formularios de actualización

Con los Formularios de actualización, dotaremos a nuestros miembros de la posibilidad de editar y actualizar sus propios datos, desde su Zona privada:

1. Para ello, primero debemos tenerlos activados desde nuestra página de [Personas > Configuraciones > Formularios de actualización]:

2. Allí, no solo podremos activar o desactivar el acceso al formulario, sino que también podremos configurar qué campos serán los que se puedan modificar, los que deban ser rellenados obligatoriamente, etc:

Botón [Visible] activado (en azul): El campo aparece en el formulario y puede ser modificado o incluso dejarse en blanco.
Botón [Obligatorio] activado (en azul): El campo aparece en el formulario y no puede dejarse en blanco.
Botón [Solo lectura] activado (en azul): El campo aparece en el formulario pero no puede ser modificado.

3. En nuestro formulario de actualización también podemos añadir diferentes Textos legales que el miembro debe aceptar para poder efectuar los cambios en sus datos:

4. Con el Formulario de actualización configurado y activado, nuestros miembros podrán mantener al día sus datos desde la pestaña [Editar datos], en su Zona privada.

5. Una vez hayan realizado los cambios, estos aparecerán pendientes de revisión en la página [Personas], y deben ser aprovados por los administradores de la cuenta en Berrly:

Organiza deudas con el sistema de etiquetas

Parecido a la segmentación de personas por etiquetas, también podemos etiquetar deudas para encontrarlas con más rapidez.

¡Detalle! Las etiquetas de deudas se asignan durante la creación o edición de partidas de deudas o deudas individuales.

Haz clic aquí si necesitas ayuda para crear o editar deudas: Lleva el control de tus cobros y deudas

Es muy sencillo crear etiquetas de deudas, solo hay que seguir los siguientes pasos:

CÓMO CREAR ETIQUETAS DE DEUDAS:

1. Inicia sesión en tu cuenta Berrly desde aquí.

2. En el menú lateral izquierdo, haz clic en [Cobros > Partidas de deudas] o en [Cobros > Deudas].

3. Desde cualquiera de estas dos páginas, haz clic en el botón [Etiquetas de deudas], situado arriba a la derecha:

4. Verás una lista de las etiquetas de deudas ya creadas.

En el campo en blanco señalado en la imagen, escribe el nombre de la etiqueta de deuda que quieras crear y haz clic en el botón [Añadir]: